Nytt styremedlem i sameiet: dette må du sette deg inn i først
Som nytt styremedlem i sameiet bør du først lese vedtektene, husordensreglene, siste regnskap og årsberetning og protokollene fra årsmøter og styremøter. Eierseksjonsloven § 57 sier at styret skal sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og forvaltningen av sameiets anliggender. Du handler gjennom styret og kan ikke binde sameiet alene i større saker. Er du selv part i en sak, er du inhabil.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Det første du bør lese som nytt styremedlem i sameiet
Å bli valgt til styret i et sameie betyr at du får ansvar for felles eiendom og felles penger. Du trenger ikke kunne all jussen, men du bør vite hvor du finner grunnlaget for det du skal gjøre. Disse dokumentene bør du lese i løpet av de første ukene:
- vedtektene og husordensreglene
- siste årsregnskap og årsberetning, og gjerne regnskapet for året før
- protokoller fra de siste årsmøtene og styremøtene
- forsikringsavtalen for bygningen
- avtaler med forretningsfører, regnskapsfører og faste leverandører
- eventuell vedlikeholdsplan og tilstandsrapport for bygget
Spør den som var styreleder før deg om de sakene som ennå ikke er avsluttet, for eksempel en pågående tvist eller et vedlikeholdsprosjekt som er i gang.
Hva loven sier at styret skal gjøre
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneEierseksjonsloven § 57 er kjernen: styret skal sørge for vedlikehold og drift av eiendommen og ellers sørge for forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet. Du handler dermed for fellesskapet, ikke for deg selv.
Etter § 58 skal styret ta alle beslutninger som ikke er lagt til andre organer. Beslutninger som kan tas med vanlig flertall på årsmøtet, kan også tas av styret hvis ikke annet følger av lov, vedtekter eller årsmøtet. Styret kan heller ikke ta beslutninger eller handle slik at noen får en urimelig fordel på andres bekostning.
Sameiet skal føre regnskap (§ 64). Bor du i et sameie, bør du finne ut hvem som fører det, og om sameiet har forretningsfører.
Hvordan styret er satt sammen
Styret skal ha en leder, og tre medlemmer med mindre vedtektene bestemmer noe annet (§ 54). Årsmøtet velger styret. Bare myndige personer kan være styremedlemmer, og tjenestetiden er to år hvis ikke årsmøtet har bestemt noe annet (§ 55). Årsmøtet fastsetter eventuelt vederlag.
Styrelederen skal sørge for at styret møtes så ofte som det trengs, og et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret sammenkalles. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av alle medlemmene er til stede, og det skal føres protokoll som alle deltakende medlemmer signerer (§ 56).
Hva du ikke bør gjøre alene
Som nytt styremedlem kan du fort komme til å handle på egen hånd i en sak som egentlig hører til styret eller årsmøtet. Styret som organ har rett til å forplikte sameiet med sin underskrift (§ 60), men det er styrets avgjørelse og ikke din som teller. Større tiltak med høyere flertallskrav må opp på årsmøtet.
Du kan heller ikke delta i behandlingen av saker der du selv eller en nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse (§ 59). Det gjelder for eksempel hvis sameiet skal velge mellom flere firmaer og ett av dem er ditt eget.
Årshjulet du må forholde deg til
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni, og styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato og om siste frist for å levere inn saker (§ 41). Innkallingen skal sendes med et varsel på minst åtte og høyst tjue dager. Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før årsmøtet sendes til alle seksjonseiere med kjent adresse (§ 44). Legg disse fristene inn i kalenderen med en gang du er valgt.
Hvor lenge og hvor mye?
Du kan ikke vite på forhånd hvor mye tid vervet tar, men en klar fordeling av oppgavene gjør jobben mindre. Styret kan fordele ansvar, for eksempel økonomi, vedlikehold og kontakt med forretningsfører, og la en hovedansvarlig følge opp hver del.
Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre av før tjenestetiden er ute. Styret skal ha et rimelig forhåndsvarsel (§ 55). Årsmøtet kan dessuten med vanlig flertall bestemme at et styremedlem skal fratre.
Rezas første måned
Reza blir valgt til styret i et sameie med 18 seksjoner i mai. Han får tilgang til sameiets dokumentmappe og leser vedtektene, regnskapet for fjoråret og protokollene fra de to siste årsmøtene. Han ser at årsregnskapet viser et overskudd på 82 000 kroner, men at en omfattende fasaderehabilitering er skissert for året etter.
På første styremøte får han ansvaret for kontakten med forretningsfører. En seksjonseier ber ham raskt godkjenne en ombygging av balkongen. Reza sier at saken må behandles av hele styret, og at han ikke kan love noe alene. På neste møte vedtar styret å be seksjonseieren sende inn tegninger.
Reza oppdager også at han selv eier en andel av et firma som har gitt tilbud på maling av trappeoppgangen. Han melder fra til resten av styret og går ut av møtet under behandlingen av den saken.
Personlig ansvar
Mange nye styremedlemmer lurer på om de kan bli personlig ansvarlige. Les mer om det i kan jeg bli personlig ansvarlig som styremedlem. Et godt råd er å følge vedtektene og protokollføre vedtakene, slik at det går fram hva styret faktisk har bestemt.
Kort oppsummert
- Som nytt styremedlem i sameiet bør du lese vedtekter, husordensregler, regnskap, protokoller og sentrale avtaler.
- Styret skal sørge for vedlikehold, drift og forvaltning i samsvar med lov, vedtekter og årsmøtets beslutninger (eierseksjonsloven § 57).
- Du handler gjennom styret og kan ikke binde sameiet alene i større saker.
- Er du inhabil, må du holde deg utenfor behandlingen.
- Tjenestetiden er to år hvis ikke noe annet er bestemt, og du kan tre av når det foreligger særlige forhold.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.