Eierseksjonsloven

§ 41 — Slik arrangerer du et lovlig ordinært årsmøte

Årsmøtet er årets viktigste hendelse i sameiet. Her er reglene for når det skal holdes, og hvordan du krever at møtet blir fysisk i stedet for digitalt.

Kort svar

Det ordinære årsmøtet skal alltid holdes innen utgangen av juni hvert år. Styret kan velge om de vil holde det som et fysisk møte (i et lokale) eller digitalt (for eksempel på Teams eller Vibbo). Vil du heller møtes ansikt til ansikt? Går nok beboere sammen, kan dere tvinge styret til å leie et lokale.

Paragraftekst

Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet. Styret beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Årsmøtet skal gjennomføres som fysisk møte dersom minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra seksjonseierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte. Dersom årsmøtet ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakernes identitet.— Kilde: Lovdata

Hva betyr dette på vanlig norsk?

Paragraf 41 setter kjøreplanen for den formelle driften av boligen din.

Vårens vakreste eventyr: Hvert eneste år, innen 30. juni, skal det holdes et ordinært årsmøte. Lenge før møtet (ofte i februar/mars), skal styret sende ut en lapp i postkassen eller en e-post der det står: "Årsmøtet blir den 15. mai. Har du en sak du vil vi skal stemme over, må du sende den inn innen 1. april". Får du ikke sagt ifra innen denne fristen, kan du ikke forvente at saken din blir behandlet.

Digitalt eller fysisk? Etter koronapandemien endret staten loven slik at "digitale årsmøter" nå er hovedregelen hvis styret vil det. Styret kan si "Vi kjører alt via en portal der man stemmer med BankID i en hel uke", og droppe utgifter til leie av gymsal og wienerbrød. Men de må bruke et system som beviser at det bare er ekte eiere som får stemme, og ingen kan jukse med stemmetellingen.

Liker dere ikke at alt blir ansiktsløst? Loven sikrer demokratiet: Hvis dere er minst to leilighetseiere, og dere eier til sammen 10 % av bygget, kan dere kreve at styret holder et fysisk møte i stedet. Da må styret avlyse det digitale systemet, bestille en sal, og la naboene møtes ansikt til ansikt for debatt. Men dere må si ifra innen en rimelig frist styret har satt (ofte noen dager etter at de har annonsert hvilke krevende saker møtet skal handle om).

Eksempel

Eksempel · Tor krever fysisk møte

Styret i Granfjellet sameie (20 leiligheter) kaller inn til digitalt årsmøte. Et par dager senere offentliggjør de sakslisten: Styret foreslår at det skal tas opp lån for å etterisolere fasaden til ti millioner kroner. Tor mener at et så gigantisk og dyrt vedtak krever opphetet debatt i en sal, der folk kan stille spørsmål fra et podium, og ikke bare trykke "Ja" eller "Nei" på en PC. Tor allierer seg med naboen Anne. Til sammen eier de to leilighetene deres to av tyve stemmer (10 % av stemmene). De sender krav til styret før fristen går ut. Styret må slette det digitale årsmøtet, og booke forsamlingslokalet på hjørnet.

Vanlige feil

Styret holder møtet i september fordi "vi rakk ikke å skaffe en god revisor til regnskapet" (Fristen utgangen av juni er absolutt)
Styret ignorerer naboens forslag fordi det "ikke er skrevet pent nok", selv om det kom inn lenge før styrets melde-frist.
Beboere roper "ulovlig møte" fordi de ikke er komfortable med det digitale valgsystemet Bate/OBOS/USBL tilbyr, uten å faktisk samle 10 % av stemmene for å stanse det i tide.

Hva bør du gjøre?

Har du et problem med at søppelet alltid flyter utenfor, eller vil du ha nye malingsfarger i gangen? Skriv det ned nå, i stikkordsform. Med en gang varselet fra styret dumper inn på vårparten med frist for å "melde inn saker", sender du inn forslaget ditt skriftlig. Vær gjerne tydelig og foreslå akkurat hva folk skal stemme over (for eksempel: "Jeg foreslår at vi stemmer for å ansette en vaktmester").

Er dere et styre? Mange små sameier velger helt enkle digitale møter på Teams eller Facetime, men husk: Dere må ha en metode for at "deltakerne bekrefter sin identitet". Slår dere på et ustrukturert videokamera der ukjente roper inn fra siden, har dere kanskje brutt lovens krav til et betryggende digitalt møte. Bruk portalene profesjonelle forvaltere tilbyr, da slipper dere feil.

Dumme spørsmål

Hva skjer hvis styret glemmer å holde årsmøtet innen utgangen av juni?

Hvis juni har passert uten et årsmøte, risikerer styret sanksjoner (som f.eks at Brønnøysundregistrene sender varsel og dagbøter, spesielt hvis dere har revisjonsplikt for årsregnskapet). Glemmer styret plikten sin, har enhver beboer (eller forretningsføreren) rett til å gå til domstolen og kreve at Tingretten oppnevner noen til å tvinge gjennom og kalle inn til et lovlig møte for sameiets regning (jf. § 43).