Hvordan får jeg refusjon fra NAV når en ansatt er syk?

Hvem betaler når en ansatt er syk

De første 16 kalenderdagene av sykefraværet betaler du som arbeidsgiver. Dette er arbeidsgiverperioden (folketrygdloven § 8-19). Den regnes fra første hele fraværsdag. Blir den ansatte syk igjen før det har gått 16 dager siden forrige fravær, regnes det nye fraværet med i samme arbeidsgiverperiode.

Plikten gjelder bare når den ansatte har vært ansatt hos deg i minst fire uker (folketrygdloven § 8-18). Har hun jobbet kortere hos deg, er det NAV som eventuelt betaler fra første dag.

Fra dag 17 er det NAV som skal betale sykepenger. Du kan velge mellom to ordninger:

• NAV betaler sykepengene direkte til den ansatte, og du betaler ikke lønn for perioden.
• Du betaler vanlig lønn videre og får pengene tilbake fra NAV (refusjon). Dette kalles å forskuttere sykepengene, og retten følger av folketrygdloven § 22-3.

Velger du forskuttering, får den ansatte lønn på vanlig dag og slipper å vente på NAV. Til gjengjeld legger du ut pengene og må passe fristene. Mer om lengden på arbeidsgiverperioden står i hvor lenge arbeidsgiver betaler sykepenger.

Slik krever du refusjon av sykepenger i inntektsmeldingen

Kravet setter du fram i inntektsmeldingen (meldingen der arbeidsgiveren gir NAV opplysninger om lønn og fravær). Den sendes på nav.no eller fra lønnssystemet, og NAV ber om at den sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.

I inntektsmeldingen oppgir du:

• beregnet månedslønn
• første fraværsdag
• arbeidsgiverperioden
• om du betaler lønn under fraværet og krever refusjon, og hvor mye per måned

Den ansatte sender selv søknad om sykepenger. NAV behandler refusjonen når både søknaden og inntektsmeldingen er kommet inn. Varer fraværet sammenhengende, holder det med én inntektsmelding, selv om legen skriver nye sykmeldinger. Kommer den ansatte tilbake i jobb og blir syk igjen senere, sender du en ny.

Pengene betales til kontonummeret bedriften har registrert hos NAV. Det registrerer du selv på nav.no. I Altinn får du hver måned en refusjonsrapport som viser beløp, periode og hvem refusjonen gjelder.

Tre måneder bakover og et tak på 6G

NAV dekker refusjon for opptil tre måneder før den måneden kravet ble satt fram (folketrygdloven § 22-13). Sender du inntektsmeldingen i januar, får du refusjon tilbake til 1. oktober. Lønn du forskutterte for september, får du ikke igjen.

Refusjonen kan heller aldri bli høyere enn sykepengene den ansatte selv ville fått. Sykepengegrunnlaget kan ikke være høyere enn seks ganger grunnbeløpet (6G) i året (folketrygdloven § 8-10). Grunnbeløpet er 136 549 kroner fra 1. mai 2026, så taket er 819 294 kroner. Betaler du full lønn til en som tjener mer, er resten din kostnad.

Slutter den ansatte mens hun er sykmeldt, endrer du inntektsmeldingen med siste dato du krever refusjon for.

Arbeidsgiveravgift og feriepenger av refusjonen

Lønn og feriepenger som NAV refunderer, er fritatt for arbeidsgiveravgift. I a-meldingen rapporterer du lønnen som vanlig. Så fører du refusjonen du venter fra NAV, som et negativt grunnlag for arbeidsgiveravgift med samme sats som lønnen. Det trekker ned avgiften du skal betale.

Fritaket gjelder bare hvis du faktisk krever refusjon. Blir refusjonen et annet beløp enn du regnet med, retter du differansen i a-meldingen for måneden du forskutterte, eller tar den med i måneden pengene kommer.

Betaler du full lønn i perioden NAV skulle dekket, må du også betale feriepenger av den. Du kan kreve at NAV dekker feriepengene den ansatte ville fått fra trygden for samme tid (folketrygdloven § 22-3 andre ledd). Trygden betaler 10,2 prosent i feriepenger av sykepenger for de første 48 sykepengedagene i året (folketrygdloven § 8-33). NAV beregner disse feriepengene i mai året etter, og rapporten kommer i Altinn i juni.

Når NAV dekker arbeidsgiverperioden

To ordninger gir deg refusjon også for de første 16 dagene:

• Har den ansatte en langvarig eller kronisk sykdom som gir risiko for særlig stort fravær, kan du eller den ansatte søke om at NAV dekker arbeidsgiverperioden (folketrygdloven § 8-20). Det samme gjelder svangerskapsrelatert sykdom når tilrettelegging eller annet arbeid ikke er mulig. Vedtaket gjelder fra dagen NAV fikk søknaden.
• Har bedriften betalt ut lønn for høyst 40 ganger grunnbeløpet året før, kan den forsikre seg hos NAV mot utgiftene i arbeidsgiverperioden (folketrygdloven § 8-21). Forsikringen må gjelde alle ansatte. Den dekker fravær ut over tre kalenderdager når fraværet er dokumentert med legeerklæring.

Også her betaler du lønnen først og krever refusjon etterpå.

Kort oppsummert

• Du betaler de første 16 kalenderdagene. Refusjon av sykepenger fra NAV gjelder fra dag 17.
• Kravet settes fram i inntektsmeldingen, som sendes så snart arbeidsgiverperioden er over.
• NAV dekker bare tre måneder bakover fra måneden kravet kommer inn, og bare opp til 6G (819 294 kroner).
• Refusjonen er fritatt for arbeidsgiveravgift, og du kan få feriepengene dekket for de første 48 sykepengedagene.
• Ved kronisk sykdom, svangerskap eller forsikring for små bedrifter kan NAV også dekke arbeidsgiverperioden.