Ansatt sykmeldt i arbeidsgiverperioden – hva må småbedriften betale?

Arbeidsgiverperioden er tiden du betaler sykepenger selv, før NAV overtar

For Rosalie betydde det at den ansattes vanlige lønn skulle utbetales som normalt gjennom hele arbeidsgiverperioden, uten at hun kunne be den ansatte vente på NAV først. Etter at perioden er over, er det NAV som overtar utbetalingen direkte til den ansatte, eller som refusjon til bedriften dersom bedriften har valgt å forskuttere lønnen også i denne etterfølgende perioden. Hvilken løsning som er praktisk, avhenger av bedriftens likviditet og av hva som er avtalt med den ansatte. Dette kommer i tillegg til, ikke i stedet for, alt det andre som hører med når bedriften ansetter noen for aller første gang.

Rosalie budsjetterte fra starten med at minst én av de fem ansatte i løpet av et år ville ha et sykefravær som strakk seg gjennom hele arbeidsgiverperioden, og satte av en fast buffer til akkurat dette i driftsbudsjettet. Det gjorde at et enkeltstående, lengre sykefravær ikke veltet likviditeten i en travel måned, slik det lett kan gjøre i en bedrift som ikke har planlagt for at det før eller siden skjer.

Egenmelding og legeerklæring: hva som kreves av dokumentasjon

Kortere sykefravær kan som regel dokumenteres med egenmelding, der den ansatte selv melder fra uten å oppsøke lege. Varer fraværet lenger, eller gjentar det seg for ofte innenfor en kort periode, kreves legeerklæring for at fraværet skal regnes som gyldig sykefravær i lønnssammenheng. Rosalie merket seg tidlig at rutinen for når egenmelding går over til å kreve legeerklæring, bør stå skriftlig et sted alle i bedriften kjenner til, gjerne i arbeidsavtalen eller i personalhåndboken, ikke bare i hodet på henne selv.

Hun opplevde selv en episode der en ansatt var usikker på om en forkjølelse kvalifiserte til egenmelding eller om legeerklæring var påkrevd allerede fra dag én. Usikkerheten forsvant først da Rosalie skrev ned en enkel oversikt over grensene, delt med alle ansatte samtidig, slik at ingen lenger måtte gjette seg fram eller spørre Rosalie personlig hver gang spørsmålet dukket opp.

Gjentatt korttidsfravær: når Rosalie burde koble inn NAV eller bedriftshelsetjenesten

Én av de fem ansatte hadde gjentatte korte sykefravær over flere måneder, uten at noe enkeltfravær i seg selv var spesielt langt. Til sammen utgjorde det likevel en betydelig kostnad og en belastning på de andre i teamet. I slike tilfeller er det ofte riktig å ta en samtale med den ansatte om hva som ligger bak mønsteret, og eventuelt involvere NAV eller en bedriftshelsetjeneste tidligere enn du ellers ville gjort ved et enkeltstående, lengre fravær.

Rosalie tok samtalen tidlig og med et tydelig mål om å finne løsninger, ikke for å presse fram en forklaring. Det viste seg at fraværet hang sammen med en fysisk belastning i selve arbeidet som lot seg justere med enkle tilretteleggingstiltak, noe som både reduserte fraværet videre og styrket tilliten mellom Rosalie og den ansatte.

Forsikring som demper kostnaden for en liten bedrift

For en bedrift med få ansatte kan et enkelt langvarig sykefravær i arbeidsgiverperioden bety en reell likviditetsbelastning. Enkelte forsikringsordninger lar små arbeidsgivere forsikre seg mot nettopp denne kostnaden, slik at arbeidsgiverperioden dekkes av forsikringen i stedet for direkte av driftskapitalen. Denne forsikringen er noe helt annet enn yrkesskadeforsikringen, som dekker skader oppstått i arbeid, ikke ordinær sykdom. Det er verdt å undersøke prisen på en slik forsikring opp mot hva ett enkelt langtidsfravær faktisk ville kostet bedriften uforsikret.

Rosalie sammenlignet to tilbud før hun valgte, ett som bare dekket arbeidsgiverperioden og ett som også inkluderte enkelte tilleggsytelser hun i praksis aldri kom til å bruke i en bedrift med fem ansatte. Hun landet på det enkleste alternativet, fordi den ekstra kostnaden ved det bredere tilbudet ikke sto i forhold til den faktiske risikoen i en så liten bedrift.

Refusjonen fra NAV krever at meldingen er sendt riktig og i tide

Har bedriften valgt å forskuttere lønnen også etter arbeidsgiverperioden, må Rosalie selv søke NAV om refusjon, og søknaden må sendes innenfor en frist etter at fraværet er over. Venter hun for lenge med å sende inn, risikerer hun at kravet ikke lenger kan gjøres gjeldende, selv om den ansatte i utgangspunktet hadde full rett til sykepenger. Rosalie satte derfor opp en fast rutine der refusjonssøknaden sendes samme uke som den ansatte er tilbake i jobb, eller så snart et langvarig fravær går over i en ny fase, i stedet for å samle opp flere saker og ordne dem sjeldnere.

Kort oppsummert

• Arbeidsgiverperioden for sykepenger er en lovfestet periode der arbeidsgiver, ikke NAV, betaler den ansattes lønn.
• Kortere fravær dokumenteres normalt med egenmelding, mens lengre eller gjentatt fravær krever legeerklæring.
• Gjentatt korttidsfravær hos samme ansatt er ofte et tegn på at NAV eller bedriftshelsetjenesten bør kobles inn tidligere.
• Etter arbeidsgiverperioden overtar NAV utbetalingen, enten direkte til den ansatte eller som refusjon til bedriften.
• Forsikring mot kostnaden i arbeidsgiverperioden finnes, og kan være verdt det for en bedrift med få ansatte.