MVA i en liten bedrift: hva regnskapsføreren gjør, og hva du må gjøre selv

Grunnreglene for mva i en liten bedrift

En bedrift skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret når omsetning og uttak som er omfattet av loven, har passert 50 000 kroner i løpet av tolv måneder (merverdiavgiftsloven § 2-1). Fra da av gjelder tre regler:

• Du skal legge mva på salget ditt (utgående mva). Den alminnelige satsen er 25 prosent. Enkelte varer og tjenester har lavere sats, blant annet næringsmidler og persontransport, og noen er unntatt helt.
• Du får fradrag for mvaen på innkjøp til bruk i virksomheten (inngående mva, § 8-1). Brukes et innkjøp både i bedriften og privat, får du bare fradrag for bedriftens del (§ 8-2).
• Forskjellen mellom utgående og inngående mva rapporteres i mva-meldingen for hver termin. Er utgående størst, betaler du. Er inngående størst, får du penger tilbake.

Noen innkjøp gir aldri fradrag, selv om de er til bedriften. Det gjelder blant annet servering, representasjon, kost til ansatte og eier, og gaver som ikke har bagatellmessig verdi (§ 8-3).

Mva-meldingen skal leveres for hver termin, også når det ikke har vært noe salg i perioden. Glemmer du den, kan Skatteetaten ilegge daglig tvangsmulkt og fastsette mvaen ved skjønn.

Dette gjør regnskapsføreren

Regnskapsføreren tar over bokføringen og rapporteringen, men bare det som står i oppdragsavtalen. I et vanlig oppdrag gjør regnskapsføreren dette:

• Bokfører bilagene og gir hvert av dem riktig mva-kode, slik at salg med ulike satser og innkjøp med og uten fradrag havner riktig.
• Avstemmer bankkontoen og mva-kontoen, så tallene i meldingen stemmer med det som faktisk har skjedd.
• Kontrollerer fradragene og plukker ut kjøp som ikke gir fradrag, for eksempel en kundemiddag eller et privat kjøp på firmakortet.
• Plasserer beløpene i riktig termin. Etter merverdiavgiftsloven § 15-9 er det datoen dokumentasjonen er utstedt som avgjør terminen.
• Utarbeider og leverer mva-meldingen med fullmakt fra deg.
• Retter feil fra tidligere terminer med endringsmelding, innen tre år etter leveringsfristen (skatteforvaltningsloven § 9-4).
• Holder oversikt over større investeringer i maskiner og bygg som kan få betydning for fradraget i flere år.

Bare et godkjent regnskapsforetak kan føre regnskap for andre som næring (regnskapsførerloven § 2-1). Regnskapsføreren skal også vurdere de interne rutinene dine og ta opp brudd på reglene med deg; vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (§ 5-4).

Dette må du gjøre selv

Regnskapsføreren ser bare det du leverer. Feil som oppstår før bilagene kommer fram, er som regel dine. Dette ligger hos deg:

• Fakturer riktig. Fakturaen skal ha nummer og dato, navnet på deg og kunden, hva som er levert og når, pris, forfall og mva-beløpet i norske kroner (bokføringsforskriften § 5-1-1). Er du registrert, skal organisasjonsnummeret følges av bokstavene MVA. Er du et aksjeselskap, skal også ordet Foretaksregisteret stå på fakturaen. Mer om kravene står i artikkelen om fakturakrav og nummerering.
• Velg riktig sats for det du selger. Det er du som kjenner produktet. Fakturerer du med feil sats, blir det feil i meldingen uansett hvor nøye regnskapsføreren er.
• Som hovedregel kan du ikke utstede fakturaen før varen eller tjenesten er levert (§ 15-10 tredje ledd).
• Samle alle kvitteringer og inngående fakturaer, og sørg for at de er stilet til bedriften. Inngående mva må dokumenteres med bilag for å gi fradrag (§ 15-10 første ledd). Hva du gjør når en kvittering er borte, står i artikkelen om bilag som mangler.
• Hold private kjøp utenfor. Bruk firmakortet bare til bedriften, og si fra hvis noe privat har sneket seg inn.
• Lever bilagene innen fristen dere har avtalt, slik at regnskapsføreren rekker å kontrollere før meldingen skal sendes.
• Betal mvaen. Beløpet forfaller samme dag som fristen for meldingen (skattebetalingsloven § 10-30), og det er du som betaler, ikke regnskapsføreren.
• Si fra om endringer: nye produkter, salg til utlandet, utleie av lokaler eller store investeringer.

Mva du krever inn fra kundene, er penger du skylder staten. Sett dem til side på en egen konto når kunden betaler, så du har dem når fristen kommer.

Frister og betaling gjennom året

Den alminnelige ordningen er tomånedlige terminer. Fristene for 2026 er 10. april for januar og februar, 10. juni for mars og april, 31. august for mai og juni, 12. oktober for juli og august, og 10. desember for september og oktober. November og desember skal leveres og betales innen 10. februar 2027.

Har bedriften omsetning under 1 million kroner i året, kan den søke om årstermin. Da leveres én melding for hele året, med frist 10. mars året etter.

Bokføringen må være à jour innen fristene for rapporteringen, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (bokføringsloven § 7). I praksis betyr det at bilagene for en termin må være bokført før mva-meldingen sendes.

Oppdragsavtalen bestemmer grensen

Regnskapsførerloven § 5-2 krever en skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver regnskapsføreren skal utføre, og for hvor lang tid. Skal regnskapsføreren opptre overfor Skatteetaten på dine vegne, må det også foreligge en skriftlig fullmakt.

Det er i avtalen dere bør skrive ned:

• om regnskapsføreren både utarbeider og leverer mva-meldingen
• om du skal godkjenne meldingen før den sendes
• frist for når bilag skal være levert hver termin
• hvem som betaler mvaen, og fra hvilken konto
• hvordan dere varsler hverandre om spørsmål og endringer

Er noe ikke med i avtalen, er det ikke regnskapsførerens oppgave. Vurderer du å gjøre alt selv i stedet, står det mer om det i artikkelen om å føre regnskap selv i et lite AS.

Når noe går galt

Feil i mva-meldingen behandles som bedriftens feil, også når regnskapsføreren har levert den. Tilleggsskatt utgjør 20 prosent av fordelen som kunne vært oppnådd (skatteforvaltningsloven § 14-5). Den ilegges ikke når forholdet må anses unnskyldelig, når feilen er en åpenbar regne- eller skrivefeil, eller når du frivillig retter feilen før Skatteetaten har tatt den opp (§§ 14-3 og 14-4). I tillegg kommer renter når mvaen er betalt for sent.

I et aksjeselskap har styret et eget ansvar for at skatt og mva blir håndtert riktig, se styrets ansvar for skatt og merverdiavgift. Har regnskapsføreren gjort en feil som har kostet deg penger, kan du kreve erstatning etter de vanlige reglene, men overfor Skatteetaten er det bedriften som svarer.

Kort oppsummert

• Mva i en liten bedrift starter når omsetningen har passert 50 000 kroner på tolv måneder.
• Regnskapsføreren bokfører, kontrollerer, plasserer i riktig termin og leverer mva-meldingen med fullmakt.
• Du fakturerer med riktig sats, leverer alle bilag i tide, holder private kjøp utenfor og betaler mvaen.
• Mva-meldingen leveres for hver termin, også uten salg, og mvaen forfaller samme dag som fristen.
• Oppdragsavtalen bestemmer hva regnskapsføreren gjør; ansvaret overfor Skatteetaten ligger hos bedriften.