Fakturakravene i bokføringsforskriften – nummerering, dato og endring

Krav til faktura innhold: det som må stå på hvert eneste salg

En gyldig faktura skal ha fortløpende nummer, utstedelsesdato, selgers navn og organisasjonsnummer, en beskrivelse av varen eller tjenesten som er solgt, mengde og pris, samt merverdiavgift spesifisert dersom selskapet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Er kunden en bedrift, skal også kjøperens navn og adresse med. Mangler ett av disse elementene, er ikke fakturaen automatisk ugyldig som betalingskrav mellom partene, men den holder ikke som gyldig bilag i regnskapet, og det er nettopp bilaget kontrollen ser på. Har du selv mottatt en faktura fra en leverandør som aldri kom fram i innboksen, gjelder for øvrig andre regler for når du som kunde plikter å betale.

Marta sin butikk solgte både over disk og på bestilling, og hun oppdaget etter hvert at kravene var identiske uansett salgskanal. En håndskrevet kvittering til en kunde som bestilte et spesialsydd pledd, måtte inneholde nøyaktig de samme elementene som en faktura sendt på e-post til en bedriftskunde. Det eneste som skilte de to situasjonene, var at kontantsalget i tillegg skulle registreres i kassasystemet fortløpende, mens fakturasalget fikk sitt eget nummer i en egen serie. Blander man de to nummerseriene, er det fort gjort å skape akkurat den typen hull som utløste kontrollavviket hennes i utgangspunktet.

Fortløpende nummerering – hvorfor ett hull er nok til å vekke oppmerksomhet

Numrene skal følge hverandre uten hull og uten at samme nummer brukes to ganger, og systemet skal ikke tillate at et nummer hoppes over stille og rolig. Et hull i rekken er ikke i seg selv bevis på noe galt, men det er akkurat den typen avvik en kontrollør leter etter først, fordi det statistisk sett ofte skyldes en faktura som er slettet i stedet for kreditert. Marta sitt hull skyldtes at hun hadde forsøkt å angre en feilsendt faktura ved å slette den fra systemet, i stedet for å gjøre det riktige.

Kreditnota, ikke sletting, når fakturaen var feil

Er en faktura sendt med feil beløp, feil kunde eller feil vare, er løsningen en kreditnota som nuller ut den opprinnelige fakturaen, etterfulgt av en ny, korrekt faktura. Fakturaen som allerede er sendt, skal aldri slettes eller redigeres i ettertid, sporbarheten er selve poenget med nummerrekken. Kassasystemet fanger som regel opp dette automatisk for kontantsalg, men for fakturasalg er det fortsatt Marta selv som må huske rekkefølgen: kreditnota først, deretter ny faktura med nytt nummer.

Kreditnotaen skal selv ha sitt eget fortløpende nummer og vise tydelig til hvilken faktura den korrigerer, gjerne med fakturanummeret gjentatt i teksten. Det holder ikke å bare sende en e-post til kunden om at «forrige faktura kan ignoreres», selv om det i praksis løser forholdet mellom partene. Regnskapsmessig eksisterer den opprinnelige fakturaen fortsatt helt til en kreditnota formelt nuller den ut, og uten den formelle rettingen vil regnskapet vise et salg som aldri egentlig ble gjennomført på de vilkårene.

Slik retter Marta et helt regnskapsår med feil i etterkant

Oppdages feilen først etter at flere måneder eller et helt år har gått, er fremgangsmåten den samme, bare med flere kreditnotaer å holde styr på. Gå gjennom fakturajournalen måned for måned, identifiser hvert avvik fra en ren nummerrekke, og dokumenter årsaken til hvert enkelt hull skriftlig, slik at forklaringen ligger klar om noen spør. Er du usikker på om du klarer å rydde opp selv, er dette noe en gjennomgang av bokføringsplikten ofte avdekker raskere enn du tror, siden de fleste feilene følger de samme, kjente mønstrene.

Hva Marta gjorde med systemet for å slippe å tenke på det selv

Etter kontrollavviket byttet Marta til et faktureringssystem som rett og slett ikke tillater sletting av en sendt faktura, bare kreditering. Det høres som en liten endring, men den fjerner hele problemet ved roten: er det umulig å slette, er det umulig å skape et hull i nummerrekken ved et uhell. Hun satte i tillegg opp en fast rutine der hun gikk gjennom fakturalisten én gang i måneden, ikke for å lete etter feil, men for å bekrefte at rekken faktisk var sammenhengende før regnskapet ble avsluttet for perioden. To minutter i måneden viste seg å være billigere enn timene hun brukte på å forklare det ene hullet til regnskapsføreren i etterkant, og langt billigere enn risikoen for et nytt kontrollavvik neste år.

Kontrollavviket i seg selv medførte ikke noe gebyr for Marta, bare et brev med spørsmål og en frist for å svare. Hadde hun ikke klart å forklare hullet på en troverdig måte, kunne saken ha blitt henvist til en bredere gjennomgang av hele regnskapet, med den tidsbruken og usikkerheten det innebærer for en liten butikk med én ansatt. Den enkle forklaringen, sammen med dokumentasjon på at begge salgene faktisk var bokført riktig sted, var nok til å avslutte saken uten videre oppfølging.

Kort oppsummert

• Krav til faktura innhold omfatter fortløpende nummer, dato, organisasjonsnummer og en tydelig varebeskrivelse.
• En sendt faktura skal aldri slettes eller redigeres, feil rettes med kreditnota og ny faktura.
• Hull i nummerrekken er det første en kontrollør legger merke til, uansett årsak.
• Manglende MVA-spesifikasjon på en faktura fra et registrert selskap gjør bilaget ufullstendig.
• Dokumenter årsaken til ethvert avvik i nummerrekken skriftlig, samme uke som du oppdager det.