Kan jeg føre regnskapet selv i et lite AS?

Ingen plikt til regnskapsfører, uansett selskapsform

Verken enkeltpersonforetak eller aksjeselskap har noen lovpålagt plikt til å bruke en autorisert regnskapsfører. Det du derimot har plikt til, er å oppfylle den samme bokføringsplikten som gjelder uansett hvem som fører tallene inn i systemet. Setareh visste at hun kunne velge, men hadde aldri ført regnskap for et aksjeselskap før, bare for et tidligere enkeltpersonforetak med langt enklere forhold. Forskjellen mellom de to selskapsformene handler mindre om selve den løpende føringen og mer om at et aksjeselskap i tillegg har full regnskapsplikt, med et årsregnskap som skal settes opp etter reglene i regnskapsloven. Er du eneste eier og eneste styremedlem, som Setareh var det første året, er det uansett du alene som til slutt må stå inne for at både regnskapet og årsregnskapet er riktig satt opp.

Kravene du selv overtar ansvaret for

Fører du regnskapet selv, er det du, ikke en ekstern fagperson, som må sørge for at postene føres innen rimelig tid, at mva-meldinger sendes riktig og til rett frist, og at årsregnskapet til slutt stemmer med det som faktisk har skjedd i selskapet gjennom året. Setareh brukte de første månedene på å sette seg inn i et enkelt regnskapssystem beregnet på nettopp små aksjeselskap, med innebygde sjekker som varslet henne når noe så ut til å mangle eller ikke stemte. Uten en slik støtte i systemet er risikoen for å overse noe vesentlig større, særlig i overgangen mellom kvartaler når flere frister ofte faller sammen. Hun satte også av en fast halvtime hver fredag til å dobbeltsjekke at banksaldoen faktisk stemte med det systemet viste, i stedet for å stole blindt på at alt hadde blitt riktig registrert automatisk gjennom uken.

Når revisor eller regnskapsfører likevel blir nødvendig

Vokser selskapet forbi tersklene for revisjonsplikt, må du uansett ha revisor, selv om du fortsatt fører selve regnskapet på egen hånd. Blir transaksjonene mer sammensatte, som ved internasjonalt salg, ansatte med kompliserte lønnsforhold eller flere driftsgrener, øker også risikoen for at egeninnsatsen ikke lenger holder mål faglig sett. Setareh planla fra start å hente inn en regnskapsfører den dagen hun eventuelt ansatte noen, fordi lønnskjøring med skattetrekk og arbeidsgiveravgift er et av områdene der feil raskt blir kostbare og vanskelige å oppdage selv. En annen naturlig grense er tidsbruken: bruker du selv flere timer i uken på regnskap som en regnskapsfører ville løst på en brøkdel av tiden, er det ikke sikkert egeninnsatsen faktisk lønner seg, selv om den isolert sett sparer et honorar.

Ansvarsrisikoen: hva som skjer om noe går galt

Gjør du feil i regnskapet du fører selv, er det du og styret, ikke en ekstern part, som står ansvarlig overfor Skatteetaten og eventuelle kreditorer. Det finnes ingen regnskapsfører å skylde på, og en kontroll vil forholde seg til deg som ansvarlig for at tallene er riktige uansett hvor mye tid du faktisk har hatt til rådighet ved siden av resten av driften. Setareh satte derfor av en fast dag i måneden utelukkende til regnskap, i stedet for å presse det inn mellom andre oppgaver, nettopp fordi hun visste at det ikke fantes noen andre å lene seg på om noe skulle vise seg å være feil ført et halvt år senere. Hun skrev også ned en enkel sjekkliste for hver måned, med de samme punktene å gå gjennom hver gang, slik at rutinen ikke var avhengig av at hun husket alt fra minnet alene. En slik liste tar under en time å lage, men gjør det langt vanskeligere å glemme noe vesentlig midt i en travel periode.

Hva du sparer, og hva du faktisk bør vurdere å kjøpe hjelp til

Å føre regnskapet selv sparer deg for et løpende honorar som ellers ville gått til en ekstern regnskapsfører, ofte flere tusen kroner i måneden avhengig av transaksjonsvolum. Det du derimot ikke sparer, er tiden det tar, og den tiden bør veies mot hva den samme tiden er verdt om du heller brukte den på å skaffe nye kunder eller levere til de du allerede har. Setareh valgte en mellomting det andre driftsåret: hun fortsatte å føre det meste selv gjennom året, men kjøpte noen timer hos en regnskapsfører rundt årsskiftet for å få hjelp med selve årsregnskapet og en gjennomgang av at alt var ført riktig. Den kombinasjonen ga henne det meste av besparelsen uten å stå helt alene med ansvaret ved den mest kompliserte delen av året.

Kort oppsummert

• Å føre regnskap selv as er lovlig for både enkeltpersonforetak og aksjeselskap, det finnes ingen plikt til regnskapsfører.
• Du overtar da selv ansvaret for løpende føring, mva-frister og et korrekt årsregnskap.
• Revisor kreves likevel dersom selskapet passerer tersklene for revisjonsplikt.
• Kompliserte forhold som lønn til ansatte øker risikoen for kostbare feil ved egenføring.
• Ved kontroll er det du og styret, ikke en ekstern part, som står ansvarlig for feil i regnskapet.