Bilag som mangler – hva gjør jeg når kvitteringen er borte?

Egenerklæringen: hva den må inneholde for å holde

En egenerklæring er ikke bare et par setninger om at «kvitteringen er borte». Skal den ha reell verdi som dokumentasjon, må den beskrive hva som ble kjøpt, hvor, når, av hvem og til hvilket formål i virksomheten, og den bør signeres og dateres av den som gjorde innkjøpet. Biret skrev ned at verktøyet var et momentnøkkelsett kjøpt hos en navngitt forhandler på en bestemt dato, til bruk på et konkret prosjekt hun kunne identifisere i prosjektregnskapet. Jo mer presist du klarer å gjengi detaljene, desto mer troverdig framstår erklæringen om den noen gang skulle bli utfordret. Har du kollegaer som var med på kjøpet eller husker det, kan et par ekstra ord om at de kan bekrefte hendelsen styrke erklæringen ytterligere, selv om det sjelden er strengt nødvendig for et enkeltstående kjøp av vanlig størrelse.

Størrelsen på beløpet påvirker hvor strengt kravet blir håndhevet

Et bortkommet bilag på noen hundrelapper for kaffe til et møte behandles i praksis annerledes enn et bilag for et verktøykjøp på over ti tusen kroner, selv om regelverket formelt sett stiller de samme kravene til dokumentasjon uansett beløp. Jo høyere beløp, desto mer detaljert bør egenerklæringen være, og desto mer bør du anstrenge deg for å finne supplerende dokumentasjon i tillegg til den. Biret visste at et verktøykjøp av denne størrelsen sannsynligvis ville bli lagt merke til om regnskapet noen gang ble gjennomgått i detalj, og brukte derfor ekstra tid på å sikre flere kilder til at kjøpet faktisk hadde skjedd som beskrevet.

Kontoutskrift alene er sjelden nok i seg selv

En linje på kontoutskriften viser at et beløp gikk til en bestemt mottaker på en bestemt dato, men den forteller ikke hva pengene faktisk kjøpte. Uten den ekstra informasjonen kan et beløp bli stående som udokumentert, selv om det åpenbart er reelt fordi det faktisk har forlatt kontoen. Biret hadde kontoutskriften klar, men den viste bare butikkens navn og beløpet, ikke hvilke varer det gjaldt. Kombinerer du kontoutskriften med en egenerklæring, og gjerne en kopi av ordrebekreftelsen fra nettbutikken eller en e-post fra selgeren, står du langt sterkere enn med kontoutskriften alene. Bruker firmaet bedriftskort med automatisk kvitteringsskanning i banktjenesten, dukker mange av disse detaljene faktisk allerede opp automatisk uten at du trenger å lete etter dem i etterkant. Sjekk derfor om banken din tilbyr en slik løsning før du bygger opp egne, manuelle rutiner fra bunnen av.

Kan du få tak i en duplikat- eller kopikvittering?

Før du går videre med egenerklæring, sjekk om selgeren kan skrive ut en kopi av kvitteringen, noe mange butikker kan gjøre ut fra kortterminalens transaksjonshistorikk eller eget kassasystem. En slik kopi er langt sterkere dokumentasjon enn en egenerklæring, fordi den kommer direkte fra selgeren og ikke bare fra deg selv. Biret ringte forhandleren dagen etter at hun oppdaget tapet, og fikk tilsendt en kopi av kvitteringen på e-post samme dag, siden butikken kunne søke opp kjøpet på kortnummeret hennes. Har du handlet med bedriftskort eller Vipps, er sjansen større for at selgeren kan spore opp kjøpet enn om du betalte kontant, på samme måte som et kassasystem hos selgeren gjør det enklere å finne igjen et bestemt salg i etterkant.

Rutiner som gjør at du slipper å oppleve dette igjen

Den enkleste måten å unngå tapte kvitteringer på er å fotografere dem med en gang, før de havner i en lomme eller en bilkonsoll og forsvinner for godt. De fleste regnskapssystemer har en app der du kan ta bilde av kvitteringen direkte fra mobilen og få den koblet til riktig transaksjon automatisk. Biret innførte denne rutinen for hele firmaet etter episoden med momentnøkkelsettet, og satte det som fast punkt i oppstartsmøtet for nyansatte at kvitteringer skal fotograferes samme dag som kjøpet skjer. Gjentar udokumenterte kjøp seg over tid uten at noen retter opp rutinen, kan det i verste fall glide over i det som regnes som mangelfull bokføring, selv om hvert enkelt tapt bilag isolert sett virker som en bagatell. Se også hva som gjelder for oppbevaring av regnskap i årene etter at bilaget først er registrert, slik at du vet hvor lenge du faktisk må ta vare på det digitale bildet.

Kort oppsummert

• Manglende bilag kan erstattes midlertidig med en detaljert, signert egenerklæring, ikke en kort huskelapp.
• Kontoutskrift alene beviser at pengene gikk ut, men ikke hva de kjøpte.
• Be selgeren om en kopikvittering før du går videre med egenerklæring, den er sterkere dokumentasjon.
• Fotografer kvitteringer med en gang for å unngå å havne i samme situasjon igjen.
• Udokumenterte kjøp risikerer å bli underkjent som kostnad ved en senere kontroll.