Forretningsfører i borettslag og sameie: hva de gjør, og hvem de svarer til

Hva en forretningsfører gjør

Verken borettslagsloven eller eierseksjonsloven har en liste over oppgavene. Det er avtalen mellom laget eller sameiet og forretningsføreren som bestemmer innholdet. Vanlige oppgaver er å føre regnskapet, sende ut krav på felleskostnader og følge opp dem som ikke betaler, forberede møter og skrive innkallinger, og holde styret orientert om økonomien. Ved eierskifte kan forretningsføreren også stå for en del av papirarbeidet.

Forretningsføreren er noe annet enn vaktmesteren. Vaktmesteren tar seg av det praktiske i bygget, som snørydding, småreparasjoner og renhold, og kan være ansatt av laget eller leid inn fra et firma. Forretningsføreren tar seg av papirene og pengene. De to rollene er ulike.

Forretningsføreren kan være en person eller et selskap. I borettslagsloven § 8-10 står det uttrykkelig at forretningsføreren kan være en juridisk person, altså et selskap.

Må laget eller sameiet ha forretningsfører?

Reglene er forskjellige i de to lovene. Et borettslag skal ha forretningsfører med mindre vedtektene bestemmer noe annet, jf. borettslagsloven § 8-10 første ledd. Det finnes et unntak fra unntaket: så lenge en yrkesutøver (et boligbyggelag eller en annen som står for bygging eller kjøp av boligene) eier mer enn en tredjedel av andelene, kan ikke vedtektene si at laget slipper forretningsfører.

I et sameie er utgangspunktet motsatt. Etter eierseksjonsloven § 61 kan årsmøtet med vanlig flertall beslutte at sameiet skal ha forretningsfører. Det er altså et valg. Spørsmålet har vi behandlet i må sameiet ha forretningsfører.

Hvem velger og hvem svarer forretningsføreren til?

I et borettslag kan styret inngå avtalen om forretningsførsel. I et sameie er det styret som ansetter forretningsføreren, gir instruks, fastsetter godtgjørelsen, fører tilsyn og avslutter engasjementet, med mindre vedtektene sier noe annet (§ 61).

Dermed er rollene klare. Oppdragsgiveren er laget eller sameiet, og det er styret som representerer oppdragsgiveren overfor forretningsføreren. Den enkelte beboer har ikke en egen avtale med forretningsføreren og kan ikke gi ham eller henne instruks. Skal noe endres i hvordan forretningsføreren arbeider, må saken gå via styret og, om nødvendig, via generalforsamlingen eller årsmøtet.

Forretningsføreren har likevel en plass i møtene. Etter eierseksjonsloven § 46 har forretningsføreren rett til å være til stede på årsmøtet og uttale seg, og plikt til å møte med mindre det er åpenbart unødvendig eller det er gyldig forfall. Tilsvarende regel gjelder for generalforsamlingen i borettslag.

Hva forretningsføreren kan bestemme

Forretningsføreren har ikke egen makt, bare den styret gir. I sameie kan styret delegere (overlate) deler av beslutningsmyndigheten sin, og forretningsføreren kan bare avgjøre saker innenfor det som er delegert. I saker om vanlig vedlikehold og drift kan forretningsføreren binde seksjonseierne på samme måte som styret (§ 62).

I borettslag representerer forretningsføreren laget utad i saker som gjelder den daglige ledelsen (§ 8-16 annet ledd). Større avgjørelser, som ombygging eller store lån, hører til styret og generalforsamlingen.

Det er også grenser for hva forretningsføreren kan gjøre i egen sak. Forretningsføreren kan ikke delta i saker der han eller hun eller en nærstående har en klar personlig eller økonomisk særinteresse (borettslagsloven § 8-14, eierseksjonsloven § 63). Og forretningsføreren må ikke gjøre noe som kan gi enkelte eiere eller utenforstående en urimelig fordel på bekostning av andre eiere (borettslagsloven § 8-15, eierseksjonsloven § 62).

Avtalen: oppsigelse og binding

Avtalen kan sies opp, men fristene er regulert. I borettslag kan laget si opp med seks måneders varsel, med mindre det er avtalt kortere varsel. Med to tredjedels flertall kan generalforsamlingen gi samtykke til at avtalen blir uoppsigelig i inntil fem år. For sameier er det tilsvarende: oppsigelsesfristen kan ikke være lengre enn seks måneder, og med to tredjedels flertall kan årsmøtet gjøre avtalen uoppsigelig fra sameiets side i inntil fem år.

Borettslag som er knyttet til et boligbyggelag, har en særregel. Avtalen kan i inntil ti år etter at laget ble stiftet være uoppsigelig eller ha lengre oppsigelsestid enn seks måneder (§ 8-11).

Laget kan heve avtalen uten hensyn til disse fristene hvis forretningsføreren begår vesentlig avtalebrudd (§ 8-12 annet ledd). Er avtalen inngått mens utbyggeren eide alle andelene, kan laget også kreve at vederlaget settes ned dersom det er vesentlig høyere enn det som er vanlig for tilsvarende tjenester.

Ansvar, taushet og gebyr ved eierskifte

Forretningsføreren kan bli erstatningsansvarlig. Etter borettslagsloven § 12-1 må den som i egenskap av styremedlem, forretningsfører, gransker eller andelseier forsettlig eller uaktsomt forårsaker tap for laget, andelseiere eller andre, erstatte tapet. Eierseksjonsloven har ikke en tilsvarende paragraf for forretningsfører, så i sameie vurderes ansvaret etter vanlige erstatningsregler og avtalen.

Tillitsvalgte, forretningsfører og ansatte i et borettslag skal hindre at uvedkommende får tilgang til opplysninger om personlige forhold i laget (§ 13-1). Den som ber om opplysninger om en annen beboer, kan derfor få avslag.

Ved eierskifte i sameiet kan sameiet kreve et gebyr på opptil fire ganger rettsgebyret for arbeidet. Gebyret kan bare kreves av den som selger seksjonen, ikke av kjøperen (§ 63 a).

Regnskap og ansvar ligger fortsatt hos styret

Å leie inn en forretningsfører flytter arbeid, men ikke ansvar. Etter eierseksjonsloven § 64 er det styret som skal sørge for ordentlig regnskapsføring og legge frem regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet. At forretningsføreren fører bokføringen, endrer ikke det. I sameier med 21 eller flere seksjoner skal regnskapet føres etter regnskapsloven, og slike sameier skal ha revisor. Er sameiet mindre, kan årsmøtet med vanlig flertall vedta at det skal ha revisor.

Poenget i praksis er at styret må lese det forretningsføreren leverer. Styret signerer, styret legger frem, og styret svarer overfor eierne. En styreleder som aldri ser på rapportene, har ikke gjort jobben sin bare fordi et firma sender dem.

Når forretningsføreren ikke leverer

Er laget eller sameiet misfornøyd, er det styret som må ta det opp. Første steg er vanligvis en skriftlig henvendelse til forretningsføreren som viser til avtalen og hva som ikke er gjort. Svikter forretningsføreren på nytt, kan styret vurdere å si opp avtalen med fristene over, eller heve den hvis bruddet er vesentlig. Er det påført laget et tap, kan erstatning være aktuelt.

En enkeltbeboer som er misfornøyd, bør ta saken med styret. Styret kan på sin side legge saken frem for generalforsamlingen eller årsmøtet, som kan vedta at avtalen skal sies opp. Skal en beboer få en sak behandlet på det ordinære møtet, må kravet normalt komme inn til styret innen fristen som styret har varslet.

Kort oppsummert

• En forretningsfører er innleid av laget eller sameiet for å ta seg av administrasjonen, og oppgavene følger av avtalen.
• Borettslag skal som hovedregel ha forretningsfører, mens sameier selv velger om de vil.
• Forretningsføreren svarer til styret, ikke til den enkelte beboer, og kan bare avgjøre det styret har delegert.
• Avtalen kan normalt sies opp med inntil seks måneders varsel, men kan bindes i inntil fem år med to tredjedels flertall.
• Forretningsfører i borettslag og sameie har taushetsplikt, kan være erstatningsansvarlig og er underlagt reglene om inhabilitet.