Nei, loven pålegger ikke eierseksjonssameier å ha forretningsfører. Det er opp til sameiet selv: Årsmøtet kan beslutte å engasjere en forretningsfører, og vedtektene kan bestemme at sameiet skal ha det — men noe lovkrav finnes ikke, uansett hvor stort sameiet er. I praksis velger likevel de aller fleste sameier av noen størrelse å ha en, og det er sjelden bortkastede penger.

Hva gjør egentlig en forretningsfører?

Forretningsføreren er sameiets administrative motor. En vanlig forretningsføreravtale omfatter:

  • Innkreving av felleskostnader, med purring og inkassooppfølging når noen ikke betaler
  • Regnskapsførsel og utarbeidelse av årsregnskap og budsjettforslag
  • Betaling av sameiets regninger etter styrets rutiner
  • Restanseoppgaver ved eierskifter, kontakt med meglere og oppdatering av eierregisteret
  • Bistand til årsmøtet: innkalling, gjennomføring og protokoll
  • Rådgivning om alt fra vedtekter til vedlikeholdsfinansiering

Kort sagt: papirarbeidet som ellers ville landet på et frivillig styremedlems kjøkkenbord.

To sameier, to fornuftige valg

Sameiet Perleporten har seks seksjoner. Styreleder Håkon fakturerer felleskostnadene fra regnskapsprogrammet sitt, regnskapet tar noen kvelder i året, og årsmøtet holdes rundt kjøkkenbordet i andre etasje. Forretningsfører ville kostet mer enn det avlaster. Perleporten klarer seg utmerket selv — og det er helt lovlig.

Sameiet Storgata Terrasse har 40 seksjoner, garasjeanlegg med utleieplasser, næringsseksjon i første etasje og et par eierskifter i året. Her er økonomien på flere millioner, sameiet har regnskaps- og revisjonsplikt, og ingen i styret har lyst til å purre naboens felleskostnader ansikt til ansikt i heisen. Storgata Terrasse har selvsagt forretningsfører — å drive et slikt sameie på dugnad ville vært både risikabelt og upraktisk.

Et sted mellom disse to går den praktiske grensen. Tommelfingerregelen: Jo flere seksjoner, jo mer utleie og næring, og jo hyppigere eierskifter — desto mer taler for profesjonell forretningsførsel.

Hvem bestemmer, og hvordan?

Beslutningen om å engasjere forretningsfører treffes med alminnelig flertall på årsmøtet, og styret inngår deretter avtalen på sameiets vegne. Mange sameier har også vedtektsfestet at sameiet skal ha forretningsfører — da er ordningen bindende inntil vedtektene endres med to tredjedels flertall. Sjekk vedtektene før dere sier opp avtalen i sparemodus; står kravet der, må vedtektene endres først.

Verdt å merke seg: Ansvaret flytter seg ikke. Styret har fortsatt ansvaret for forvaltningen og økonomien, og forretningsføreren opptrer etter avtale og instruks. En dårlig forretningsfører unnskylder ikke et passivt styre — følg opp leveransene, les rapportene og evaluer avtalen jevnlig.

Hva koster det — og hva er det verdt?

Prisen avhenger av antall seksjoner og tjenesteomfang — flere seksjoner, næringslokaler, utleieenheter og tilleggstjenester som teknisk forvaltning trekker prisen opp, mens et rent «regnskap og innkreving»-oppdrag ligger i nedre sjikt. Som en illustrasjon: Et sameie på 18 seksjoner som betaler 50 000 kr i året for full forretningsførsel, bruker om lag 230 kr per seksjon per måned. For det beløpet får sameiet fakturering, regnskap, purringer, eierskiftehåndtering og en profesjonell part meglere og banker kan forholde seg til. Sammenlign det gjerne med verdien av et styremedlems fritid — og med kostnaden ved feil: en glemt purring her, en restanse som passerer legalpantets toårsfrist der. Innhent uansett tilbud fra flere forretningsførere; markedet har mange aktører, og både pris og kvalitet varierer.

Slik bytter dere forretningsfører

Er sameiet misfornøyd, er bytte kurant: Si opp avtalen innenfor dens oppsigelsesfrist — typisk tre til seks måneder — og sørg for ordnet overlevering av regnskapsdata, eierregister, restanselister og løpende avtaler til den nye. Legg gjerne byttet til et årsskifte, slik at én forretningsfører avlegger hele årsregnskapet. Og les den gamle avtalen før dere signerer ny; bindingstid og gebyrer ved avslutning varierer mer enn man skulle tro.

Forretningsfører er ikke det samme som styre eller revisor

En siste begrepsrydding: Forretningsføreren er en engasjert tjenesteleverandør — den utfører. Styret er sameiets valgte ledelse — det beslutter og har ansvaret. Revisoren, som er lovpålagt i sameier med 21 eller flere seksjoner, er den uavhengige kontrolløren. Tre roller, tre hatter. I små sameier kan styret fylle forretningsførerrollen selv; styrets og revisors roller kan derimot aldri outsources til samme aktør som fører regnskapet.

Kort oppsummert

Forretningsfører er frivillig — ingen paragraf tvinger sameiet, men vedtektene kan kreve det, og årsmøtet bestemmer med alminnelig flertall. Små sameier som Perleporten klarer seg ofte godt uten; større sameier som Storgata Terrasse bør nesten alltid ha en. Uansett valg: Styret sitter med ansvaret, og en forretningsfører er et verktøy for godt styrearbeid — aldri en erstatning for det.