Hvordan dokumenterer jeg fradraget for inngående MVA riktig?
Fradrag for inngående MVA krever et bilag, det vil si en faktura eller kvittering fra en MVA-registrert selger, utstedt til virksomheten og med de opplysningene bokføringsforskriften krever. Kjøpet må være til bruk i den registrerte virksomheten, og beløp på 10 000 kroner eller mer må være betalt via bank. Avgiften føres i terminen bilaget er datert. Mangler noe av dette, kan Skatteetaten nekte fradraget ved en kontroll.
Hva fakturaen må vise
Inngående MVA må dokumenteres med bilag for å gi fradrag (merverdiavgiftsloven § 15-10). Bilaget er salgsdokumentet selgeren har utstedt (bokføringsforskriften § 5-5-1). Det skal minst inneholde:
- nummer og dato
- selgerens navn og organisasjonsnummer, med bokstavene MVA etter nummeret
- kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer
- hva som er kjøpt, og hvor mye
- når og hvor varen eller tjenesten ble levert
- pris og forfall
- MVA-beløpet i norske kroner
Har fakturaen varer med ulike satser, skal de stå hver for seg og summeres hver for seg (bokføringsforskriften § 5-1-5).
Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret viser at selgeren er registrert. Bare registrerte selgere kan skrive MVA på fakturaen (§ 15-11). Er du i tvil, kan du søke opp selgeren i Enhetsregisteret. Står ikke selgeren i Merverdiavgiftsregisteret, bør du ikke føre fradrag for beløpet.
Kassalapper, kortkjøp og utlegg fra ansatte
En vanlig kassalapp kan være godt nok bilag, men det er tre regler å passe på (bokføringsforskriften § 5-5-1):
- Ved kontantkjøp (kjøp som betales med en gang, også med kort) i butikk over 1 000 kroner med MVA skal kvitteringen vise hvem kjøperen er. Det gjelder ikke når du betaler med firmaets betalingskort.
- Når kjøperen ikke står på kvitteringen og heller ikke kan finnes gjennom kortet, skal formålet med kjøpet komme fram. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.
- Betaler en ansatt eller eier med eget kort, skal vedkommende lage en datert og signert oversikt som viser hva som er kjøpt og hvorfor. Kassalappen legges ved.
Be om firmanavnet på kvitteringen ved større kjøp, eller bruk firmakortet. Det er enklere enn å dokumentere i ettertid.
Betaling via bank og riktig termin
Etter § 8-8 får du bare fradrag når betalingen skjer via bank eller et foretak som driver betalingsformidling, med mindre betalingen samlet er under 10 000 kroner. Flere delbetalinger for samme leveranse regnes som én. Har du ført fradrag før du betalte, og betaler senere kontant, skal fradraget tilbakeføres i terminen du betalte.
Inngående MVA føres i terminen fakturaen er datert, ikke når den betales (§ 15-9). En faktura datert 28. april hører til terminen mars–april, selv om den betales i mai.
Ved import er det ikke leverandørens faktura som dokumenterer MVA-en. Grunnlaget og avgiften ved innførsel dokumenteres med innførselsdeklarasjonen og dokumentene den bygger på (bokføringsforskriften § 5-5-2). Ta vare på deklarasjonen sammen med fakturaen fra leverandøren, så du kan vise sammenhengen ved en kontroll.
Kjøp som ikke gir fradrag for inngående MVA
Et riktig bilag er ikke nok hvis kjøpet ikke gir fradragsrett. Fradraget gjelder bare det som skal brukes i den registrerte virksomheten (§ 8-1). Brukes noe både privat og i firmaet, får du fradrag bare for firmaets del (§ 8-2).
Loven stenger for fradrag på servering, representasjon, gaver som ikke er bagatellmessige, kost til eier og ansatte og eiendom som skal dekke bolig- eller velferdsbehov (§ 8-3). Det er heller ikke fradrag for MVA på personbil, med noen unntak for drosjer, utleiebiler og biler for videresalg (§ 8-4). Restaurantregningen fra lunsj med en kunde gir altså ikke MVA-fradrag. Bilaget skal likevel vise formålet og hvem som var med (bokføringsforskriften § 5-10).
Camilla går gjennom bilagene for mars og april
Camilla Berg driver et lite designbyrå som AS og fører inngående MVA for terminen mars–april:
- Ny PC: 20 000 kroner pluss 5 000 kroner i MVA, faktura til AS-et, betalt fra firmakontoen. Fradrag 5 000 kroner.
- Skriver fra elektronikkbutikk: 1 875 kroner med 375 kroner i MVA, betalt med Camillas private kort, uten firmanavn på kvitteringen. Hun lager en datert og signert oversikt over kjøpet og formålet. Fradrag 375 kroner.
- Lunsj med kunde: 1 500 kroner med MVA. Ingen fradrag for MVA, men hun noterer formål og deltakere.
- Hyller fra en snekker: 12 500 kroner med MVA, betalt kontant. Ingen fradrag, fordi beløpet er over 10 000 kroner og ikke gikk via bank.
Camilla fører 5 375 kroner i inngående MVA. Hadde hun betalt snekkeren til konto, kunne hun trukket fra 2 500 kroner til.
Oppbevaring, feil og kontroll
Bilagene skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt etter reglene som gjelder i 2026, se hvor lenge regnskapet skal oppbevares. Har du mistet en kvittering, les om bilag som mangler.
Er en faktura feil eller mangelfull, skal du be selgeren om en ny (bokføringsforskriften § 5-5-1). Ved kontroll kan Skatteetaten be om fakturaer, kontrakter og betalingsbevis for postene i MVA-meldingen. Med ryddige bilag er det raskt gjort.
Kort oppsummert
- Fradrag for inngående MVA krever en faktura eller kvittering fra en registrert selger, med kjøper, innhold, dato og MVA-beløp.
- Kontantkjøp i butikk over 1 000 kroner må vise kjøperen, med mindre du bruker firmakort.
- Beløp på 10 000 kroner eller mer må betales via bank for å gi fradrag.
- Avgiften føres i terminen bilaget er datert.
- Servering, representasjon, gaver og personbil gir som hovedregel ikke fradrag, uansett bilag.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.