Hva skjer hvis jeg ikke har tatt vare på kvitteringene?
Manglende kvitteringer i regnskapet betyr at kostnadene ikke er dokumentert, og da risikerer du å miste fradraget for dem. Uten bilag får du heller ikke trekke fra inngående merverdiavgift. Start med å be selgerne om kopi av fakturaen eller kvitteringen, for de fleste kan finne kjøpet igjen. Det du ikke får dokumentert, må du kunne sannsynliggjøre som en reell utgift for virksomheten, ellers bør du ikke trekke det fra.
Hvorfor kvitteringen betyr så mye
Alt som er bokført, skal være dokumentert, og dokumentasjonen skal vise at posten hører hjemme i regnskapet (bokføringsloven § 10). For et kjøp er hoveddokumentasjonen fakturaen eller kvitteringen fra selgeren. Den viser hvem som solgte, hva som ble kjøpt, når det skjedde, og hvor mye merverdiavgift som er med.
En kontoutskrift viser bare at penger har gått ut av kontoen. Den sier ikke hva du kjøpte eller om det var til bedriften. Den er nyttig som støtte, men erstatter ikke kvitteringen.
Bokføringsforskriften stiller også krav til innholdet. Ved kontantkjøp i butikk over 1 000 kroner inkludert merverdiavgift skal kjøperen i utgangspunktet stå på kvitteringen. Det gjelder ikke når du har betalt med bedriftens betalingskort, fordi kortet viser hvem som kjøpte.
Etter reglene som gjelder i 2026, skal kvitteringer og annen dokumentasjon av bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter at regnskapsåret er slutt. Det gjelder også for år som er ferdig levert.
Hva manglende kvitteringer i regnskapet koster i skatt og merverdiavgift
I skatten får du fradrag for kostnader som er pådratt for å tjene inntekt i virksomheten, men ikke for private kostnader. Det er du som må kunne vise at en kostnad hører til virksomheten. Klarer du ikke det ved en kontroll, kan Skatteetaten nekte fradraget. Er dokumentasjonen så mangelfull at regnskapet ikke gir et forsvarlig grunnlag, kan Skatteetaten fastsette inntekten ved skjønn.
For merverdiavgiften er regelen strengere. Inngående merverdiavgift må dokumenteres med bilag for å gi fradrag (merverdiavgiftsloven § 15-10). Uten bilag mister du fradraget for avgiften, selv om kjøpet åpenbart var til bedriften.
Slik skaffer du kopier
Det meste kan finnes igjen:
- Be butikken eller leverandøren om en kopi. Mange kan søke opp kjøpet ut fra dato, beløp og kort.
- Logg inn hos nettbutikker du har handlet hos. Ordrehistorikken har som regel fakturaen.
- Søk i e-posten etter ordrebekreftelser og fakturaer, og sjekk om fakturaen kom som e-faktura eller rett inn i regnskapsprogrammet.
- Be leverandører du handler fast hos, om en oversikt over alle fakturaene for året.
Bokføringsforskriften sier at en kjøper som har fått et salgsdokument som ikke holder mål, skal kreve et nytt. Går ikke det, må kjøperen kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for virksomheten. Regelen gjelder et feil dokument, men den viser hva som står igjen når kvitteringen ikke kan skaffes. Skriv da et notat med dato, selger, hva du kjøpte og hva det ble brukt til, signer det og legg det ved kontoutskriften (når bilag mangler). Et slikt notat gir ikke fradrag for merverdiavgift.
Hva som kan skje ved en kontroll
Ved et bokettersyn (kontroll av regnskapet hos deg eller digitalt) ser Skatteetaten etter om bokførte kostnader er dokumentert. Mangler mange bilag, kan fradrag bli nektet og skatten endret for de årene det gjelder. Kan Skatteetaten vise at fradragene var uriktige, kan det også komme tilleggsskatt. Kontrollen kan gå flere år tilbake, for skattefastsettingen kan som hovedregel endres i fem år etter utgangen av inntektsåret.
Skatteetaten kan dessuten pålegge deg å rette opp bokføringen innen en frist (skatteforvaltningsloven § 11-1). Følger du ikke pålegget, kan det bli tvangsmulkt. Brudd på bokføringsreglene kan også straffes, særlig når de er grove (straff for mangelfull bokføring).
Aisha og de bortkomne kvitteringene
Aisha driver et enkeltpersonforetak som lager og selger smykker, og hun er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Da hun skulle sende materialet til årsoppgjøret, manglet hun kvitteringer for 14 kjøp på firmakortet, til sammen 46 000 kroner med merverdiavgift.
Elleve av kjøpene var gjort i nettbutikker. Der fant hun fakturaene i ordrehistorikken og i e-posten, til sammen 38 000 kroner. Av det er 7 600 kroner merverdiavgift, som hun trekker fra som vanlig.
De tre siste kjøpene, til sammen 8 000 kroner, var perler og låser fra en messe. Selgerne svarte ikke. Hun skrev et notat for hvert kjøp, med dato, selger, hva hun kjøpte og hvilke smykker det gikk til, og la det ved kontoutskriften. Hun trekker ikke fra merverdiavgiften på 1 600 kroner, siden hun ikke har bilag for den. Hele beløpet på 8 000 kroner fører hun som kostnad, og hun vet at Skatteetaten kan be om mer dokumentasjon ved en kontroll.
Slik slipper du problemet neste år
- Ta bilde av kvitteringen med appen til regnskapsprogrammet med en gang du har betalt.
- Be leverandører sende fakturaer rett til regnskapsprogrammet eller til en egen e-postadresse.
- Bruk firmakortet bare til bedriften.
- Gå gjennom kontoutskriften hver måned og sjekk at hver linje har et bilag.
Kvitteringer på termopapir blekner etter noen år. Loven tillater at originalen erstattes av en kopi i et annet format, så lenge den kan kontrolleres like godt, så et bilde eller en skannet kopi er tryggere enn en skoeske.
Kort oppsummert
- Manglende kvitteringer i regnskapet kan koste deg fradraget for kostnaden.
- Uten bilag får du ikke trekke fra inngående merverdiavgift.
- Be selgerne om kopier, for det meste kan finnes igjen.
- Det du ikke får dokumentert, må du sannsynliggjøre med kontoutskrift og et signert notat.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.