Hvordan ordner jeg bilag og kvitteringer i hverdagen så regnskapsføreren får det enkelt?

Hva et bilag og en kvittering må vise

Alt som bokføres, skal være dokumentert (bokføringsloven § 10). For et kjøp er dokumentasjonen den fakturaen eller kvitteringen selgeren har laget (bokføringsforskriften § 5-5-1). Den skal blant annet vise selgerens navn og organisasjonsnummer, dato, hva som er kjøpt, beløpet og MVA. Mer om hva en salgsfaktura skal inneholde, står i artikkelen om krav til fakturaer.

Kontoutskriften fra banken viser at pengene gikk ut, men ikke hva du kjøpte. Den erstatter derfor ikke kvitteringen. Inngående MVA (MVA du har betalt på innkjøp) må dokumenteres med bilag for at du skal få fradrag for den (merverdiavgiftsloven § 15-10).

Er kvitteringen feil eller mangelfull, skal du be selgeren om en ny. Går ikke det, må du kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for bedriften.

Ordne bilag og kvitteringer i det øyeblikket du handler

Kvitteringer blir borte i lommer, bilseter og handlenett. Den beste rutinen tar under ett minutt og skjer ved kassen:

• Ta bilde av kvitteringen med appen til regnskapsprogrammet, eller send den til programmets e-postadresse for bilag.
• Skriv en kort kommentar om hva kjøpet gjaldt, for eksempel «skruer til oppdrag hos kunde på Ås».
• Betal med firmakortet. Da finner regnskapsføreren betalingen i banken og kan koble den til bildet.
• Hold private kjøp helt borte fra firmakortet. Blanding skaper ekstra arbeid og kan få skattemessige følger. Les om private utgifter på firmakontoen.

Kjøper du kontant i en butikk for mer enn 1 000 kroner inkludert MVA, må kvitteringen vise at det er bedriften som har kjøpt. Kravet gjelder ikke når du betaler med bedriftens eget betalingskort. Be om navn og organisasjonsnummer på kvitteringen hvis du betaler på annen måte.

Fakturaer fra leverandører bør komme elektronisk som EHF (et standardformat for elektroniske fakturaer) eller til én fast e-postadresse som går rett inn i regnskapsprogrammet. Da slipper du å videresende dem selv.

Abonnementer og nettkjøp sender ofte kvitteringen bare på e-post. Registrer bilagsadressen som fakturaadresse hos leverandøren, eller lag en regel i e-postprogrammet som sender slike kvitteringer videre automatisk. Da kommer bilaget inn hver måned uten at du trenger å huske det.

Bevertning, reiser og utlegg

For noen utgifter holder ikke kvitteringen alene. Bokføringsforskriften krever mer:

• Bevertning, som lunsj med en kunde: skriv hvem som var med, og hva formålet var (§ 5-10).
• Reiser: skriv hvem som reiste, hva formålet var, og hvilket arrangement eller møte det gjaldt (§ 5-9).
• Kontantkjøp der kvitteringen ikke viser bedriften som kjøper: skriv formålet, sett dato og signer (§ 5-5-1).

Har en ansatt lagt ut penger, skal den ansatte lage en datert og signert oversikt over kjøpene, med formålet. Den bør leveres innenfor den MVA-terminen utlegget ble gjort. Bruker bedriften et utleggsskjema i regnskapsprogrammet, dekker det som regel dette.

En fast ukerutine som holder regnskapet oppdatert

Bilder ved kassen løser det meste. Resten fanges opp av en kort, fast gjennomgang:

1. Hver uke: åpne bankoversikten i regnskapsprogrammet og se om noen betalinger mangler bilag. Finn dem mens du husker kjøpet.
2. Hver måned: send inn det som mangler, og svar på spørsmålene fra regnskapsføreren innen avtalt dag.
3. Før hver MVA-frist: sjekk at alle inngående fakturaer for terminen er kommet inn.

Får du både en faktura og en kassakvittering for samme kjøp, skal de oppbevares sammen. Et tydelig bilde eller en skannet kopi kan erstatte papiret, så lenge det fortsatt er mulig å kontrollere regnskapet i hele oppbevaringstiden (bokføringsloven § 13). Bildet må være lesbart. Papirkvitteringen skal tas vare på til det er tatt sikkerhetskopi av bildet (bokføringsforskriften § 7-2). Spør regnskapsføreren eller leverandøren av programmet hvordan sikkerhetskopien tas. Etter reglene som gjelder i 2026, skal dokumentasjonen av det som er bokført, oppbevares i fem år etter at regnskapsåret er slutt. Mer om dette står i artikkelen om hvor lenge regnskapet må oppbevares.

Kort oppsummert

• Ordne bilag og kvitteringer ved kassen: bilde, kort kommentar og betaling med firmakortet.
• Bankutskriften viser betalingen, men erstatter ikke kvitteringen.
• Ved bevertning og reiser skal formålet og hvem som var med, stå på bilaget.
• Kontantkjøp over 1 000 kroner må vise at det er bedriften som har kjøpt.
• En fast ukentlig og månedlig gjennomgang gjør at regnskapsføreren får alt i tide.