Store vedlikeholdsprosjekter: slik bør styret informere beboerne

Hva loven krever av innkallingen

Loven sier ikke at styret skal holde informasjonsmøte før et rehabiliteringsprosjekt. Den stiller derimot krav til innkallingen, og det er der informasjonen til beboerne har sin lovfestede kjerne.

I innkallingen skal sakene som skal behandles, være klart oppgitt. Skal et forslag som krever to tredjedels flertall kunne behandles, må hovedinnholdet være tatt inn i innkallingen, jf. borettslagsloven § 7-7 og eierseksjonsloven § 43. I et sameie skal innkallingen sendes med minst åtte og høyst tjue dagers varsel. Regnskap og årsberetning skal i begge lover sendes ut før det ordinære møtet, i sameiet senest en uke før, jf. § 44.

Hovedinnholdet må altså gi beboerne noe å ta stilling til. «Rehabilitering av fasade» er for tynt hvis forslaget også gjelder nye vinduer og en kostnad på åtte millioner.

Hva informasjonen bør inneholde

Det følgende er ikke lovkrav, men hva beboerne trenger for å avgjøre saken:

• hva som skal gjøres, og hvorfor det er nødvendig nå
• kostnadsoverslaget, med opplysning om hvor sikkert det er og hva som er med
• hvordan prosjektet skal finansieres, om det er egne midler, lån eller økte felleskostnader
• hva det betyr for den enkelte bolig i kroner per måned
• tidsplan, og når arbeidet berører boligene, balkongene eller fellesarealene
• hvilke alternativer styret har vurdert, og hvorfor det foreslåtte er valgt
• hvem beboerne kan spørre, og når

Informasjonen bør komme tidlig nok til at folk rekker å lese, stille spørsmål og bli enige med naboen om hva de mener. Sendes alt ut samtidig med innkallingen, blir møtet ofte preget av spørsmål som burde vært avklart på forhånd.

Slik skal styret informere om rehabiliteringen

Styret bestemmer hvordan meldinger gis til andelseierne og seksjonseierne. De skal gis på en trygg og tjenlig måte, og den enkelte kan reservere seg mot å få dem elektronisk, jf. borettslagsloven § 1-6 og eierseksjonsloven § 6 a. En enkel e-post fungerer for de fleste, men beboere som har reservert seg, skal ha informasjonen på papir.

Et samlet skriv med oppsummering foran og vedlegg bak er lettere å lese enn en rekke korte e-poster. Hold de samme tallene i alle dokumenter, og forklar fagord når de brukes første gang. Skriv hva tallene dekker: om kostnaden er med eller uten mva, og om beløpet gjelder hele prosjektet eller bare første byggetrinn. Tar prosjektet lengre tid enn planlagt, eller blir kostnaden høyere, bør styret melde fra så snart det vet det og ikke vente til neste møte.

Når arbeidet er i gang, handler informasjonen om det praktiske. Laget har rett til å få adgang til boligene for å utføre arbeid på felles anlegg, og i sameiet skal kontroll og arbeid i bruksenhetene varsles i rimelig tid og gjennomføres uten unødvendig ulempe, jf. eierseksjonsloven § 33. Også i borettslaget skal arbeidet gjennomføres slik at det ikke er til unødig ulempe for andelseieren, jf. § 5-17. Datoer for stillas, vannavstenging og adgang bør derfor sendes ut i god tid.

Hva styret ikke kan avgjøre alene

Styret kan i et borettslag ikke uten samtykke fra generalforsamlingen med to tredjedels flertall vedta ombygging, påbygging eller andre endringer av bygg eller grunn som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold. Det samme gjelder tiltak utover vanlig forvaltning som gir laget økonomisk ansvar eller utlegg på mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene, jf. § 8-9. I et sameie kan styret ikke ta beslutninger som etter loven krever to tredjedels flertall på årsmøtet, jf. § 58 og § 49.

Om en bestemt rehabilitering er vanlig vedlikehold eller noe mer, avhenger av omfanget. Store og kostbare prosjekter ligger som regel utenfor det styret kan avgjøre alene. Er du i tvil som styremedlem, er det tryggere å legge saken frem for møtet.

Gi beboerne også en vei tilbake til styret. Oppgi en e-postadresse eller et telefonnummer til en kontaktperson, og si når styret svarer på spørsmål. Styret kan med fordel lage en samlet liste over spørsmål og svar og sende den til alle, slik at samme spørsmål ikke må besvares mange ganger.

Kort oppsummert

• Styret bør informere skriftlig og i god tid om omfang, kostnad, finansiering og tidsplan.
• Innkallingen skal klart oppgi sakene, og hovedinnholdet må stå i den når forslaget krever to tredjedels flertall.
• Styret kan ikke alene vedta store tiltak som går ut over vanlig forvaltning.
• Under byggeperioden bør beboerne få varsel om adgang, avstenging og stillas i god tid.
• Informasjon fra styret om rehabilitering er det beste vernet mot senere strid om vedtaket.