Hvordan registrerer jeg arbeidstid og fravær så lønnen blir riktig?

Hva loven krever når du skal registrere arbeidstid

Arbeidsmiljøloven § 10-7 er kort. Det skal finnes en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet, og oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Loven sier ikke hvordan du skal føre den. Et regneark, en stemplingsapp eller timelister på papir er like lovlige, så lenge oversikten viser faktiske timer per person og per dag.

Oversikten har to oppgaver. Den viser at grensene for arbeidstid og overtid er fulgt (overtid er arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid, se arbeidsmiljøloven § 10-6). Og den er grunnlaget for lønnen til alle som får betalt per time, og for tillegg til dem som har fast månedslønn. Overtid skal ha et tillegg på minst 40 prosent. En time som føres som vanlig tid når den egentlig var overtid, gir derfor for lite lønn.

Også ansatte med fast lønn og fleksitid skal med i oversikten. Det er timene som viser om noen har pluss- eller minustimer, og om noen jobber mer enn loven tillater. Ansatte som lurer på hva de kan kreve når arbeidsgiveren ikke fører timer, finner svaret i artikkelen om manglende timeregistrering.

Fraværstypene som styrer lønnen

Typen fravær bestemmer om den ansatte får lønn, hvem som betaler, og om du senere kan kreve penger tilbake fra NAV. I en liten bedrift dekker disse typene det meste:

• Egenmelding (den ansatte melder selv at hun er syk, uten legeerklæring). Den kan brukes i opptil tre kalenderdager om gangen, og retten kommer først når hun har jobbet hos deg i to måneder (folketrygdloven § 8-24). Du betaler sykepenger i arbeidsgiverperioden, som er de første 16 kalenderdagene. Se også hvor mange egenmeldingsdager som gjelder.
• Sykmelding fra lege. Du betaler også her de første 16 dagene. Etter det betaler NAV, eller du betaler lønn videre og krever refusjon.
• Sykt barn (omsorgsdager). Har den ansatte jobbet hos deg i minst fire uker, betaler du omsorgspenger fra første dag. Har du betalt for mer enn 10 dager til samme ansatte i et kalenderår, kan du kreve refusjon fra NAV for dagene over 10 (folketrygdloven § 9-8). Les mer om omsorgspenger ved sykt barn.
• Ferie. Ferien dekkes av feriepenger, ikke av vanlig lønn, så feriedager skal føres som ferie og ikke som fri.
• Avspasering (fri for timer som er jobbet inn tidligere). Den ansatte får vanlig lønn, men timebanken går ned.
• Permisjon med eller uten lønn, for eksempel velferdspermisjon eller foreldrepermisjon. Om du skal betale lønn, avgjøres av arbeidsavtalen eller en tariffavtale.

Sykepengene i arbeidsgiverperioden regnes ikke ut fra vaktene den ansatte skulle hatt. De regnes ut fra gjennomsnittet av det hun har tjent de tre siste kalendermånedene før hun ble syk (folketrygdloven § 8-28). Derfor må også de tidligere månedene være riktig registrert.

Fra timeliste til lønnskjøring

De fleste lønnsfeil oppstår i overgangen mellom timelisten og lønnssystemet. En fast rutine i fire steg fanger opp det meste:

1. Sett en skjæringsdato, for eksempel den 20. i måneden. Timer og fravær frem til da kommer med i lønnen denne måneden, resten tas med neste måned.
2. La hver ansatt kontrollere sine egne timer, og la deg selv eller en leder godkjenne dem. To par øyne finner glemte stemplinger og overtid som er ført som vanlig tid.
3. Lås perioden når den er godkjent. Endringer etter det tar du i neste lønnskjøring, som en korrigering med en kort forklaring.
4. Overfør timer og fraværstyper til lønnssystemet, og sammenlign lønnslisten med timelistene før du betaler ut.

Sykefravær krever et steg til. Når fraværet varer forbi arbeidsgiverperioden, må NAV ha en inntektsmelding fra deg. Betaler du lønn videre, er det fraværsdagene i oversikten som viser hvor mye du kan kreve tilbake.

Når registreringen har vært feil

Feil i timelisten blir feil i lønnen. Har en ansatt fått for lite, betaler du differansen i neste lønnskjøring og retter a-meldingen for de månedene det gjelder.

Fravær som er registrert for sent, kan koste deg penger. Folketrygdloven § 22-13 sier at et refusjonskrav fra arbeidsgiveren bare dekkes for opptil tre måneder før den måneden kravet settes fram. Blir et sykefravær eller noen omsorgsdager først fanget opp et halvt år senere, kan du tape refusjon for de første månedene.

Mangler oversikten helt, kan Arbeidstilsynet gi pålegg om å lage den og fastsette tvangsmulkt hvis pålegget ikke følges (arbeidsmiljøloven §§ 18-6 og 18-7). I tillegg står du svakt hvis en ansatt krever betalt for overtid hun mener hun har jobbet, og du ikke har noe å vise til.

Kort oppsummert

• Du må registrere arbeidstid for hver ansatt, og oversikten skal kunne vises til Arbeidstilsynet (arbeidsmiljøloven § 10-7).
• Før hvert fravær med riktig type: egenmelding, sykmelding, sykt barn, ferie, avspasering eller permisjon.
• Sett en skjæringsdato, la de ansatte kontrollere timene og lås perioden før lønnskjøringen.
• Refusjon fra NAV dekkes bare for tre måneder før måneden kravet settes fram, så fravær bør registreres med en gang.