Hvordan kjører jeg lønn i et lite AS?

Dette må være på plass før du kan kjøre lønn i AS

Bedriften må være registrert som arbeidsgiver, ha yrkesskadeforsikring og ha noen med tilgang til a-meldingen i Altinn. Du trenger også en skriftlig arbeidsavtale som sier hva den ansatte skal ha i lønn og når den utbetales. Hvis ikke annet er avtalt, skal lønn utbetales minst to ganger i måneden (arbeidsmiljøloven § 14-15). At lønnen bare utbetales én gang i måneden, må altså være avtalt.

Bruker du lønnssystem, legger du inn den ansatte én gang med stillingsprosent, lønn, kontonummer og skattekort. Resten av guiden handler om den månedlige jobben.

Steg 1: Samle grunnlaget

Sett en fast dato der alt som skal med i lønnen, må være registrert. Det gjelder:

• timer for timelønnede, med dato og antall timer per dag
• overtid og tillegg
• fravær: sykdom, permisjon, ferie og ulønnet fri
• reiseregninger og utlegg som skal dekkes

For ansatte som får lønn etter timer, krever bokføringsforskriften § 5-6 at du dokumenterer dato for arbeidet, timer den dagen og sum timer for perioden.

Ved sykdom betaler arbeidsgiveren sykepenger de første 16 kalenderdagene (arbeidsgiverperioden). Etter det betaler NAV. Betaler du full lønn videre, kan du kreve refusjon. Les mer om arbeidsgiverperioden og refusjon.

Steg 2: Regn ut lønn og trekk

Bruttolønn er fastlønn eller timer ganget med timelønn, pluss overtid og tillegg, minus eventuelt trekk for ulønnet fravær.

Forskuddstrekket (skatten) regnes ut etter skattekortet. Hent skattekortet på nytt før hver kjøring, fordi den ansatte kan ha endret det. Har du verken skattekortet eller tilgang til det siste som ble beregnet, skal du trekke 50 prosent (skattebetalingsloven § 5-5).

Loven har egne regler for skattetrekk i ferietiden, blant annet for lovbestemte feriepenger og for trekkfri måned om sommeren og halv måned før jul (skattebetalingsloven § 5-7). Hvordan reglene slår ut, avhenger av om den ansatte har tabelltrekk eller prosenttrekk, og lønnssystemet bruker dem etter skattekortet.

Andre trekk i lønnen er bare lov når de har hjemmel i lov, er avtalt skriftlig på forhånd, eller gjelder egenandel til tjenestepensjon (arbeidsmiljøloven § 14-15 tredje ledd). Et pålegg om utleggstrekk fra det offentlige er et trekk med hjemmel i lov.

Steg 3: Utbetal og send lønnsslipp

Lønnen betales til den ansattes konto i bank. Ved utbetalingen, eller rett etter, skal den ansatte få en skriftlig oversikt over hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepenger og trekkene som er gjort. Det er lønnsslippen. Les mer om retten til lønnsslipp.

Steg 4: Betal trekket og lever a-meldingen

Fra 2026 betales forskuddstrekket direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10). Betalingen må ha riktig KID, og KID-en får du i tilbakemeldingen på a-meldingen. Lever derfor a-meldingen samme dag som du kjører lønn, så har du KID-en klar.

A-meldingen skal uansett være levert innen den 5. i måneden etter. Leverer du for sent, kan Skatteetaten ilegge daglig tvangsmulkt.

Arbeidsgiveravgiften betales annenhver måned for de to foregående månedene: 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november.

Steg 5: Bokfør og sett av

Lønnen skal bokføres med dokumentasjon per ansatt. Bokføringsforskriften § 5-6 krever blant annet fødselsnummer, navn, skattekommune, tabellnummer eller trekkprosent, dato for utbetaling, bruttobeløp, trekkgrunnlag og trekk. Dokumentasjonen skal være utstedt senest når lønnen kan utbetales.

Sett av hver måned:

• feriepenger, minst 10,2 prosent av lønnen, som skal betales året etter
• arbeidsgiveravgift av lønn og av feriepengene
• tjenestepensjon, hvis bedriften har plikt til det

Avstem til slutt. Summen av lønn, trekk og arbeidsgiveravgift i a-meldingen skal stemme med det som er bokført for måneden. Da finner du feil mens de er lette å rette.

Kort oppsummert

• Å kjøre lønn i AS er de samme fem stegene hver måned: samle grunnlag, regn ut, utbetal, betal trekk og rapporter, bokfør.
• Hent skattekortet før hver kjøring. Uten skattekort skal det trekkes 50 prosent.
• Den ansatte skal ha lønnsslipp ved utbetalingen.
• Skattetrekket betales senest første virkedag etter utbetalingen, og a-meldingen leveres innen den 5.
• Sett av feriepenger og arbeidsgiveravgift hver måned, og avstem a-meldingen mot regnskapet.