Digital generalforsamling og årsmøte: slik gjør dere det lovlig

Hva loven krever for å holde et digitalt møte lovlig

Både borettslagsloven og eierseksjonsloven sier at styret avgjør hvordan generalforsamlingen eller årsmøtet skal gjennomføres (borettslagsloven § 7-4, eierseksjonsloven § 41). Det er altså ingen forbud mot digitale møter, og vedtektene trenger ikke åpne for det.

Reglene er laget slik at rettighetene dine skal være de samme som i et fysisk møte. Du skal kunne delta, ta ordet og stemme. Alle kravene til et vanlig møte gjelder videre. Det gjelder innkalling, saksliste, møteleder, protokoll og flertallskrav.

Digitalt møte er dermed en gjennomføringsform, ikke en egen møtetype med lempeligere regler. Bruker dere en tjeneste som ikke gir full kontroll, kan det få følger for gyldigheten av vedtakene.

Når det må holdes fysisk møte

Møtet skal holdes som fysisk møte hvis minst to eiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene krever det. Det samme gjelder ekstraordinære møter.

Styret kan sette en frist for når kravet kan fremmes. Fristen kan tidligst løpe fra eierne har fått vite hvilke saker som skal behandles, og den må være så lang at de får rimelig tid til å vurdere om de vil kreve fysisk møte.

Kravet gjelder hele møtet. Har to eiere med ti prosent av stemmene krevd fysisk møte, kan ikke styret likevel holde det digitalt.

Hva systemet må klare

Holdes møtet ikke fysisk, har styret ansvar for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til møtet er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en trygg måte. Det må brukes en trygg metode for å bekrefte identiteten til dem som deltar.

I praksis betyr det noen enkle ting:

• Hver deltaker må kunne vise hvem hun er, for eksempel med innlogging via BankID eller en tilsvarende løsning.
• Systemet må skille mellom eier, fullmektig og gjest som bare får uttale seg.
• Avstemninger må registreres slik at tallene kan kontrolleres i ettertid.
• De som mister forbindelsen, må få en måte å melde fra på, og møteleder må vite hvordan det håndteres.

Loven nevner ingen bestemt tjeneste. Hvilken løsning dere velger, er styrets ansvar.

Retten til å møte ved fullmektig gjelder også digitalt. Fullmakten kan tilbakekalles når som helst, og eieren kan ta med en rådgiver som bare får uttale seg hvis møtet tillater det. Dere bør bestemme på forhånd hvordan fullmakter leveres og kontrolleres, slik at møteleder slipper å avgjøre det underveis. Mange eldre eiere er mindre vant til digitale møter, og for dem er retten til å kreve fysisk møte reell, i tillegg til at styret kan tilby hjelp med pålogging.

Innkalling, saker og protokoll

Innkallingen følger de ordinære reglene. Den skal sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet, og de sakene som skal behandles, må være klart oppgitt (borettslagsloven §§ 7-6 og 7-7, eierseksjonsloven § 43, se loven). Har du krav på skriftlig innkalling, er elektronisk utsendelse tillatt når styret har bestemt det, men du kan reservere deg mot å få meldinger elektronisk (borettslagsloven § 1-6).

Eierne bør i innkallingen få vite hvordan møtet holdes, hvordan de logger seg på, og når fristen for å kreve fysisk møte går ut. Loven stiller ikke uttrykkelig krav om at dette står i innkallingen, men uten det vet ikke eierne hva de kan kreve.

Protokollen føres som vanlig. Møteleder og minst én eier signerer. Kravet om skriftlighet er ikke til hinder for elektroniske løsninger.

Kort oppsummert

• Digital generalforsamling og årsmøte er lovlig, og styret avgjør gjennomføringen.
• To eiere med til sammen ti prosent av stemmene kan kreve fysisk møte.
• Systemet må sikre trygg kontroll av deltakelse og stemmegivning og trygg bekreftelse av identitet.
• Innkalling, saker, protokoll og flertallskrav følger de vanlige reglene.
• Styret bør fortelle eierne hvordan møtet holdes, og når fristen for å kreve fysisk møte går ut.