Kort sagt: En ekstraordinær generalforsamling er rett og slett en generalforsamling som holdes utenom den faste, årlige runden. Styret kan kalle inn til en slik når det trengs, og styret må kalle inn hvis revisor eller aksjonærer som til sammen eier minst en tidel (10 prosent) av aksjekapitalen krever det skriftlig om en bestemt sak (aksjeloven § 5-6).

Forskjellen på ordinær og ekstraordinær

Hvert år skal selskapet ditt holde én ordinær generalforsamling. Det er det faste møtet hvor dere blant annet godkjenner årsregnskapet og bestemmer hva som skal skje med overskuddet. Den er obligatorisk og må holdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret.

Alt annet som ikke passer inn i den årlige runden, tas på en ekstraordinær generalforsamling. "Ekstraordinær" betyr bare "utenom det vanlige" – det er ikke noe dramatisk eller skummelt ved ordet. Det er rett og slett selskapets verktøy for å ta viktige beslutninger når de dukker opp, uten å måtte vente til neste år.

Tenk deg at Sara og Petter eier et lite AS sammen, "Fjordkaffe AS". Den ordinære generalforsamlingen holdt de i april. Men i september dukker det opp en mulighet: et lokale i sentrum er ledig, og de vil ta opp et lån for å pusse det opp. Lånet er stort nok til at de vil ha det formelt forankret. Da kaller de inn til en ekstraordinær generalforsamling – ikke fordi noe er galt, men fordi en ny beslutning må tas.

Når kan en ekstraordinær generalforsamling holdes?

Det finnes to hovedspor:

1. Styret synes det trengs. Styret kan på eget initiativ innkalle når som helst det mener det er behov for det. Typiske grunner:

  • Selskapet skal endre vedtektene (for eksempel skifte navn eller flytte forretningskontoret).
  • Det skal hentes inn ny kapital (kapitalforhøyelse).
  • Et nytt styremedlem skal velges fordi noen har trukket seg.
  • Selskapet skal kjøpe eller selge noe stort.
  • Det skal deles ut ekstra utbytte midt i året (tilleggsutbytte).

2. Noen krever det. Her sier loven at styret plikter å innkalle. Det gjelder hvis:

  • Revisor krever det, eller
  • Aksjonærer som til sammen representerer minst 10 prosent av aksjekapitalen krever det skriftlig, og oppgir hvilken sak de vil ha behandlet.

I disse tilfellene må generalforsamlingen holdes innen én måned etter at kravet kom inn. Dette er en viktig minoritetsbeskyttelse – vi går nærmere inn på den i artikkel 109.

Steg for steg: slik kaller styret inn

  1. Bestem saken. Hva skal egentlig avgjøres? Skriv det tydelig. En generalforsamling kan bare treffe gyldige vedtak om saker som står i innkallingen.
  2. Lag innkallingen. Den skal sendes skriftlig til alle aksjonærene på den adressen selskapet har registrert, normalt minst én uke før møtet (med mindre vedtektene krever lengre frist).
  3. Send i god tid. E-post er greit hvis aksjonæren har akseptert elektronisk kommunikasjon.
  4. Hold møtet og før protokoll.

Enkel mal for innkalling

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling i Fjordkaffe AS

Det innkalles herved til ekstraordinær generalforsamling Tid: torsdag 9. oktober 2026, kl. 17.00 Sted: Storgata 4, Bergen (eventuelt digitalt – lenke følger)

Saker til behandling: 1. Åpning ved styreleder og registrering av frammøtte aksjonærer 2. Valg av møteleder 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Vedtak om opptak av lån på inntil 600 000 kr til oppussing av lokale 5. Eventuelt

Aksjonærer som ikke kan møte, kan møte ved fullmektig. Fullmakt må være skriftlig, datert og signert.

Bergen, 30. september 2026 Styret i Fjordkaffe AS

Hva kan vedtas på en ekstraordinær generalforsamling?

I prinsippet kan en ekstraordinær generalforsamling treffe alle de samme vedtakene som en ordinær – så lenge saken står i innkallingen. Den eneste praktiske forskjellen er at de faste, lovpålagte årssakene (som å godkjenne årsregnskapet og avgjøre overskuddet) hører hjemme på den ordinære generalforsamlingen.

På et ekstraordinært møte tas typisk saker som:

  • vedtektsendringer (navn, formål, forretningssted)
  • valg av nye styremedlemmer ved frafall
  • kapitalforhøyelse eller kapitalnedsettelse
  • tilleggsutbytte i løpet av året
  • godkjenning av store avtaler, lån eller eiendomskjøp
  • beslutning om fusjon, fisjon eller oppløsning

Husk at flertallskravet følger sakens art. En vedtektsendring krever to tredeler enten den tas på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling – det er saken, ikke møtetypen, som styrer hvor mange stemmer som trengs.

Et lengre eksempel: når det haster

La oss vende tilbake til Fjordkaffe AS. Sara og Petter får tilbud om lokalet i sentrum, men utleieren vil ha svar innen ti dager. Den ordinære generalforsamlingen er for lengst avholdt, og neste er ikke før om åtte måneder. Hva gjør de?

De bruker en ekstraordinær generalforsamling. Siden de bare er to eiere og er enige, kan de til og med velge den forenklede formen (se artikkel 103) og slippe hele apparatet med innkallingsfrist. De skriver en kort protokoll samme dag, vedtar lånet, og kan svare utleieren i tide. Uten dette verktøyet hadde de enten mistet lokalet eller måttet ta en beslutning uten forankring i selskapets øverste organ. Det er nettopp denne fleksibiliteten den ekstraordinære generalforsamlingen gir.

Vanlige misforståelser

  • "Vi må ha en spesiell grunn." Nei – styret kan innkalle når det selv mener det trengs.
  • "Det må være alvorlig." Nei. En ekstraordinær generalforsamling er like ofte en helt udramatisk beslutning som bare måtte tas mellom de årlige møtene.
  • "Alle må møte fysisk." Nei. Den kan holdes digitalt eller forenklet – se artikkel 102 og 103.
  • "Bare styret kan kreve den." Nei. Også revisor og en minoritet på minst 10 prosent kan tvinge den frem (se artikkel 109).

Et lite ord om frister og varsel

Husk at innkallingen normalt skal være ute minst én uke før møtet, om ikke vedtektene krever lengre tid. For Sara og Petter, som er to enige eiere, spiller dette liten rolle – de kan velge forenklet form og slippe fristen helt. Men i et selskap med flere eiere som ikke snakker daglig, er det viktig å sende innkallingen i god tid, slik at alle får mulighet til å områ seg, eventuelt skaffe en fullmektig, og møte forberedt. En for kort frist er en av de feilene som senere kan brukes til å angripe et vedtak (se artikkel 110), så det lønner seg å være raus med varslingstiden.

Kort oppsummert

En ekstraordinær generalforsamling er et møte som holdes utenom den faste, årlige. Styret kan kalle inn ved behov, og må kalle inn innen én måned hvis revisor eller aksjonærer med minst 10 prosent av aksjekapitalen krever det skriftlig om en bestemt sak (asl. § 5-6). Pass på å sende skriftlig innkalling i god tid, beskriv saken tydelig, og før protokoll. Da er dere på trygg grunn.