Hvordan velger jeg regnskapsfører?

Første krav: et godkjent regnskapsforetak

Regnskapsføring i næring for andre kan bare utføres av regnskapsforetak (regnskapsførerloven § 2-1). Et regnskapsforetak er enten et regnskapsselskap godkjent av Finanstilsynet, eller en statsautorisert regnskapsfører som driver i eget enkeltpersonforetak registrert i Foretaksregisteret.

Finanstilsynet fører Regnskapsførerregisteret, som er en del av Finanstilsynets virksomhetsregister. Der kan du slå opp både foretaket og personen. Tittelen autorisert regnskapsfører ble erstattet av statsautorisert regnskapsfører fra 2023. Alle som var autorisert ved utgangen av 2022, fikk den nye tittelen automatisk.

Sjekk dette før du signerer. Bruker du noen uten godkjenning, kan det få følger for deg. Les mer om konsekvensene av å bruke en uautorisert regnskapsfører.

Finn ut hva du trenger før du skal velge regnskapsfører

Tilbudene blir lettere å sammenligne når du vet hva du skal ha hjelp til. Gå gjennom listen og kryss av:

• løpende bokføring av bilag (kvitteringer, fakturaer og bankposter)
• sending av fakturaer til kundene dine
• lønn, a-melding og feriepenger
• MVA-meldingen hver termin
• årsregnskap, skattemelding og aksjonærregisteroppgave
• betaling av regninger fra bedriftens konto
• rådgivning, for eksempel om lønn eller utbytte fra eget AS

Et enkeltpersonforetak uten MVA og uten ansatte trenger kanskje bare hjelp til skattemeldingen. Et AS med ansatte trenger nesten alt på listen. Mange gjør selv en del og kjøper resten. Skal du gjøre mye selv, kan du lese om å føre regnskapet selv i et lite AS.

Skal regnskapsføreren opptre på dine vegne overfor andre, for eksempel Skatteetaten eller banken, kreves skriftlig fullmakt. Regnskapsforetaket skal ha en oversikt over hvilke fullmakter det har, og hvilke personer som kan bruke dem (regnskapsførerloven § 5-2).

Hvem skal gjøre jobben, og hvor?

For hvert oppdrag skal regnskapsforetaket utpeke en statsautorisert regnskapsfører som er ansvarlig (regnskapsførerloven § 5-1). Den personen skal ha kompetanse og kapasitet til oppdraget. Det daglige arbeidet kan likevel gjøres av andre ansatte, også av folk uten godkjenning.

Spør derfor om navnet på den oppdragsansvarlige, og om hvem du faktisk skal snakke med. I et stort byrå kan det være flere personer. Hos en frittstående regnskapsfører er det én. Begge deler kan fungere. Problemene oppstår gjerne når ingen føler seg ansvarlig for deg. Spør hvor raskt de pleier å svare på e-post, og om du får et direktenummer.

Spør også om kapasitet i travle perioder. Fra mars til mai jobber mange regnskapsførere mest med årsoppgjør og skattemeldinger. Regnskapsforetaket skal etter loven ha kapasitet og kompetanse til oppdragene sine (regnskapsførerloven § 4-1), men det er lurt å høre hvordan de løser ferier og sykdom.

Loven stiller de samme kravene til et stort byrå med kontorer over hele landet og til en statsautorisert regnskapsfører som jobber alene. Den stiller heller ingen krav om at dere bor i samme by. Valget handler derfor om hva som passer deg.

Leverer du mest digitale bilag og vil ha svar på e-post, kan en regnskapsfører langt unna fungere godt. Har du mye papir, kontantsalg eller varelager som skal telles, kan det være en fordel at regnskapsføreren kan komme innom. Et stort byrå har ofte flere fagfolk å spille på, for eksempel innen lønn eller MVA. En liten regnskapsfører kan til gjengjeld gi deg samme kontaktperson år etter år.

Bransje og regnskapsprogram

En regnskapsfører som kjenner bransjen din, vet hva som pleier å gå galt. Noen eksempler:

• I byggebransjen gjelder omvendt avgiftsplikt (kjøperen beregner MVA i stedet for selgeren) ved en del kjøp mellom næringsdrivende.
• En restaurant har kassasystem, tips og varetelling.
• En nettbutikk har mange små salg gjennom betalingsløsninger som må stemmes av.
• Utleie av bolig og næringslokaler har egne regler for MVA og avskrivning.

Regnskapsprogrammet betyr også mye. Mange regnskapsførere jobber i ett eller to programmer. Har du allerede et program du liker, spør om de bruker det. Avklar også hvem som eier lisensen, og om du får med deg alle data hvis du bytter.

Pris: sammenlign innholdet, ikke bare beløpet

Regnskapsførere priser på ulike måter. Noen tar fast pris per måned, noen tar betalt per time, og noen tar betalt per bilag eller per lønnskjøring. Prisen avhenger av hvor mange bilag du har, hvor ryddig du leverer, om du har ansatte og MVA, og hvor mye rådgivning du vil ha.

Når du sammenligner tilbud, se etter

• hva som er med i fastprisen, og hva som faktureres i tillegg
• om årsoppgjør og skattemelding er med
• hva ekstraarbeid koster, for eksempel når bilag kommer for sent
• hvordan prisendringer varsles

Regn om alle tilbudene til en årspris for de oppgavene du faktisk trenger. Ta med årsoppgjøret og et anslag for ekstraarbeid. Da ser du forskjellene.

Oppdragsavtalen skal være skriftlig

Regnskapsforetaket skal lage en skriftlig oppdragsavtale for hvert oppdrag. Avtalen skal si hvilke oppgaver som skal utføres, og hvor lenge oppdraget gjelder (regnskapsførerloven § 5-2). Det er minimumskravet. I praksis bør avtalen også si

• hvilke frister du har for å levere bilag
• hvem som sender meldinger til Skatteetaten
• hvordan dere kommuniserer
• oppsigelsestid
• hvordan regnskapet og dataene overføres hvis du bytter

Regnskapsforetaket har taushetsplikt om det det får vite om deg og bedriften (regnskapsførerloven § 4-2). Bytter du senere, skal den nye regnskapsføreren spørre den forrige om det finnes forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas (regnskapsførerloven § 5-1). Mer om selve overleveringen står i artikkelen om bytte av regnskapsfører.

Ditt eget ansvar forsvinner ikke

Når du har valgt regnskapsfører, er det fortsatt du som har ansvaret for at bedriften følger reglene. I et AS skal styret påse at regnskapet er gjenstand for betryggende kontroll (aksjeloven § 6-12). Du må levere riktige bilag i tide og svare når regnskapsføreren spør.

Regnskapsføreren skal på sin side ta opp brudd på regnskapsreglene med deg, og vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (regnskapsførerloven § 5-4). Får regnskapsføreren ikke gjort jobben ordentlig fordi du ikke bidrar, plikter regnskapsføreren å si fra seg oppdraget (§ 5-5). Gjør regnskapsføreren feil, kan du ha krav på erstatning, se når regnskapsføreren kan bli erstatningsansvarlig.

Kort oppsummert

• Før du skal velge regnskapsfører, sjekk at foretaket står i Finanstilsynets register.
• Finn ut hva du trenger før du ber om tilbud, så tilbudene blir like å sammenligne.
• Spør hvem som er oppdragsansvarlig, og hvem du skal snakke med i hverdagen.
• Sammenlign hva prisen dekker over et helt år, ikke bare månedsprisen.
• Få oppgaver, frister og oppsigelse inn i den skriftlige oppdragsavtalen.