Bytte regnskapsfører midt i året – oppsigelse og overlevering
Ja, du kan bytte regnskapsfører midt i året, og de fleste gjør nettopp det uten store problemer. Vil du bytte regnskapsfører, må du først sjekke oppsigelsestiden i oppdragsavtalen, som ofte er en til tre måneder, og sørge for at all dokumentasjon faktisk overleveres til den nye. Aylin drev en netthandelsbutikk og bestemte seg for å bytte etter gjentatte forsinkelser med mva-meldingen, midt i tredje kvartal. Hun opplevde at den vanskeligste delen ikke var å finne en ny regnskapsfører, men å få overført regnskapsdataene uten hull i historikken midt i året.
Oppsigelsestiden står i avtalen, ikke i loven
Det finnes ingen generell lovfestet oppsigelsestid for oppdrag hos en regnskapsfører. Fristen følger av det som er avtalt mellom deg og regnskapsføreren, og står som regel i et eget punkt i oppdragsavtalen dere begge signerte ved oppstart. De fleste standardavtaler har en oppsigelsestid på mellom én og tre måneder, men noen kan ha lengre bindingstid, særlig om oppdraget nylig ble inngått eller inkluderer investering i oppsett av systemer på din side. Aylin fant oppsigelsestiden i sin avtale, tre måneder, og la sammen med bytteplanen slik at overgangen skjedde fra starten av et nytt kvartal, ikke midt i en løpende mva-termin. Sier du opp midt i en periode uten å tenke på når terminene faller, risikerer du at ingen av regnskapsførerne føler ansvar for akkurat den terminen, og at feilen først oppdages når begge parter tror den andre har levert.
Grunnen til å bytte spiller inn på hvordan du bør gå fram
Bytter du fordi kjemien ikke stemmer eller prisen er blitt for høy, er overgangen som regel enkel og kan gjøres i god ro. Bytter du derimot fordi regnskapsføreren har gjort feil du har lidd et tap på, bør du sikre dokumentasjon på feilen før du sier opp, i tilfelle du senere vurderer å kreve erstatning for det økonomiske tapet. Aylins grunn var gjentatte forsinkelser med mva-meldingen, og hun tok skjermbilder av kommunikasjonen om forsinkelsene før hun formelt sa opp avtalen, slik at hun hadde en tidslinje klar om det senere skulle bli aktuelt å reise et krav.
Dokumentasjonen er din, ikke regnskapsførerens
Alt regnskapsmateriale og all dokumentasjon tilhører deg som oppdragsgiver, ikke regnskapsføreren, selv om det er regnskapsføreren som har ført det inn i et system. Du har derfor krav på å få utlevert bilag, regnskapsdata og annen dokumentasjon som gjelder virksomheten din, i et format den nye regnskapsføreren kan bruke videre. Be om en eksport i god tid før byttet, ikke først den dagen den gamle avtalen løper ut, for da har du fortsatt tid til å be om retting om noe mangler eller ser feil ut. Aylin ba om full eksport tre uker før oppsigelsestiden var ute, og oppdaget da at ett kvartal manglet avstemming mot banken, noe som var enklere å rette mens den gamle regnskapsføreren fortsatt hadde saken.
Tilbakeholdsrett ved ubetalt honorar kan forsinke overleveringen
Skylder du regnskapsføreren penger for allerede utført arbeid, kan vedkommende i utgangspunktet ha en tilbakeholdsrett i materiale de selv har utarbeidet, inntil honoraret er gjort opp. Denne retten gjelder normalt ikke for underlagsdokumentasjon som i utgangspunktet er din egen, som originale fakturaer og kvitteringer du selv har levert inn, men den kan gjelde for regnskapsførerens eget arbeidsprodukt, som ferdig bearbeidede rapporter og oppsett i regnskapssystemet. Er du uenig i fakturaen som ligger til grunn for tilbakeholdet, løses det raskest ved å betale det udiskutable beløpet og bestride resten skriftlig, i stedet for å la hele overleveringen stå og vente på en fullstendig avklaring som kan ta uker. Er regnskapsføreren i tillegg ikke autorisert, er det enda en grunn til å få overleveringen unnagjort raskt, siden du da uansett bør vurdere om oppdraget burde vært et annet sted fra starten av.
Overgangen mellom systemer: hva som faktisk tar tid
Den tekniske overgangen fra ett regnskapssystem til et annet er sjelden det som tar lengst tid; det som tar tid er å sikre at åpningsbalansen i det nye systemet stemmer overens med sluttbalansen i det gamle, kontonummer for kontonummer. Sett av tid til en felles avstemming der begge regnskapsførere, eller du selv og den nye, går gjennom tallene sammen før den gamle avtalen avsluttes helt. For Aylin tok selve dataoverføringen én dag, mens avstemmingen mot den nye regnskapsføreren tok nesten to uker fordi et par gamle poster måtte spores tilbake til opprinnelige bilag før de kunne bokføres riktig i det nye systemet. Har regnskapsføreren holdt tilbake bilag du trenger for å gjøre denne jobben, stopper hele prosessen opp til det er løst. Sett derfor gjerne en felles avstemmingsdato i kalenderen allerede når du sier opp, i stedet for å håpe at begge parter finner tid til det etter hvert som overgangen skrider fram.
Kort oppsummert
- Bytte regnskapsfører krever at du følger oppsigelsestiden i oppdragsavtalen, vanligvis én til tre måneder.
- All dokumentasjon tilhører deg og skal utleveres til ny regnskapsfører i brukbart format.
- Ubetalt honorar kan gi tilbakeholdsrett i regnskapsførerens eget arbeidsprodukt, ikke i dine originale bilag.
- Legg byttet til starten av et kvartal for å unngå at ingen tar ansvar for en løpende mva-termin.
- Sett av god tid til avstemming av åpningsbalansen mellom gammelt og nytt system.