Hvilke spørsmål bør jeg stille før jeg velger regnskapsfører?
Spør først om foretaket er godkjent av Finanstilsynet, og hvem som blir ansvarlig for oppdraget ditt. Deretter bør spørsmål til regnskapsfører handle om hva prisen dekker, hva som koster ekstra, og hvilke frister du må holde. Spør også hvilket program de bruker, hvor dataene dine lagres, og hva som skjer med regnskapet hvis du vil bytte. Svarene du får, bør stå i den skriftlige oppdragsavtalen.
Spørsmål om godkjenning og ansvar
Disse spørsmålene stiller du først, fordi et dårlig svar her gjør resten unødvendig.
«Hva er organisasjonsnummeret deres, og står dere i Regnskapsførerregisteret?» Regnskapsføring for andre som næring kan bare utføres av et godkjent regnskapsforetak (regnskapsførerloven § 2-1). Med organisasjonsnummeret kan du sjekke det selv hos Finanstilsynet. Les om konsekvensene av å bruke en uautorisert regnskapsfører.
«Hvem blir oppdragsansvarlig statsautorisert regnskapsfører for meg?» Hvert oppdrag skal ha en slik person (§ 5-1). Få navnet, og spør om personen også gjør det daglige arbeidet.
«Hvem tar over når kontaktpersonen min har ferie eller er syk?» Et byrå med flere ansatte har ofte et svar. En regnskapsfører som jobber alene, bør ha en avtale med en kollega.
Spørsmål til regnskapsfører om pris
Pris er et vanlig tema for uenighet senere i samarbeidet. Still spørsmålene konkret:
- Hva er med i den faste prisen, og hva faktureres i tillegg?
- Er årsregnskap, skattemelding og aksjonærregisteroppgave med?
- Hva koster lønnskjøring, og er det per ansatt eller per kjøring?
- Hva skjer med prisen hvis antall bilag øker?
- Tar dere betalt for telefoner og e-post med spørsmål?
- Hvordan og hvor lang tid i forveien varsles prisendringer?
Be om svarene skriftlig, gjerne som et vedlegg til avtalen. Et muntlig «det pleier å gå greit» er vanskelig å vise til når fakturaen kommer.
Spørsmål om frister og arbeidsdeling
«Når må bilagene være hos dere?» Spør om en fast dato før hver MVA-termin og før hver lønnskjøring. Da vet du hvor mye slakk det er.
«Hvem sender MVA-meldingen og a-meldingen, og hvem betaler?» Skal regnskapsføreren sende meldinger eller betale regninger for deg, kreves skriftlig fullmakt, og regnskapsforetaket skal ha oversikt over hvem som kan bruke den (§ 5-2).
«Hva gjør dere hvis dere finner feil?» Regnskapsføreren skal ta opp brudd på regnskapsreglene med deg, og vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (§ 5-4). Et godt svar forteller hvordan og hvor raskt du får beskjed.
«Hvem svarer Skatteetaten hvis vi får kontroll?» Noen regnskapsførere tar dette som en del av oppdraget, andre fakturerer det som ekstraarbeid.
Spørsmål om system, data og bytte
«Hvilket regnskapsprogram bruker dere, og hvem eier lisensen?» Står lisensen i ditt navn, er det enklere å ta med seg dataene.
«Hvor lagres dataene mine, og har dere en databehandleravtale?» Regnskapsføreren behandler personopplysninger om kundene og de ansatte dine. Se databehandleravtale med regnskapsfører.
«Hva får jeg med meg hvis jeg sier opp, og hvor lang er oppsigelsestiden?» Spør om du får en fullstendig eksport, og hva overleveringen koster. Det er bedre å vite dette nå enn å oppdage det den dagen du vil bytte. Les om overlevering ved bytte av regnskapsfører og hva du gjør hvis regnskapsføreren holder tilbake bilag.
Spørsmål om bransje og rådgivning
«Har dere andre kunder i samme bransje som meg?» En regnskapsfører som kjenner bransjen, vet hvilke regler som pleier å skape trøbbel. For en håndverker kan det være omvendt avgiftsplikt ved kjøp fra underleverandører. For en kafé kan det være kassasystem og varetelling.
«Gir dere råd, for eksempel om lønn eller utbytte fra eget AS, og er det med i prisen?» Noen regnskapsførere svarer på slike spørsmål uten ekstra kostnad, andre tar timepris.
«Hvor ofte får jeg rapporter, og hva står i dem?» Mange småbedriftseiere ser bare tallene én gang i året. Spør om du kan få resultat og likviditet hver måned eller hver termin.
to svar på samme spørsmål
Marte Vik driver et rørleggerfirma som AS med to ansatte. Hun har møte med to regnskapsforetak og stiller begge det samme spørsmålet: «Hva skjer hvis jeg leverer bilagene etter fristen?»
Det første svarer at det «ordner seg som regel». Det andre svarer at de purrer etter to dager, ringer henne hvis bilagene mangler tre dager før MVA-fristen, og at ekstra timer faktureres etter timeprisen som står i avtalen. De viser også hvor dette står i avtaleutkastet.
Marte velger det andre. Svaret er strengere, men hun vet hva som skjer og hva det koster. Hun ber også om at datoen for levering av bilag før hver termin skrives inn i avtalen, sammen med navnet på den oppdragsansvarlige.
Svar som bør få deg til å stoppe
Noen svar er grunn til å takke nei:
- foretaket vil ikke oppgi organisasjonsnummer, eller står ikke i registeret
- det finnes ingen skriftlig oppdragsavtale, bare en e-post med pris
- ingen kan si hvem som blir oppdragsansvarlig
- regnskapsføreren lover lavere skatt før de har sett tallene dine
Loven krever at oppdragsavtalen er skriftlig og sier hvilke oppgaver som skal utføres, og hvor lenge oppdraget gjelder (§ 5-2). Et foretak som ikke tilbyr det, følger ikke loven.
Kort oppsummert
- Gode spørsmål til regnskapsfører starter med godkjenningen og hvem som blir ansvarlig for deg.
- Spør konkret om hva prisen dekker, og hva som faktureres ekstra.
- Avklar frister for bilag, hvem som sender meldinger, og hvem som har fullmakt.
- Spør hvor dataene lagres, og hva du får med deg hvis du bytter.
- Få svarene inn i den skriftlige oppdragsavtalen.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.