Hva bør stå i oppdragsavtalen med regnskapsføreren?

Dette krever loven av en oppdragsavtale med regnskapsfører

Regnskapsforetaket skal lage en skriftlig oppdragsavtale med deg for hvert regnskapsoppdrag (regnskapsførerloven § 5-2 første ledd). Avtalen skal spesifisere hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid oppdraget skal gjelde. Plikten ligger på regnskapsforetaket, men det er du som taper på en uklar avtale hvis noe faller mellom to stoler.

Skal regnskapsføreren opptre overfor andre på dine vegne, for eksempel banken eller Skatteetaten, må det finnes en skriftlig fullmakt fra deg (§ 5-2 andre ledd). Foretaket skal ha en oversikt over hvilke fullmakter det har, og hvilke personer hos dem som kan bruke dem. Slutter en medarbeider hos regnskapsføreren, skal retten til å bruke fullmakten trekkes tilbake.

Bryter regnskapsforetaket reglene om oppdrag, kan Finanstilsynet ilegge overtredelsesgebyr (§ 6-3). Hele loven kan du lese i regnskapsførerloven.

Oppgavelisten: alt regnskapsføreren skal gjøre

Oppgavelisten er den viktigste delen av avtalen. Det som ikke står der, er ikke avtalt, og da kan det bli glemt eller koste ekstra. For et lite aksjeselskap kan listen for eksempel inneholde:

• bokføring, og hvor ofte den skal skje
• avstemming av bank, kunder og leverandører
• mva-melding for hver termin
• lønn, a-melding, reiseregninger og utlegg
• årsregnskap, skattemelding og aksjonærregisteroppgave
• rapporter til deg, for eksempel resultat og balanse hver måned eller hvert kvartal
• betaling av regninger, hvis du ønsker det

Bokføringsloven § 7 krever at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig rapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Er du registrert for merverdiavgift med vanlige terminer, må bokføringen altså følge mva-terminene. Avtal gjerne hyppigere bokføring hvis du vil ha ferske tall.

Skriv også hva som ikke er med. Budsjett, skatteråd utover det vanlige og møter med banken er typiske tilleggstjenester.

Din del: bilag, frister og ansvar

Avtalen bør si når du skal levere bilag og opplysninger, for eksempel innen en fast dato hver måned, og hvordan du leverer dem. Den bør også si hvem som godkjenner betalinger og lønn før de går ut.

Standardvilkår som er vanlige i bransjen, sier gjerne at du skal levere alt grunnlagsmateriale uten å bli spurt, og at du selv har ansvaret for at regnskapet blir riktig. Regnskapsføreren tar da ikke ansvar for feil som skyldes manglende bilag, med mindre hun burde ha sett feilen. Les vilkårene. Er de lagt ved, er de en del av avtalen. Når feil likevel skjer, kan du lese om når regnskapsføreren må betale, i artikkelen om feil gjort av regnskapsfører.

Regnskapsføreren behandler personopplysninger om deg, de ansatte og kundene dine. Derfor trengs normalt også en databehandleravtale, enten som en del av oppdragsavtalen eller som eget vedlegg.

Pris, prisjustering og oppsigelse

Prisdelen bør svare på dette:

• Er det fastpris per måned, timepris eller en blanding?
• Hva er med i fastprisen, og hva faktureres i tillegg?
• Hvordan og hvor ofte kan prisen justeres?
• Når skal du betale?

Oppsigelsestiden avtaler dere selv. Avtalen bør også si hva regnskapsføreren gjør mens oppsigelsestiden løper. Leverer hun mva-melding og a-melding til siste dag? Tar hun årsoppgjøret hvis dere slutter midt i et regnskapsår?

Når dere slutter: regnskapet og programmet

Regnskapsmaterialet er ditt, og oppbevaringsplikten er din. Etter reglene som gjelder i 2026, skal blant annet årsregnskap og dokumentasjon av bokførte opplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13). Bokførte opplysninger skal være elektronisk tilgjengelige i tre år og seks måneder (§ 13 b). Avtalen bør derfor si i hvilket format du får regnskapet, og hva det koster.

Finanstilsynet forventer at ansvaret for regnskapsmateriale som går tapt, er avklart i oppdragsavtalen. Det gjelder også når byrået lagrer data hos andre.

Sjekk også om regnskapsprogrammet står i ditt navn eller byråets. Står lisensen på byrået, kan det bli tungvint å ta med seg dataene. Standardvilkår kan gi byrået rett til å holde tilbake det arbeidet det selv har laget, så lenge du ikke har betalt. Hva byrået ikke kan holde tilbake, står i artikkelen om når regnskapsføreren holder tilbake bilag.

Kort oppsummert

• En oppdragsavtale med regnskapsfører skal være skriftlig og si hvilke oppgaver som skal gjøres, og hvor lenge oppdraget gjelder.
• Skriv opp alle oppgavene, også lønn, årsoppgjør og rapporter. Det som ikke står der, er ikke avtalt.
• Avtalen bør si når du leverer bilag, hva du betaler, og hvordan dere sier opp.
• Regnskapsføreren trenger skriftlig fullmakt for å opptre for deg overfor bank og myndigheter.
• Avklar hvordan du får regnskapet og dataene med deg når dere slutter.