Merverdiavgift for småbedrifter: registrering, faktura og fradrag

Merverdiavgift for småbedrifter: hvem må registrere seg

Merverdiavgift, ofte kalt mva, er en avgift på salg av varer og tjenester. Den er ikke en kostnad for bedriften. Du krever inn avgiften fra kunden, trekker fra den mva du selv har betalt på innkjøp, og leverer mellomlegget til staten. Du fungerer altså som innkrever.

Plikten til å registrere seg står i merverdiavgiftsloven § 2-1. Næringsdrivende skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret når omsetning og uttak som er omfattet av loven til sammen har oversteget 50 000 kroner i en periode på tolv måneder. For veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner er grensen 140 000 kroner.

Tolv måneder betyr en rullerende periode, ikke kalenderåret. Du ser på de siste tolv månedene, regnet bakover fra i dag, hver gang du selger noe. Det er også bare omsetning som er omfattet av loven som teller. Salg som er unntatt, for eksempel helsetjenester eller utleie av næringslokaler, regnes ikke med.

Eier du flere virksomheter, skal de registreres som ett avgiftssubjekt (§ 2-2). Har du for eksempel to enkeltpersonforetak, bør du regne omsetningen under ett.

Hvordan du vurderer akkurat når du må registrere deg, og hva som gjelder hvis du vil registrere deg tidlig eller har vært for sen, er egne spørsmål. Her får du oversikten.

Hva du beregner på salget

Er du registrert, skal du beregne merverdiavgift når du selger varer og tjenester. Hovedregelen i § 5-1 er at det beregnes mva med alminnelig sats, som er 25 prosent, med mindre salget er fritatt. Noen typer salg har en lavere sats etter Stortingets vedtak om merverdiavgift, blant annet næringsmidler, persontransport og overnatting. Sjekk alltid hvilken sats som gjelder for det du selger.

Her er en forskjell mange går i fella på. Loven skiller mellom to ting som begge gir «ingen mva» for kunden:

Unntak fra loven betyr at salget ikke er omfattet. Det er ingen mva på salget, og du har ikke rett til fradrag for mva på kostnadene som hører til dette salget. Helsetjenester, undervisning og utleie av næringslokaler er typiske eksempler.

Fritak for merverdiavgift betyr at salget er omfattet, men at du beregner 0 i avgift. Du har da fradragsrett. Eksport av varer er et eksempel.

Det betyr mye for lønnsomheten. Har du bare unntatt salg, skal du ikke registreres og får heller ikke trekke fra mva på innkjøpene dine. Har du fritatt salg, er du registrert og får trekke fra.

Fakturaen

Bare den som er registrert, kan oppgi mva-beløp på fakturaen eller opplyse i en prisangivelse at prisen inkluderer mva. Det følger av § 15-11. Er du ikke registrert, skal du ikke skrive mva på fakturaen, og du skal ikke legge den til prisen.

Skriver du likevel et beløp som er betegnet som mva uten å være registrert, må du melde fra skriftlig til skattekontoret innen ti dager etter utgangen av måneden fakturaen ble utstedt. Du kan unnlate å melde fra hvis du retter feilen overfor kunden.

Fakturaen kan som hovedregel ikke utstedes før varen eller tjenesten er levert (§ 15-10 tredje ledd, med unntak i forskrift). Hvilke opplysninger en faktura må ha, er forklart i fakturakrav etter bokføringsforskriften.

Fradrag for mva på innkjøp

Registrerte avgiftssubjekter har rett til fradrag for inngående mva på varer og tjenester som er til bruk i den registrerte virksomheten (§ 8-1). Brukes innkjøpet delvis privat eller til noe som ikke er avgiftspliktig, er det bare fradrag for den delen som brukes i den registrerte virksomheten (§ 8-2).

Noen kostnader gir ikke fradrag, selv om de gjelder virksomheten. Etter § 8-3 gjelder det blant annet servering, representasjon, gaver og reklameartikler av mer enn bagatellmessig verdi, og kost til innehaver og ansatte.

For å få fradrag må du også kunne dokumentere kostnaden. Inngående mva må dokumenteres med bilag (§ 15-10 første ledd). Og er betalingen samlet 10 000 kroner eller mer, må den skje via bank eller et foretak med rett til å drive betalingsformidling (§ 8-8). Betaler du en større regning kontant, mister du fradraget.

Har du kjøpt noe før du ble registrert, kan du i noen tilfeller få fradrag også for det, så lenge innkjøpet ble gjort inntil tre år før registreringen og har direkte sammenheng med virksomheten (§ 8-6).

Privat bruk, eksport og andre situasjoner du må kjenne til

Registrerte virksomheter må også beregne mva når de tar noe ut av virksomheten til privat bruk. For tjenester sier merverdiavgiftsloven § 3-22 at det skal beregnes mva når en tjeneste tas ut fra den registrerte virksomheten til privat bruk eller andre formål utenfor virksomheten.

Selger du varer ut av landet, er salget fritatt for merverdiavgift (§ 6-21). Du beregner da ingen mva, men beholder fradragsretten på kostnadene. Det er en av grunnene til at eksportører ofte får penger tilbake fra staten i stedet for å betale inn.

Har du både avgiftspliktig salg og salg som er unntatt, for eksempel et lokale du leier ut ved siden av hovedvirksomheten, må du fordele mva på felleskostnader. Hovedregelen er at du bare har fradrag for den delen som brukes i den registrerte virksomheten (§ 8-2).

Tenk også på prisene dine før du registrerer deg. Selger du til private kunder, kan du ikke trekke mva fra kundens regning. Enten må du øke prisen med 25 prosent, eller du må ta avgiften av din egen margin. Selger du til andre registrerte bedrifter, spiller det mindre rolle for dem, fordi de kan trekke fra mva selv.

Skattemelding og kontroll

Den som er registrert, skal levere skattemelding for merverdiavgift (skatteforvaltningsloven § 8-3). Hvor ofte, og med hvilke frister, følger av forskrift og av det du får beskjed om når du blir registrert. Du oppgir omsetningen, utgående mva og fradragsberettiget inngående mva.

Gjør du feil, kan Skatteetaten endre fastsettingen og ilegge tilleggsskatt hvis du har gitt uriktige eller ufullstendige opplysninger. Grunnsatsen er 20 prosent av den skattemessige fordelen (skatteforvaltningsloven § 14-5). Skattekontoret kan ta opp saken til endring i fem år etter utgangen av skattleggingsperioden, og i ti år hvis det er snakk om skjerpet tilleggsskatt eller straffesak.

Bokføring er et eget krav, og er forklart i bokføringsplikt for småbedrifter.

Kort oppsummert

• Merverdiavgift for småbedrifter starter med registrering når omsetningen har oversteget 50 000 kroner de siste tolv månedene.
• Etter registrering beregner du mva på salget, vanligvis 25 prosent, og viser den på fakturaen.
• Du trekker fra inngående mva på innkjøp til virksomheten, men ikke på servering, representasjon og gaver over bagatellgrensen.
• Fradraget krever bilag, og betaling på 10 000 kroner eller mer må gå via bank.
• Skattemeldingen for mva leverer du så ofte som forskriften og Skatteetaten krever.