Hvordan fører jeg fakturaer som ikke er betalt ved årsskiftet?

Kundefordringer: inntekten hører til året du leverte

Etter skatteloven § 14-2 tas en inntekt med det året du får en ubetinget rett til betaling. Har du levert varen eller tjenesten og sendt faktura i 2026, er det inntekt i 2026, selv om kunden betaler i februar 2027. Fakturaen står da som en kundefordring i balansen per 31. desember.

Hold en kundeoversikt (kundereskontro) med hver faktura og hver innbetaling. Bokføringsloven § 5 krever at du kan lage en kundespesifikasjon med inngående og utgående saldo for hver kunde. Ved årsslutt skal summen i kundeoversikten være den samme som kundefordringene i regnskapet. Gå gjennom listen faktura for faktura og se om noe er betalt uten å være registrert, eller om noe burde vært kreditert.

En faktura som er sendt med feil beløp eller til feil kunde, skal ikke slettes. Bokføringsforskriften § 5-2-7 sier at når det sendes et nytt salgsdokument i stedet for et som allerede er sendt, skal det også utstedes en kreditnota (et salgsdokument med negativt beløp) som reverserer det opprinnelige. Kreditnotaen bokføres når den utstedes, og mvaen på den tas med i mva-meldingen for den terminen.

Leverandørgjeld: kostnaden hører til året du fikk varen

Samme prinsipp gjelder kjøp. En kostnad trekkes fra det året det oppstår en ubetinget forpliktelse til å betale. Fikk du varen eller tjenesten i desember, er det en kostnad i desemberåret, også når fakturaen først kommer i januar. Ubetalte leverandørfakturaer står som leverandørgjeld.

Vent derfor med å avslutte året til de første januarfakturaene har kommet. Gå gjennom dem og før dem som gjelder fjoråret, som påløpte kostnader per 31. desember. Leverandøroversikten skal også stemme med regnskapet. Mange leverandører sender en saldooversikt hvis du ber om det, og den kan du sammenligne med din egen.

Merverdiavgiften følger fakturaen

Merverdiavgiftsloven § 15-9 sier at mvaen skal med i mva-meldingen for den terminen dokumentasjonen er utstedt. En faktura datert 15. desember 2026 skal med i mva-meldingen for november og desember, med frist 10. februar 2027. Det gjelder selv om kunden ikke har betalt. Du kan altså måtte betale mvaen til staten før du har fått pengene fra kunden.

For leverandørfakturaer virker regelen motsatt vei. Fradraget for inngående mva hører til terminen fakturaen er datert, uavhengig av når du betaler den.

Når kunden ikke betaler

Skatteloven § 14-5 sier at det som hovedregel ikke tas hensyn til nedskrivning av fordringer når inntekten fastsettes. For kundefordringer er det unntak. Konstaterte tap kan trekkes fra. I tillegg kan du skrive ned kundefordringene for forventet tap etter en formel som bygger på konstaterte tap og kredittsalg de to siste årene, ganget med et faktortall departementet fastsetter. En ny virksomhet kan i stedet trekke fra 2 prosent av kundefordringene ved utgangen av etableringsåret og de to neste årene. Nedskrivningen tas til inntekt igjen året etter, og det gjøres en ny.

For mvaen sier merverdiavgiftsloven § 4-7 at du kan korrigere den utgående mvaen når en fordring er endelig konstatert tapt fordi kunden ikke kan betale. Gjelder fordringen en nærstående, faller retten bort etter 24 måneder.

I regnskapet til et AS skal kundefordringene ikke stå høyere enn det du faktisk regner med å få inn. Er kunden gått konkurs, se hva du gjør når en kunde går konkurs. Er kunden uenig i fakturaen, se når kunden bestrider fakturaen.

Kort oppsummert

• Ubetalte fakturaer ved årsskiftet står som kundefordringer eller leverandørgjeld i balansen.
• Inntekten hører til året du leverte, og kostnaden til året du fikk varen eller tjenesten.
• Mvaen følger fakturadatoen, ikke betalingen.
• Kundeoversikten og leverandøroversikten skal stemme med regnskapet per 31. desember.
• Tap på kunder gir fradrag og mva-korreksjon når tapet er konstatert, og en ny virksomhet kan skrive ned 2 prosent de første årene.