Hvordan avstemmer jeg bank og regnskap før årsslutt?

Hvorfor bankavstemming er en del av årsoppgjøret

Bokføringsloven § 4 krever at alle transaksjoner bokføres fullstendig og nøyaktig. Bankkontoen er den enkleste kontrollen på det, fordi banken har sin egen oversikt over hver krone inn og ut.

Bokføringsforskriften kapittel 6 handler om dokumentasjon av balansen (oversikten over eiendeler og gjeld per 31. desember). Etter § 6-2 skal bankinnskudd og lånegjeld dokumenteres med oppgaver fra banken over mellomværendet. Kontantbeholdningen skal telles ved årets slutt, det skal gå fram hvem som talte og når, og differanser skal forklares.

Bokføringen skal dessuten være à jour innen fristene for mva-melding og annen rapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (bokføringsloven § 7). Har bedriften færre enn 600 bilag i året, holder det at regnskapet er à jour innen rapporteringsfristene. Regler om hvilke krav som gjelder for små bedrifter, står i artikkelen om bokføringsplikt.

Typiske differanser og hva de betyr

• Gebyrer og renter som banken har trukket eller godskrevet, men som ikke er bokført.
• En innbetaling eller utbetaling som er bokført to ganger.
• Beløp ført på feil konto, for eksempel sparekontoen i stedet for driftskontoen.
• Innbetalinger gjennom Vipps, kortterminal eller nettbutikk der gebyret er trukket fra før pengene kommer inn. Salget skal bokføres med fullt beløp og gebyret som egen kostnad.
• Betalinger som er registrert i regnskapet i desember, men som banken først trakk i januar. Det er en tidsforskjell som skal stå på avstemmingen, ikke noe som skal rettes.
• Private utgifter betalt fra firmakontoen. I et enkeltpersonforetak bokføres de som uttak (penger eieren tar ut til seg selv). I et AS er det noe annet, se lån fra eget AS og private utgifter på firmakontoen.

Mer enn driftskontoen skal stemme

Lån avstemmes mot bankens oppgave over restgjeld. Renter for desember som banken trekker i januar, hører som regel til året før og føres som påløpt kostnad. Kredittkort avstemmes mot kortutskriften, og kontanter telles fysisk.

Avstem også kunde- og leverandøroversiktene mot regnskapet. En innbetaling som er ført på feil kunde, ser ut som om den ene kunden har betalt for mye og den andre for lite. Slike feil viser seg ofte først når du sammenligner banken med kundeoversikten.

Når du ikke finner differansen

Noen differanser er vanskelige å finne. Disse grepene hjelper ofte:

• Er differansen delelig med 9, er to sifre ofte byttet om. Et beløp på 1 540 kroner ført som 1 450 kroner gir en differanse på 90.
• Er differansen lik et beløp du kjenner igjen, søker du etter beløpet i både bankutskriften og regnskapet.
• Avstem måned for måned bakover til du finner måneden der tallene sluttet å stemme.

Bokfør aldri en differanse du ikke kan forklare, på en tilfeldig konto bare for å få tallene til å gå opp. Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser at de er berettiget (bokføringsloven § 10). En uforklart differanse betyr at noe mangler eller er ført feil, og den kan komme fram igjen ved et bokettersyn.

Kort oppsummert

• Bankavstemming er å sjekke at saldoen i regnskapet er lik bankens saldo per 31. desember, og forklare hver differanse.
• Bankinnskudd og lån skal dokumenteres med oppgaver fra banken, og kontanter skal telles.
• Typiske feil er gebyrer som mangler, doble føringer og innbetalinger fra Vipps og kortterminal.
• Lagre avstemmingen og bankens oppgave som dokumentasjon.
• Avstem hver måned, så blir årsslutt enklere.