Kunden bestrider fakturaen og nekter å betale noe – hva gjør jeg?

Skill mellom det kunden nekter, og det kunden bare er stille om

En reell bestridelse krever at kunden faktisk sier fra om hva som er galt, ikke bare lar fakturaen ligge ubetalt uten forklaring. Sier kunden ingenting og bare unnlater å betale, er det en forsinket betaling, ikke en tvist, og da kan du gå den vanlige veien med purring og forsinkelsesrente. Kommer det derimot en konkret innsigelse, for eksempel at gulvet var skjevt lagt eller at en leveranse manglet deler, har du en reell tvist om deler av kravet på hendene. William fikk først bare stillhet fra kunden i to uker, og valgte å sende en purring med vanlig frist før han i det hele tatt visste at kunden hadde innsigelser mot arbeidet.

Et omtvistet krav kan du ikke sende til inkasso før det er avklart

Inkassoselskaper og inkassobyråer skal ikke drive inn krav som er reelt bestridt, fordi inndrivelse forutsetter at kravet er klart og ubestridt. Sender du et omtvistet krav videre likevel, risikerer du at inkassosaken stanses og at du må starte på nytt etter at tvisten er løst en annen vei. Det du derimot kan gjøre, er å svare kunden skriftlig på innsigelsen med en gang, forklare hvorfor du mener arbeidet var i orden, og be om en konkret begrunnelse hvis den ikke allerede foreligger. William svarte kunden med bilder av arbeidet og en beskrivelse av hva som var avtalt, og ba om at kunden pekte nøyaktig på hvilken del av gulvet som var skjevt.

Krev betaling for den uomtvistede delen med en gang, ikke vent på hele avklaringen

Er bare en del av fakturaen bestridt, for eksempel materialkostnadene men ikke arbeidstimene, har du krav på å få betalt den delen kunden ikke har innsigelser mot uten å vente på at hele saken avklares. Skriv en tydelig fordeling i kravet ditt, slik at kunden ikke kan bruke en liten innsigelse som unnskyldning for å holde tilbake hele beløpet. Nekter kunden å betale selv den uomtvistede delen, er det denne delen som bør gå videre til forliksrådet, mens den reelt omtvistede resten venter til dere er enige eller til en dom avklarer den. William fikk betalt for arbeidstimene med en gang han skilte dem tydelig fra materialkostnadene i kravet sitt.

Dokumentasjonen din avgjør om forliksrådet tror på deg eller kunden

Ta bilder underveis i arbeidet, ikke bare etter at det er ferdig, og noter avvik fra opprinnelig avtale skriftlig med en gang de oppstår, ikke i etterkant når hukommelsen er upresis. Var arbeidet i tråd med det som var avtalt, har du som leverandør etter kjøpsloven § 39 et solid utgangspunkt, siden en kunde ikke kan heve eller nekte betaling for annet enn det som utgjør et vesentlig kontraktbrudd. Vurderer du å tilby en delvis kreditnota for å bli ferdig med saken, skriv alltid en kort oppgjørserklæring om at kreditnotaen er endelig, slik at den ikke åpner for nye krav senere. William endte med å gi et lite prisavslag på den delen av gulvet kunden pekte på, mot at kunden skriftlig bekreftet at saken dermed var avsluttet.

«Kunden bestrider faktura» uten grunnlag koster mest å la ligge ubehandlet

Er beløpet lite og innsigelsen tydelig grunnløs, er det sjelden verdt å bruke advokat før forliksrådet, siden kostnaden ved juridisk bistand raskt kan overstige selve kravet. Er beløpet stort, eller er innsigelsen komplisert og teknisk, for eksempel en påstand om at hele håndverksarbeidet må gjøres om, er en kort samtale med en advokat før du svarer kunden skriftlig ofte verdt kostnaden, fordi et dårlig formulert svar kan svekke posisjonen din i en senere sak. Spør advokaten spesifikt om hvordan du bør formulere svaret på innsigelsen, og om du bør kreve betaling for den uomtvistede delen med en gang eller vente til hele saken er avklart. La aldri en bestridt faktura bli liggende ubesvart i flere uker bare fordi du håper kunden glemmer den, for stillheten kan i seg selv bli tolket som at du aksepterer innsigelsen. William brukte ikke advokat i sin egen sak, siden beløpet var moderat og innsigelsen klart avgrenset til én del av arbeidet, men han ba en kollega i bransjen lese igjennom svaret før han sendte det.

Kort oppsummert

• Kunden bestrider faktura reelt først når det kommer en konkret innsigelse, ikke bare når betalingen uteblir.
• Et reelt omtvistet krav skal ikke sendes til inkasso før tvisten er avklart mellom deg og kunden.
• Krev betaling for den uomtvistede delen av fakturaen med en gang, uten å vente på at hele saken løses.
• Dokumenter arbeidet underveis med bilder og skriftlige avvik, ikke først når kunden allerede har reist en innsigelse.
• Gir du et prisavslag for å avslutte saken, få skriftlig bekreftelse på at oppgjøret er endelig før du utsteder kreditnota.