Eierseksjonsloven

§ 6b — Sikker oppbevaring av styrepapirer

Har dere permer fulle av gamle papirer på et støvete loft? Styret har plikt til å lagre sameiets dokumenter trygt, og de må alltid være tilgjengelige fra Norge.

Kort svar

Styret må passe godt på sameiets viktige papirer. De skal lagres på en trygg måte, for eksempel i en sikker sky-løsning. Dokumentene må være tilgjengelige fra Norge, slik at de ikke forsvinner hvis for eksempel en server i utlandet slettes.

Paragraftekst

Styret skal utarbeide og oppbevare dokumentasjon som det er krav om etter loven, på en trygg og forsvarlig måte. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig fra Norge. Krav om at dokumentasjon skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger. Departementet kan i forskrift gi bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som er egnet format på dokumentasjonen, hva som skal regnes som trygg og forsvarlig utarbeidelse og oppbevaring, og om sikkerhetsnivå for signatur.— Kilde: Lovdata

Hva betyr dette på vanlig norsk?

Når et årsmøte er ferdig, eller styret har tatt en viktig beslutning om å bytte taket, oppstår det papirer. Årsmøteprotokoller, styrevedtak, kvitteringer og kontrakter med håndverkere er alle dokumenter sameiet eier.

Loven gir styret ansvaret for at disse ikke forsvinner, brenner opp i en skuff, eller kastes ved en feiltakelse når en styreleder flytter. Det er et krav om "trygg og forsvarlig" lagring.

Dette betyr heldigvis ikke at dere trenger et brannsikkert arkivskap i kjelleren. Paragrafen sier tydelig at elektronisk lagring er tillatt og like bra som papir. Mange velger derfor å bruke funksjonene for arkivering som finnes i digitale portaler hos forretningsføreren (som OBOS eller andre).

Kravet om at de skal være "tilgjengelig fra Norge" betyr at selv om filene ligger i en internasjonal skytjeneste (som Google Drive eller Microsoft OneDrive), må de kunne hentes ned og leses av noen i Norge uten hindringer.

Eksempel

Eksempel · Det forsvunne tak-vedtaket

Per var styreleder for tre år siden og hadde alle styrepapirene på sin private datamaskin. Da han solgte leiligheten, slettet han alt. I dag krangler sameiet med en entreprenør om en lekkasje på taket, og de trenger avtalen som ble inngått den gangen. Siden avtalen ble slettet, har sameiet et kjempeproblem. Dette er et brudd på § 6 b. Styret førte ikke et forsvarlig arkiv.

Vanlige feil

Å lagre årsmøteprotokoller kun på styrelederens private e-post eller PC
Å ikke overlevere gamle permer og tilganger når et nytt styre overtar
Å kaste viktige protokoller fordi man rydder opp (mange dokumenter skal oppbevares evig)

Hva bør du gjøre?

Styret bør opprette en felles lagringsplass som tilhører styret, ikke personen. Et felles digitalt styre-arkiv (ofte levert av en profesjonell forretningsfører) er tryggest. Legg inn alle protokoller der som PDF-filer så snart de er signert.

Når du trer av som styreleder, er din siste og viktigste oppgave å gi de nye styremedlemmene tilgang til arkivet, og sikre at ingen tråder brytes.

Dumme spørsmål

Hvor lenge må vi ta vare på gamle papirer?

Årsmøteprotokoller, vedtekter og viktige kontrakter for store byggeprosjekter bør i praksis oppbevares for alltid. Du vet aldri når noen graver i en historisk rettighet om et fellesareal 20 år senere. Fakturaer og regnskapspapirer har derimot fastsatte slettefrister (ofte 5 år etter regnskapsloven).

Må vi signere årsmøteprotokollen med kulepenn på papir?

Nei. Du kan bruke elektronisk signatur. Loven åpner for at "skriftlig" og "signert" også gjelder digitale løsninger, for eksempel BankID.