Eierseksjonsloven
§ 53 — Plikten til å skrive og signere en møteprotokoll
Du husker kanskje hvem som vant avstemningen, men hvis det ikke står i protokollen, skjedde det aldri. Dette er reglene for det viktigste papiret i sameiet.
Kort svar
Møtelederen har et lovfestet ansvar for å skrive et referat (protokoll) fra årsmøtet. Dette dokumentet må liste opp alle saker og vise hva resultatet av alle avstemninger ble. Protokollen må signeres av møtelederen og én beboer til, og den skal alltid være tilgjengelig for alle eiere.
Paragraftekst
Hva betyr dette på vanlig norsk?
Etter et to timer langt årsmøte med bråk og voteringer, har ingen noe minne om nøyaktig hva som ble vedtatt, og i alle fall ikke en kjøper fem år senere. Loven krever derfor at alt skal "festes til papiret".
Selve arbeidet er møtelederens plikt (se § 47). Loven stiller ingen strenge krav til hvordan den skrives (det trenger ikke være ordrett referat av hvem som sa hva). Den skal ha en liste over hvilke saker som ble behandlet (for eksempel "Sak 3: Maling av fasade"), og nøyaktig hva den endelige og bindende beslutningen ble (for eksempel: "Beslutning: Vedtatt med 10 mot 4 stemmer at bygget males grønt").
Dobbelt-signatur: For å unngå at en korrupt møteleder går hjem og forfalsker protokollen etter eget ønske, krever loven to signaturer. Som en av de faste punktene ved starten av møtet, må forsamlingen velge én av beboerne i salen som skal være "medundertegner". Dette fungerer som en uavhengig vitnesignatur. Denne beboeren skal lese gjennom protokollen og skrive under på at innholdet faktisk stemmer med det vedkommende hørte under møtet.
Når protokollen er signert, gjelder den, og styret må lagre den trygt og dele den med alle som eier leilighet der.
Eksempel
Eksempel · Det udokumenterte balkongvedtaket
Kari og Ola vil bygge balkong. De spør styret om det er greit. Styret svarer: "Årsmøtet for fem år siden sa vel at det var greit for alle?". Kari ringer kommunen for å søke om byggetillatelse, og kommunen krever at Kari legger ved vedtaket fra årsmøtet i sameiet. Styret leter i papirene, men finner ingen årsmøteprotokoll fra det året — møtelederen den gangen gadd ikke å skrive den. Siden protokollen ikke finnes, finnes ikke det juridiske vedtaket. Kari må vente et helt år til neste årsmøte for å få et nytt vedtak, slik at hun kan få en gyldig signert protokoll å sende til kommunen.
Vanlige feil
- Å føre opp et referat fra diskusjonen ("Ola var veldig sint i dag"), men glemme å skrive ned nøyaktig hva det endelige vedtaket ble
- Møtelederen glemmer å be forsamlingen velge en medundertegner i starten av møtet, slik at de mangler den lovpålagte andre signaturen i etterkant
- Styret gjemmer protokollen og nekter beboerne innsyn fordi "saken var konfidensiell". Loven gir *alle* eiere ubetinget rett til å se den.
Hva bør du gjøre?
Som styre/møteleder: Ta med en utskrift av sakslisten til møtet. Der kan du skrive antall stemmer for og imot i margen etter hvert som møtet skrider frem. Da blir det superenkelt å renskrive protokollen (ofte som en PDF) samme kveld, og få vitnet til å signere den dagen etter. Last den rett opp i Vibbo/Bate-portalen eller send den på e-post til alle, slik at § 6 b (krav til trygg oppbevaring) oppfylles umiddelbart.
Dumme spørsmål
Får jeg se protokollen hvis jeg leier leiligheten, og ikke eier den?
Selve eierseksjonsloven sier "tilgjengelig for seksjonseierne", så du har ikke et direkte lovfestet krav mot styret for å se den som leietaker. Men du kan alltids be eieren du leier av (huseieren din) om å laste den ned og videresende den til deg, spesielt hvis den inneholder ordensregler du skal følge.
Hva om vitnet ("medundertegneren") nekter å signere fordi de er uenige i at taket skal byttes?
Vitnet signerer ikke for å vise at de er *enige* i det som ble bestemt. De signerer for å bekrefte at *dette var det flertallet i rommet stemte*. Nekter de trossent å signere fordi de er sure over at deres eget forslag tapte, er det brudd på oppgaven de påtok seg, og det kan måtte lages et notat om hendelsen, og be vitne nummer to om å signere (det er derfor mange velger *to* medundertegnere ved møtestart, for sikkerhets skyld).