§ 5-16. Protokoll fra generalforsamlingen

Etter hver generalforsamling skal det finnes en protokoll, altså et skriftlig referat med det som ble bestemt. Møtelederen har ansvaret for at den føres.

Innholdet er regulert. Protokollen skal vise når møtet ble holdt og hvilken møteform som ble brukt. Beslutningene skal tas inn sammen med resultatet av avstemningene. Den skal også oppgi antall avgitte stemmer og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen stemmene representerer. Tallene skal vises samlet og for og mot hver enkelt beslutning, så langt det har betydning for resultatet. Fortegnelsen over deltakerne etter § 5-13 skal stå i protokollen eller ligge ved.

Protokollen må undertegnes av møtelederen og minst en annen person som generalforsamlingen har valgt blant deltakerne. Både protokollen og fortegnelsen skal oppbevares forsvarlig så lenge selskapet eksisterer. Aksjeeierne har rett til å se protokollen hos selskapet.

Paragrafen henger sammen med flere andre. Møtelederen velges eller pekes ut etter § 5-12. Stemmetallene har betydning fordi flertallskravene varierer. Alminnelig flertall etter § 5-17 er flertall av avgitte stemmer, vedtektsendring etter § 5-18 krever to tredeler av både stemmer og representert kapital, § 5-19 krever mer enn ni tideler for bestemte beslutninger, og § 5-20 krever at alle eierne samtykker for enkelte vedtak. § 5-7 om forenklet generalforsamlingsbehandling viser til denne paragrafen.

Eksempel: Det stemmes over en vedtektsendring. Protokollen må vise hvor mange stemmer som ble avgitt for og mot og hvor stor del av aksjekapitalen de representerer, slik at det går an å se om kravet om to tredeler er oppfylt.