Styreleder i borettslag eller sameie: en praktisk guide til første år

Hva loven gir deg i oppgave

Et borettslag skal ha et styre med minst tre medlemmer, og bare myndige personer kan sitte i det (burettslagslova § 8-1). Også et sameie skal ha styre og en leder, med tre medlemmer hvis ikke vedtektene sier noe annet. Generalforsamlingen i borettslaget, eller årsmøtet i sameiet, velger styret og velger styrelederen særskilt. Styremedlemmene sitter i to år hvis ikke noe annet er bestemt.

Oppgaven til styret er den samme i begge: å sørge for drift og vedlikehold og for forvaltningen i samsvar med lov, vedtekter og vedtak. I borettslaget heter det at styret skal lede virksomheten og kan ta alle avgjørelser som ikke er lagt til andre (burettslagslova § 8-8). I sameiet står tilsvarende i eierseksjonsloven § 57, og § 58 sier at styret tar alle beslutninger som ikke er lagt til andre organer.

Du som leder har noen oppgaver loven nevner uttrykkelig. Du sørger for at styret møtes så ofte det trengs, og du leder styremøtene. Du bestemmer om saker tas i fysisk møte eller på annen måte, men alle styremedlemmer kan kreve fysisk møte. Du leder også generalforsamlingen eller årsmøtet, med mindre møtet velger en annen møteleder. I sameiet kan du dessuten saksøkes på vegne av alle eierne i saker om felles rettigheter og plikter.

De første ukene: skaff oversikt

Det første du trenger, er kunnskap om hva laget eller sameiet har forpliktet seg til. Be den forrige lederen eller forretningsføreren om:

1. vedtektene og eventuelle ordensregler
2. protokollene fra de siste generalforsamlingene eller årsmøtene og styremøtene
3. siste årsregnskap og budsjett
4. avtaler med forretningsfører, vaktmester, forsikringsselskap og andre leverandører
5. oversikt over lån, pant og planlagt vedlikehold

Styret i sameiet skal utarbeide og oppbevare dokumentasjonen loven krever, på en trygg og forsvarlig måte (eierseksjonsloven § 6 b). Elektroniske løsninger er tillatt.

Avtalen med forretningsføreren er en av de viktigste. Et borettslag skal ha forretningsfører med mindre vedtektene bestemmer noe annet, og avtalen kan sies opp med seks måneders varsel hvis ikke noe annet er avtalt (§ 8-10). Sameiet trenger ikke forretningsfører, men årsmøtet kan beslutte det med vanlig flertall. Styret kan delegere deler av beslutningene til forretningsføreren, og forretningsføreren kan binde eierne i saker om vanlig vedlikehold og drift. Styret avgjør likevel hva som blir overlatt til vedkommende.

Årskalenderen: møter, regnskap og generalforsamling

Det som styrer året, er den ordinære generalforsamlingen. Den skal holdes innen utgangen av juni hvert år. Styret skal i god tid varsle om dato og om siste frist for å melde inn saker. Eierne har rett til å få sakene sine behandlet hvis de melder dem inn før fristen.

Innkallingen skal sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet, og skriftlig. Regnskapet, eventuell årsmelding og revisjonsmelding skal sendes til eierne senest åtte dager før møtet i et borettslag, og en uke før i et sameie. Generalforsamlingen kan som hovedregel ikke vedta saker som ikke står i innkallingen. Skriv derfor innkallingen presist. Hvordan generalforsamlingen i borettslaget og årsmøtet i sameiet fungerer, har egne artikler.

Styret avgjør om møtet skal holdes fysisk eller digitalt. Krever minst to eiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene et fysisk møte, må det holdes slik. Protokollen skal føres av møtelederen og signeres av ham eller henne og minst én eier som møtet utpeker.

Mellom generalforsamlingene er det styremøtene som er hverdagen din. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, og står det likt, gjelder det møteleder har stemt for. De som stemmer for en endring, må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. Styret skal føre protokoll over sakene, og alle som deltok, skal signere den.

Det hjelper å sette opp en årsplan med faste tidspunkter. Styremøter med noen ukers mellomrom, regnskap klart i februar eller mars, innkalling i mai og møtet i begynnelsen av juni gir deg tid til å rette opp feil før frister går ut. Legg inn vedlikehold som må skje sesongmessig, som taksjekk om høsten og vårrengjøring av sluk og takrenner, så de ikke blir glemt.

Hva styret kan bestemme alene

Styrets makt er bred, men ikke ubegrenset. I borettslag kan styret ikke uten samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedeler gjøre vedtak om ombygging, påbygging eller andre endringer av bygg og grunn som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, salg eller kjøp av fast eiendom, eller lån med pant foran innskuddene. Det samme gjelder tiltak utover vanlig forvaltning som gir økonomisk ansvar for mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9).

I sameiet gjelder tilsvarende. Saker som krever to tredjedeler på årsmøtet, som omgjøring av fellesareal og endringer av bygg utover vanlig vedlikehold, kan ikke styret avgjøre. Noen vedtak krever at alle seksjonseierne uttrykkelig sier ja.

Styret skal følge generalforsamlingens vedtak, men skal ikke etterkomme et vedtak som strider mot lov eller vedtekter (§ 8-15 i borettslagsloven).

Egne interesser og ansvar

Ingen i styret skal gjøre noe som gir noen en urimelig fordel til skade for andre eiere eller laget. Som styremedlem kan du ikke delta i en sak der du selv eller noen som står deg nær har en klar personlig eller økonomisk særinteresse (§ 8-14 i borettslaget, § 59 i sameiet). Skal laget kjøpe tjenester fra firmaet til et styremedlem, må vedkommende holde seg unna beslutningen.

Den som forsettlig eller uaktsomt volder tap for laget, andelseierne eller andre i egenskap av styremedlem, plikter å erstatte tapet (burettslagslova § 12-1). Ansvar forutsetter altså forsett eller uaktsomhet. Uforsiktig bruk av midler eller avtaler inngått uten myndighet kan komme inn under det. Styret binder i utgangspunktet laget utad, men har det overskredet myndigheten sin, er avtalen ikke bindende hvis motparten visste eller burde ha forstått det. For sameier finnes en egen artikkel om styremedlemmers erstatningsansvar.

Kort oppsummert

• Som styreleder leder du styret og møtene, og i utgangspunktet også generalforsamlingen eller årsmøtet.
• Første år handler om å skaffe oversikt over vedtekter, avtaler, regnskap og protokoller.
• Ordinær generalforsamling skal holdes innen utgangen av juni, med innkalling minst åtte og høyst tjue dager før.
• Kjøp og salg av eiendom, ombygging og store lån krever to tredjedeler av generalforsamlingen, ikke bare styret.
• Du skal ikke delta i saker der du har en klar særinteresse, og tap du volder uaktsomt kan gi erstatningsansvar.