Slik dokumenterer du kommunikasjonen med utleier
Du dokumenterer kommunikasjonen med utleier best ved å ta viktige avtaler, varsler og krav skriftlig, for eksempel på e-post, og ved å lagre alt du sender og får. Etter en telefonsamtale sender du en kort e-post som sier hva dere ble enige om. Husleieloven krever skriftlighet bare på enkelte punkter, men i en tvist er det det skriftlige sporet som viser hva som ble sagt og når. En melding som er sendt på en forsvarlig måte, kan avsenderen regne som gitt i tide selv om den kommer forsinket eller ikke fram (§ 1-5).
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva loven krever av skriftlighet
Husleieloven stiller ikke noe generelt krav om at alt skal skrives ned. En leieavtale kan være muntlig, men skal settes opp skriftlig hvis en av partene krever det (§ 1-4). På noen punkter krever loven uttrykkelig skriftlighet. Utleiers oppsigelse må være skriftlig og begrunnet (§ 9-7). Leierens protest mot den må være skriftlig (§ 9-8), og det samme gjelder utleierens erklæring om å heve leieavtalen (§ 9-9). Et varsel om endret leie skal også være skriftlig (§ 4-2).
For leierens egen oppsigelse nevner § 9-4 ikke noe formkrav. Om du bør skrive den, står i artikkelen om oppsigelse fra leietaker.
Loven forklarer ikke her hvilke former som regnes som skriftlig. Der loven setter et krav, er det tryggeste et brev eller en e-post du kan vise fram. En telefonsamtale holder ikke.
Slik dokumenterer du kommunikasjonen med utleier i praksis
Bruk e-post som hovedkanal. Hver e-post tar for seg ett tema, med en emnelinje som sier hva det gjelder, for eksempel «Fuktskade på badet, meldt 3. mars». Da blir tråden lett å finne igjen, og du kan vise et tydelig forløp.
Ringer du eller snakker med utleier på døra, følger du opp samme dag: «Takk for praten i dag. Som avtalt kommer rørlegger torsdag mellom 10 og 12.» Svarer utleier ikke på rettelser, har du i hvert fall et tidfestet notat om hva du forsto.
Skriver dere på sms eller i en chat, tar du skjermbilder som viser nummer eller navn, dato og hele samtalen. Ikke slett meldinger før saken er avsluttet. Lagre alt på et sted du kan hente det fram igjen, og ta en kopi i skyen eller på en annen enhet.
Skriv nøkternt og konkret. Ta med dato, hva som er galt, hva du ber om og en rimelig frist. En melding som sier «det har lekket på badet siden 12. januar, vennligst utbedre innen 14 dager» er lettere å bruke senere enn en lang tekst om hvor irritert du er. Hold hvert krav for seg, slik at svaret kan knyttes til ett krav om gangen.
Vedlegg som bilder, kvitteringer og faktura legger du ved samme e-post som du omtaler dem i. Da henger bevisene sammen med utsagnet.
Når meldingen ikke kommer fram
Gir en part melding i samsvar med loven og sender den på en måte som etter forholdene er forsvarlig, kan avsenderen gjøre gjeldende at meldingen er gitt i tide, selv om den blir forsinket eller ikke kommer riktig fram. Det står i § 1-5. Regelen gjelder ikke hvis noe annet framgår.
Hvilken sendemåte som er forsvarlig, sier loven ikke noe om. Det avhenger av forholdene: en adresse utleier har oppgitt i kontrakten eller selv brukt, er et bedre valg enn en adresse du har gjettet. For deg som avsender betyr regelen at du bør kunne vise hva du sendte, når og hvor. Lagre den sendte e-posten, og ta vare på kvitteringen hvis du sender med post. Uten et slikt spor må du lete etter andre bevis hvis mottakeren hevder at han aldri fikk noe.
Fristene dine følger kalenderen
Fristene i husleieloven regnes etter reglene i domstolloven §§ 146, 148 og 149 (§ 1-6). Dagen du sendte meldingen, er derfor viktig, og den bør framgå av beviset ditt. Slik dokumentasjon betyr mest for frister som kan koste deg rettigheter, som tidspunktet for å melde en mangel (§ 2-8: innen rimelig tid etter at du burde ha oppdaget den) og protest mot en oppsigelse (én måned fra du mottok den).
Rasmus og fuktflekken
Rasmus leier en leilighet av Siv for 12 000 kroner i måneden. Tirsdag 3. mars oppdager han en fuktflekk i taket på soverommet og ringer Siv. Hun sier at hun skal ta en titt. Samme kveld sender Rasmus en e-post: «Hei Siv. Som vi snakket om i dag, har jeg oppdaget en fuktflekk på ca. 40 × 40 cm i taket på soverommet. Bilder er vedlagt. Kan du se på det i løpet av to uker?»
Etter to uker har ingenting skjedd. Rasmus sender en ny e-post i samme tråd 17. mars med påminnelse. Siv svarer 24. mars at hun har bestilt rørlegger.
Rasmus kan nå vise at Siv visste om fuktflekken fra 3. mars, at han meldte fra uten opphold, og at det gikk tre uker før hun handlet. Det er det han trenger hvis han senere krever retting etter § 2-10, leieavslag etter § 2-11 eller erstatning. Uten e-postene hadde Siv kunnet si at hun først hørte om flekken i mars.
Kort oppsummert
- Du kan dokumentere kommunikasjonen med utleier ved å ta viktige avtaler, krav og varsler skriftlig og lagre alt du sender og mottar.
- Følg opp telefonsamtaler med en kort e-post som oppsummerer det dere ble enige om.
- Husleieloven krever skriftlighet på noen punkter, som oppsigelse, protest og varsel om endret leie.
- Sender du en melding på en forsvarlig måte, kan du gjøre gjeldende at den er gitt i tide selv om den ikke kommer fram (§ 1-5).
- Bevar beviset for når meldingen ble sendt, siden fristene regnes fra datoer.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.