Regnskapsføreren fakturerte mer enn avtalt – hva kan jeg gjøre?

Det avtalte står i oppdragsavtalen

Regnskapsførerloven § 5-2 krever en skriftlig oppdragsavtale som spesifiserer hvilke oppgaver byrået skal utføre. Avtalen er derfor stedet å starte. Finn fram fire ting:

• prisen, og om den er fast per måned, per bilag eller etter medgått tid
• hva som er med i prisen, for eksempel antall bilag, lønnskjøring, mva-meldinger og årsoppgjør
• hva tilleggsarbeid koster, gjerne i en prisliste
• om avtalen gir byrået rett til å justere prisen, og hvordan

Har du fastpris, er spørsmålet om det fakturerte faller utenfor det fastprisen dekker. Har du timepris, er spørsmålet om timene faktisk er brukt på oppdraget ditt. Du kan be om en timeliste som viser hva som er gjort og når. Se også hva timepris er og hvordan du kontrollerer den.

Tilleggsarbeid må være avtalt

Mange avtaler bygger på standard leveransevilkår fra Regnskap Norge. Etter dem skal byrået ta det opp med deg hvis det mener at oppdraget har endret seg. Endringer og tilleggsoppgaver skal avtales skriftlig. Ved mindre endringer holder det at byrået har sendt deg en skriftlig beskrivelse. Byrået skal føre en liste over alle endringer og gi deg en oppdatert oversikt hvis du ber om det.

Har byrået fakturert noe som ikke står i avtalen og ikke i noen endring du har fått skriftlig, må byrået kunne forklare hvorfor du likevel skal betale. Be om endringslisten.

Har du selv bedt om en oppgave som ikke er priset i avtalen, må du som hovedregel betale en rimelig pris for arbeidet. Byrået må da kunne vise hvor mye arbeid som faktisk ble gjort.

Det finnes to vanlige unntak der byrået kan ta mer betalt. Det første er når du selv har levert bilag for sent eller mangelfullt, så byrået må jobbe ekstra for å ta igjen. Da gir vilkårene byrået rett til tilleggshonorar. Det andre er når oppdraget avsluttes. Da kan byrået ta betalt etter medgått tid for å konvertere og overlevere regnskapsmaterialet.

Prisøkning midt i avtalen

En avtalt pris kan ikke endres ensidig uten grunnlag i avtalen. Standardvilkårene regulerer ikke prisjustering, så retten må stå i selve oppdragsavtalen eller i en prisliste avtalen viser til. Har avtalen en slik klausul, sjekk at byrået har fulgt den, for eksempel at varselet kom i tide. Les mer om ensidige endringsklausuler.

Er prisøkningen lovlig varslet, men du vil ikke betale den, er løsningen å si opp. Etter standardvilkårene er oppsigelsestiden tre måneder fra neste månedsskifte, og i den perioden gjelder avtalen slik den er.

Når regnskapsfører fakturerer for mye: slik bestrider du fakturaen

Reager før forfall. Skriv til byrået og:

• vis til fakturanummeret og hvilke linjer du er uenig i
• forklar kort hvorfor, med henvisning til avtalen
• be om timeliste, bilagstelling eller endringsliste for linjene det gjelder
• skriv at du betaler resten innen forfall

Betal den delen du ikke bestrider. Etter standardvilkårene er kunden i vesentlig mislighold hvis forfalt honorar ikke er betalt innen 14 dager etter purring. Da kan byrået heve avtalen og stanse arbeidet. Ved å betale det ubestridte beløpet holder du fast på at striden gjelder et bestemt beløp, og du unngår å gi byrået et hevingsgrunnlag.

Sendes fakturaen til inkasso, skriver du til inkassobyrået at kravet er bestridt, og legger ved det du sendte byrået. Hva som skjer videre, står i kan de fortsette å purre etter at jeg har bestridt kravet.

Hvis dere ikke blir enige

Finanstilsynet skriver selv at uenighet om regnskapsførerens honorar og betaling ligger utenfor tilsynets område. Slike tvister må løses på vanlig måte.

Ta vare på avtalen, fakturaene, e-postene og eventuelle timelister. Det er dette en tvist blir avgjort på.

Et skriftlig forslag til kompromiss løser mange saker. Hvis ikke, er forliksrådet neste steg for de fleste fakturatvister mellom bedrifter, se forliksrådet i fakturasaker mellom bedrifter. Det kan være byrået som tar saken dit for å få betalt, eller du som tar den dit for å få tilbake et beløp du har betalt under protest.

Kort oppsummert

• Når regnskapsfører fakturerer for mye, er oppdragsavtalen og eventuelle skriftlige endringer fasiten.
• Tilleggsoppgaver skal avtales skriftlig, og byrået skal kunne vise en liste over endringer.
• Byrået kan ta mer betalt når du har levert bilag sent, og for overlevering når avtalen slutter.
• Bestrid skriftlig før forfall og betal den delen du er enig i.
• Finanstilsynet behandler ikke honorartvister; de går til forliksrådet.