Hvilke registreringer må på plass før første lønnsutbetaling?

Registrere bedriften som arbeidsgiver i Enhetsregisteret

Arbeidsforholdene til de ansatte skal stå i Aa-registeret, som er NAVs register over arbeidsgivere og arbeidstakere. Arbeidsforholdene kommer inn dit gjennom a-meldingen. For å bli registrert i Aa-registeret må bedriften først være registrert i Enhetsregisteret, og arbeidsforholdene registreres alltid på en underenhet.

En underenhet er virksomheten der aktiviteten faktisk foregår, med sitt eget organisasjonsnummer. Næringsdrivende enheter skal ha minst én underenhet, og én for hver adskilt aktivitet. De fleste aksjeselskaper fikk en underenhet da de ble stiftet. Det er underenhetens organisasjonsnummer som brukes i a-meldingen.

I Samordnet registermelding blir du spurt om virksomheten skal ha ansatte eller andre som skal få lønn eller honorar. Svarte du nei da selskapet ble stiftet, må du sende en endringsmelding og svare ja før første lønn. De fleste slike endringer er gratis å registrere.

Har bedriften aktivitet på flere steder, kan den trenge flere underenheter. Det har betydning for arbeidsgiveravgiften, fordi satsen som hovedregel følger sonen underenheten er registrert i.

Driver du enkeltpersonforetak, gjelder det samme. Foretaket kan ha ansatte, men du kan ikke selv være ansatt i ditt eget enkeltpersonforetak.

Tilgang til a-meldingen i Altinn

Noen må ha rett til å levere a-meldingen for bedriften. I Altinn heter det tilgangspakker. Den som leverer for egen bedrift, trenger pakken «A-ordningen». Regnskapsførere og revisorer har egne pakker, blant annet «Regnskapsfører lønn». Fra 17. november 2026 virker ikke de gamle Altinn-rollene lenger, så sjekk at de som skal levere, har en av de nye pakkene.

Bestem også hvordan a-meldingen skal leveres. Du kan bruke et lønnssystem, eller levere direkte på skatteetaten.no hvis du ikke har lønnssystem. Direkte levering gir én a-melding per underenhet per måned. Bland ikke metodene, for da kan samme arbeidsforhold bli registrert to ganger.

Yrkesskadeforsikring før første arbeidsdag

Arbeidsgivere har plikt til å tegne yrkesskadeforsikring for de ansatte (yrkesskadeforsikringsloven § 3). Forsikringen dekker skader og sykdommer den ansatte får i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden. Plikten gjelder fra den ansatte begynner, så forsikringen bør være tegnet før første arbeidsdag. Les mer om arbeidsgiverens plikt til yrkesskadeforsikring.

Opplysninger du trenger om den ansatte

Lønnssystemet og a-meldingen trenger disse opplysningene:

• fødselsnummer eller D-nummer (et midlertidig identitetsnummer for utenlandske arbeidstakere uten norsk fødselsnummer)
• kontonummer, fordi lønn som hovedregel skal betales til den ansattes konto i bank
• startdato, stillingsprosent, yrkeskode, ansettelsesform (fast eller midlertidig) og arbeidstidsordning
• skattekortet

Skattekortet henter du elektronisk fra Skatteetaten, som regel gjennom lønnssystemet. Har du ikke fått skattekortet og heller ikke har tilgang til det siste som ble beregnet, skal du trekke 50 prosent skatt (skattebetalingsloven § 5-5). Les mer om hva et skattekort er.

Mange av opplysningene står i arbeidsavtalen. Den skal være skriftlig. Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. Varer det kortere, skal den inngås med en gang (arbeidsmiljøloven § 14-5). Avtalen skal blant annet vise lønn, tillegg, når lønnen utbetales, ferie og feriepenger, arbeidstid og pensjonsinnbetalinger (§ 14-6).

Slik betales skattetrekk og arbeidsgiveravgift fra 2026

Kravet om skattetrekkskonto er avviklet fra 2026. Tidligere satte arbeidsgiveren skattetrekket inn på en egen bankkonto og betalte det annenhver måned. Nå forfaller forskuddstrekket til betaling senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10).

Betalingen skal skje elektronisk og ha riktig KID (et betalingsnummer som viser hva innbetalingen gjelder). Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift har hver sin KID. KID, kontonummer og beløp får du i tilbakemeldingen etter at a-meldingen er levert. Det er derfor praktisk å levere a-meldingen samme dag som lønnen kjøres.

Arbeidsgiveravgiften betales fortsatt annenhver måned, for de to foregående månedene samlet, den 15. januar, mars, mai, juli, september og november. Satsene i 2026 er:

• sone 1: 14,1 prosent
• sone 1a: 10,6 prosent opp til et fribeløp, deretter 14,1 prosent
• sone 2: 10,6 prosent
• sone 3: 6,4 prosent
• sone 4: 5,1 prosent
• sone 4a: 7,9 prosent
• sone 5: 0 prosent

A-meldingen skal leveres innen den 5. i måneden etter. Den skal leveres hver måned så lenge noen er registrert som ansatt, også i måneder uten lønn.

Tjenestepensjon innen seks måneder

Bedriften får plikt til obligatorisk tjenestepensjon (OTP) når den har minst to personer i minst 75 prosent stilling, minst én ansatt uten eierinteresse i minst 75 prosent stilling, eller flere med minst 20 prosent stilling som til sammen utgjør to årsverk. Ordningen skal være opprettet innen seks måneder etter at plikten oppsto. Innskuddet skal være minst 2 prosent av lønnen opp til 12 G. Med grunnbeløpet fra 1. mai 2026 på 136 549 kroner er 12 G 1 638 588 kroner. Les mer om plikten til OTP med én ansatt.

Plikter som starter samme dag som den ansatte

Noen plikter krever ingen registrering, men gjelder fra første dag. Det er lurt å ha dem klare før første lønnskjøring:

• Oversikt over arbeidstiden. Det skal finnes en oversikt som viser hvor mye hver ansatt har arbeidet (arbeidsmiljøloven § 10-7).
• Lønnsslipp. Ved hver utbetaling skal den ansatte få en skriftlig oversikt over hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepenger og trekkene som er gjort (arbeidsmiljøloven § 14-15).
• Feriepenger. Den ansatte tjener opp feriepenger fra første lønn, minst 10,2 prosent av det som utbetales. De betales ut året etter, så de bør settes av hver måned.
• Sykepenger. Blir den ansatte syk, betaler arbeidsgiveren de første 16 kalenderdagene (folketrygdloven § 8-19). Etter det tar NAV over.
• Dokumentasjon av lønn. Lønn og trekk skal dokumenteres per ansatt med blant annet fødselsnummer, skattekommune, trekkprosent eller tabellnummer, brutto og trekk (bokføringsforskriften § 5-6).

Er den første ansatte deg selv, i ditt eget AS, gjelder de samme registreringene. Du skal ha skattekort, a-melding og arbeidsgiveravgift som alle andre. Eier du selskapet og er eneste ansatte, har AS-et ikke plikt til OTP, fordi plikten krever minst to personer eller én ansatt uten eierinteresse.

Kort oppsummert

• Registrere bedriften som arbeidsgiver gjør du i Samordnet registermelding, og arbeidsforholdet kommer i Aa-registeret gjennom a-meldingen.
• Yrkesskadeforsikringen bør være tegnet før første arbeidsdag.
• Sørg for at noen har tilgangspakke i Altinn for a-meldingen, og hent skattekortet før første lønn.
• Skattetrekket betales til Skatteetaten senest første virkedag etter utbetalingen, og arbeidsgiveravgiften annenhver måned.
• Plikt til tjenestepensjon må oppfylles innen seks måneder.