Hva må jeg levere til regnskapsføreren, og når?

Hva regnskapsføreren trenger fra deg

Bokføringsloven § 4 krever at alle transaksjoner bokføres fullstendig, og § 10 krever at alt som bokføres, er dokumentert. Regnskapsføreren kan bare føre det du leverer. Bransjestandarden for god regnskapsføringsskikk (GRFS) sier det rett ut: kunden skal gi regnskapsføreren tilfredsstillende dokumentasjon og den informasjonen som trengs for bokføringen.

Dette er det du typisk må levere:

• kjøpsfakturaer og kvitteringer, med en kort forklaring når formålet ikke går fram av bilaget
• salgsfakturaer, eller faktureringsgrunnlag hvis byrået fakturerer for deg
• kontoutskrifter, som oftest hentet automatisk fra banken
• dagsoppgjør fra kassasystemet hvis du har kontantsalg
• lønnsgrunnlag: timer, overtid, fravær, nye ansatte og sluttdatoer
• nye avtaler om leie, lån, leasing og større kjøp
• brev fra Skatteetaten, NAV og Brønnøysundregistrene
• reiseregninger og utlegg du har betalt privat for bedriften

GRFS sier også at du skal holde privatøkonomien og bedriftens økonomi atskilt, og at du skal si fra om korrespondanse med myndighetene og eventuell revisor.

Lever bilagene i det formatet byrået ber om. Fakturaer som kommer som EHF (elektronisk faktura) eller PDF på e-post, kan ofte sendes rett inn i regnskapsprogrammet. Papirkvitteringer bør du ta bilde av samme dag, før skriften falmer.

Daglig, løpende og månedlig

Noe må skje hver dag. Kontantsalg skal registreres daglig (bokføringsloven § 7 tredje ledd). Med kassasystem skal du ved dagens slutt ta ut en Z-rapport (dagsrapporten fra kassen), telle kontantene og avstemme mot kortterminalen (bokføringsforskriften § 5-3-14). Les mer om krav til kassasystem.

Salgsfakturaer skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering (bokføringsforskriften § 5-2-2). Fakturerer byrået for deg, må grunnlaget komme tidsnok til at fristen holder.

Selger du tjenester etter medgått tid, skal timene dokumenteres per dag og per kunde senest innen utgangen av måneden etter (bokføringsforskriften § 5-14).

Lønnsgrunnlaget lager du selv, med mindre avtalen sier noe annet. Det må komme før byrået kjører lønnen, ikke før a-meldingsfristen.

Fristene som styrer når du må levere bilag til regnskapsfører

Bokføringsloven § 7 sier at bokføringen skal være à jour (ført opp til dags dato) innen fristene for pliktig rapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Har bedriften færre enn 600 bilag i året, holder det å være à jour innen rapporteringsfristene (bokføringsforskriften § 4-1). Det er derfor fristene som avgjør når du senest må levere bilag til regnskapsfører:

• A-meldingen: den 5. i måneden etter lønnsmåneden. Lønnsgrunnlaget må likevel komme før lønnsutbetalingen.
• Mva-melding med vanlige tomånedlige terminer: 10. april, 10. juni, 31. august, 10. oktober, 10. desember og 10. februar. Faller fristen på en helg, flyttes den.
• Årlig mva-termin, som kan gjelde for bedrifter med omsetning under én million kroner: 10. mars året etter.
• Skattemeldingen for næringsdrivende og AS: 31. mai. Årsregnskapet for AS skal fastsettes innen 30. juni og sendes Regnskapsregisteret innen 31. juli.

Før årsoppgjøret trenger byrået mer enn vanlige bilag: opptelling av varelageret per 31. desember, telling av kontantbeholdningen ved årets slutt (bokføringsforskriften § 6-2), årsoppgaver fra banken over innskudd og lån, og oversikt over kunder som ikke har betalt.

Når du leverer for sent

Kommer bilagene for sent, rekker ikke byrået fristene. Leveres mva-meldingen eller a-meldingen for sent, kan Skatteetaten ilegge tvangsmulkt (en daglig bot til opplysningene er levert). For årsregnskapet kommer forsinkelsesgebyr fra Regnskapsregisteret. Ansvaret er bedriftens, også når det er byrået som skulle levert.

Regnskapsførerloven § 5-5 sier at regnskapsføreren skal frasi seg oppdraget hvis forhold hos kunden gjør at det ikke kan utføres forsvarlig. Bilag som gang på gang kommer for sent eller ikke kommer i det hele tatt, kan bli et slikt forhold. Har en kvittering blitt borte, se hva du gjør når bilaget mangler.

Kort oppsummert

• Du må levere bilag til regnskapsfører for alle inntekter og utgifter, sammen med lønnsgrunnlag, avtaler og brev fra myndighetene.
• Kontantsalg skal registreres daglig, og salgsfakturaer skal ut senest en måned etter levering.
• Regnskapet skal være à jour innen fristene for mva-melding og a-melding og minst hver fjerde måned.
• Avtal en intern frist med byrået, så det rekker å levere før de offentlige fristene.