Hva kan jeg gjøre selv, og hva bør regnskapsføreren gjøre?

Slik kan du gjøre regnskapet selv i det daglige

Det meste av det som skjer hver uke, er rutine. Du kan sende fakturaer selv, så lenge de har det innholdet bokføringsforskriften krever: nummer, dato, hvem som selger og kjøper, hva som er levert, når og hvor det ble levert, pris, forfall og merverdiavgift. Se kravene til faktura og nummerering.

Du kan også samle bilag. Ta bilde av kvitteringen når du betaler, og last den opp i regnskapsprogrammet samme dag. Mange program henter banktransaksjonene automatisk, og da blir jobben å koble hver transaksjon til riktig bilag og riktig konto. Enkle kjøp som kontorrekvisita, programvare og telefon er lette å føre riktig etter litt øvelse.

Betaling av regninger og purring på kunder som ikke betaler, kan du gjerne ha selv. Du kjenner kundene og vet hvilke regninger som stemmer. Det samme gjelder å holde orden på kontrakter, timelister og avtaler som forklarer hva en faktura gjelder.

Det som krever faglige vurderinger

Merverdiavgift er det første området der feil koster penger. Du må vite hvilke kjøp som gir fradrag, hva som gjelder når noe brukes både privat og i virksomheten, og hvordan salg med ulike satser eller uten avgift skal føres. Mva-meldingen blir aldri bedre enn bokføringen den bygger på. Kjøp som er delvis private, som bil, telefon og internett hjemme, krever i tillegg en vurdering av hvor stor del som hører til virksomheten.

Lønn er et annet. Når du har ansatte, skal a-meldingen leveres hver måned med lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Feriepenger, sykepenger og pensjon kommer i tillegg, og feil rammer både den ansatte og foretaket.

Årsoppgjøret krever også vurderinger. Utstyr som koster 30 000 kroner eller mer og skal brukes i minst tre år, skal avskrives over flere år (skatteloven § 14-40). I et aksjeselskap skal inntekter og kostnader føres i det året de hører til, ikke når pengene går inn eller ut. Det kalles periodisering. Årsregnskapet skal sendes til Regnskapsregisteret innen 31. juli, og skattemeldingen skal leveres innen 31. mai.

Til slutt kommer spørsmål om hvordan du tar ut penger. I et aksjeselskap er valget mellom lønn eller utbytte fra eget AS en skattevurdering, ikke bare en postering.

Slik kan arbeidet deles

Arbeidet kan deles på flere måter, og prisen følger tiden regnskapsføreren må bruke.

I den ene enden leverer du bare bilag, og regnskapsføreren bokfører alt. Du bruker lite tid, men betaler for flest timer. I den andre enden fører du alt gjennom året, og regnskapsføreren tar bare årsoppgjøret. Det krever at bokføringen din holder mål, ellers går mye av gevinsten med til retting.

Midt imellom ligger en modell der du bokfører løpende selv, mens regnskapsføreren kontrollerer før hver mva-melding, kjører lønn og tar årsoppgjøret. Da fanges feil før de havner i en melding til Skatteetaten.

Hvilken modell du velger, skal komme fram av oppdragsavtalen. Etter regnskapsførerloven § 5-2 skal avtalen være skriftlig og si hvilke oppgaver som skal utføres, og for hvilken tid. Skal regnskapsføreren levere meldinger eller kommunisere med Skatteetaten på dine vegne, trengs det i tillegg en skriftlig fullmakt.

Ansvaret følger ikke med oppgavene

Regnskapsføreren skal gjøre jobben etter god regnskapsføringsskikk. Oppdager regnskapsføreren brudd på reglene, skal det tas opp med deg, og vesentlige brudd skal tas opp skriftlig (regnskapsførerloven § 5-4). Men overfor Skatteetaten og Regnskapsregisteret er det foretaket og du som eier eller styre som står ansvarlig. Har regnskapsføreren gjort en feil, kan du ha et krav mot regnskapsføreren, se regnskapsførers erstatningsansvar ved feil.

Den som fører regnskap for andre mot betaling, må være godkjent regnskapsforetak (regnskapsførerloven § 2-1). Det gjelder også om du deler oppgavene med en person som tar betalt for å bokføre for deg.

Kort oppsummert

• Du kan gjøre regnskapet selv i det daglige: fakturering, bilag, betalinger og enkle posteringer.
• Merverdiavgift, lønn, avskrivninger, periodisering og årsoppgjør er det som gir mest igjen å sette bort.
• Fordelingen skal stå i en skriftlig oppdragsavtale, slik regnskapsførerloven krever.
• Ansvaret overfor Skatteetaten og Regnskapsregisteret ligger hos deg og foretaket uansett.