Hvordan forbereder jeg meg til årsoppgjøret med regnskapsføreren?

Få alle bilag for året inn i regnskapet

Regnskapsføreren kan bare føre det som finnes. Før årsoppgjøret skal alle salgsfakturaer og kvitteringer for året være lastet opp eller sendt. Gå særlig gjennom desember. Arbeid som er gjort i desember, skal være fakturert, og regninger fra leverandører som kom i januar, men gjelder varer eller tjenester du fikk i desember, hører til det gamle året.

Sjekk også firmakortet. Private kjøp på bedriftens kort skal ikke stå som kostnad, og de tar tid å rydde opp i hvis regnskapsføreren må spørre om dem ett for ett (private utgifter på firmakontoen). Mangler du kvitteringer, er det lettere å skaffe kopier nå enn i mai (når bilag mangler).

Avstem bank og saldoer per 31. desember

Saldoen på hver bankkonto i regnskapet skal være lik saldoen på kontoutskriften 31. desember. Gjør det samme for kredittkort, betalingsløsninger du får oppgjør fra, og eventuell kasse med kontanter. Står det innbetalinger uten forklaring, finn ut hva de er før du sender materialet.

Banken sender en årsoppgave med saldoer, renter og lån per 31. desember. Den trenger regnskapsføreren for å kontrollere lånesaldoen og føre rentene riktig. Har du lån fra familie eller fra deg selv til selskapet, trengs avtalen og en oversikt over hva som er betalt.

Det regnskapsføreren trenger fra deg

Noe kan bare du vite. Lag en oversikt med

• varetelling per 31. desember, med antall og innkjøpspris
• kundefakturaer som ikke er betalt, og hvilke du tror aldri blir betalt
• arbeid som er gjort, men ikke fakturert ennå
• forskudd du har fått for arbeid eller varer som skal leveres neste år
• kjøp av utstyr, med dato og pris
• kjørebok hvis bedriften har bil
• låneavtaler og avtaler om leasing og husleie
• for et AS: endringer i aksjene, og hva du ønsker av lønn og utbytte

Utstyr som varer minst tre år og koster 30 000 kroner eller mer, skal avskrives over flere år i skatten (skatteloven § 14-40). Derfor trenger regnskapsføreren både dato og kostpris.

Har du ansatte, bør lønnen i regnskapet stemme med a-meldingene for året. Merverdiavgiften i regnskapet bør på samme måte stemme med mva-meldingene. Små avvik er vanlige, men de tar lang tid å finne hvis de blir oppdaget først i april.

Spør regnskapsføreren om en sjekkliste. Mange byråer har en fast liste og et fast format for opptellinger og oversikter, og det sparer tid å bruke det.

Tidsplan når du skal forberede årsoppgjøret

Fristene ligger fast, men arbeidet bør starte lenge før dem. For et AS der regnskapsåret følger kalenderåret, kan planen se slik ut:

• første uke i januar: varetelling og avstemming av bank
• 1. januar: aksjonærregisteroppgaven skal være levert (aksjonærregisteroppgaven)
• 1. februar: siste mva-melding for året, for dem som leverer annenhver måned
• februar: alt materiale sendt til regnskapsføreren
• mars og april: utkast og spørsmål
• 1. mai: skattemeldingen
• 1. juni: generalforsamling
• 1. juli: årsregnskapet sendt til Regnskapsregisteret

For et enkeltpersonforetak er skattemeldingen 31. mai sluttfristen. Les også oppdragsavtalen. Den sier hva som er med i prisen for årsoppgjøret, og hva som blir fakturert i tillegg, for eksempel opprydding i et regnskap som ikke er ajour.

Dette forsinker årsoppgjøret oftest

Det som oftest tar tid, er bilag som mangler, bankkontoer som ikke stemmer, private kjøp blandet med bedriftens og materiale som kommer i mai. Hver av dem gir en runde med spørsmål og svar, og regnskapsføreren må vente på deg mens fristen nærmer seg. Rydding kan bli fakturert som ekstra arbeid, avhengig av avtalen.

Har du byttet regnskapsprogram eller regnskapsfører i løpet av året, si fra tidlig. Da må saldoene fra det gamle systemet kontrolleres mot det nye, og det er lettere å gjøre i januar enn rett før skattemeldingen skal leveres.

Kort oppsummert

• For å forberede årsoppgjøret må alle bilag for året være bokført og bankkontoene avstemt per 31. desember.
• Lever det bare du vet: varetelling, ubetalte fakturaer, forskudd, utstyrskjøp, kjørebok og lån.
• Lag en tidsplan med regnskapsføreren og send materialet i januar eller februar.
• Les oppdragsavtalen, så du vet hva som er med i årsoppgjøret.