Årsregnskapet ikke levert i tide – hva koster forsinkelsen?

Fristen du glemte, og hva som skjer dagen etter

Nok drev transportfirmaet sammen med en kompanjong, og hadde alltid latt regnskapsføreren minne dem på frister. Den sommeren var regnskapsføreren selv sykemeldt, og ingen fanget opp at årsregnskapet ikke var sendt inn til Regnskapsregisteret innen fristen. Det tok tre uker før Nok skjønte hva som hadde skjedd, da et brev fra Brønnøysundregistrene landet i den digitale postkassen med varsel om at gebyr allerede løp. Regnskapsregisteret krever ikke noen forklaring før gebyret starter. Det er nok at fristen er passert og regnskapet ikke er mottatt, uavhengig av om årsaken er sykdom, systemfeil eller at noen rett og slett glemte det. Nok ringte først regnskapsføreren, deretter Brønnøysundregistrene, og fikk samme beskjed begge steder: gebyret løper automatisk fra systemet, og det finnes ingen knapp for å forklare seg ut av det før regnskapet faktisk er mottatt og godkjent i registeret.

Er det styret eller selskapet som sitter med regningen?

Det er selskapet, ikke styremedlemmene personlig, som står ansvarlig for selve forsinkelsesgebyret. Det endrer seg derimot dersom styret lar problemet ligge urørt over tid: styret har en løpende plikt til å holde seg orientert om selskapets forpliktelser, og unnlatelse som gjentar seg år etter år kan i ytterste konsekvens vurderes opp mot det alminnelige styreansvaret for skade selskapet påføres ved uaktsom opptreden. For Nok var dette første og eneste gang det skjedde, og han tok umiddelbart grep da han oppdaget brevet. Det er nettopp den responsen som skiller en enkeltstående glipp fra et mønster styret senere kan bli holdt ansvarlig for.

Slik beregnes gebyret: rettsgebyret som byggekloss

Gebyret regnes ikke ut fra et fast kronebeløp, men fra rettsgebyret (R), som er en sats som endres årlig og brukes som byggekloss i mange offentlige gebyrer, også dette. Jo lenger forsinkelsen varer, desto mer trappes gebyret opp, uke for uke, helt til regnskapet er levert eller en øvre grense er nådd. Nok fikk aldri noe klart svar på nøyaktig hvor mye firmaet endte opp med å skylde før regnskapet omsider var inne, fordi beløpet endret seg fortløpende mens de jobbet med å rydde opp de siste manglene i tallmaterialet. Det eneste sikre er at det lønner seg å levere så fort som overhodet mulig etter at du oppdager forsinkelsen, fordi hver ekstra uke koster mer enn den forrige. Vent du med å reagere til gebyret allerede har vokst seg stort, sparer du ingenting på å vente enda lenger. Det eneste som stopper klokken, er at regnskapet faktisk kommer inn og blir godkjent.

Blir det stående: veien mot tvangsoppløsning

Et forsinket årsregnskap er sjelden i seg selv nok til å true selskapets eksistens, men blir forsinkelsen stående over lengre tid uten at noe skjer, er dette nettopp den typen manglende innsending som kan utløse tvangsoppløsning besluttet av Foretaksregisteret. Underveis kan også selve innsendingen bli avvist på grunn av formfeil, noe som forlenger forsinkelsen ytterligere uten at gebyret stopper å løpe i mellomtiden. Nok fikk hjelp av regnskapsføreren, som var tilbake fra sykemeldingen, til å sende inn korrekt utfylt regnskap før noe varsel om tvangsoppløsning i det hele tatt kom på bordet. De færreste sakene når så langt, men det krever at noen faktisk tar tak før fristene på nytt løper ut. Et selskap som lar flere år med regnskap hope seg opp ubehandlet, står i en helt annen og langt mer alvorlig stilling enn Nok noensinne gjorde, fordi hvert nytt år legger enda et gebyr og enda en frist oppå det som allerede sto ubetalt.

Hva du gjør nå, og hva det koster å hente hjelp

Har du oppdaget at årsregnskapet ikke er levert, er det første du gjør å sjekke status i Regnskapsregisterets portal, ikke å vente på enda et brev. Deretter kontakter du regnskapsføreren eller revisoren for å få klarhet i hva som mangler før regnskapet kan sendes, om det er generalforsamlingens godkjenning som ikke er på plass, signaturer som mangler, eller selve tallene som ikke er ferdigstilt. En regnskapsfører bruker som regel noen timer på å få et forsinket regnskap klart til innsending dersom tallene i bunn og grunn er riktige. Er situasjonen mer alvorlig, med flere års etterslep eller et regnskap som aldri ble ferdigstilt, kan det være nødvendig med en gjennomgang som tar dager snarere enn timer, og da bør du be om et konkret kostnadsoverslag før arbeidet starter. Har generalforsamlingen ennå ikke godkjent regnskapet, må dette skje før innsendingen kan gjennomføres riktig, så innkall til møtet samtidig som du ber regnskapsføreren se på tallene, i stedet for å gjøre det ene etter det andre. Da sparer du minst en uke sammenlignet med å vente på at det ene skal være i orden før du starter med det neste.

Kort oppsummert

• Forsinkelsesgebyr årsregnskap begynner å løpe automatisk dagen etter fristen, uten forvarsel eller forklaring.
• Gebyret beregnes med rettsgebyret som byggekloss og trappes opp jo lenger forsinkelsen varer.
• Lang nok forsinkelse kan ende med varsel om tvangsoppløsning fra Foretaksregisteret.
• Formfeil ved innsending forlenger forsinkelsen og gebyret uten at klokken stopper.
• Sjekk status i Regnskapsregisterets portal først, kontakt deretter regnskapsfører eller revisor for å tette hullet.