Fellesrom og selskapslokale: slik forvalter styret dem

Hva styret avgjør alene

Fellesrom og selskapslokale er fellesarealer som alle som bor i bygget, har rett til å bruke. I et borettslag gir hver andel rett til å bruke fellesareal til det det er tenkt til eller vanlig brukt til (borettslagsloven § 5-1). For sameier gir eierseksjonsloven § 25 seksjonseierne tilsvarende rett.

Styret leder driften i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen, og kan ta alle avgjørelser som ikke er lagt til andre organer (§ 8-8). Det samme prinsippet gjelder i sameier, der styret skal ta beslutninger som ikke er lagt til andre (§ 58). Daglig forvaltning av fellesrom hører hit: bookingkalender, nøkkelrutiner, praktiske regler for bruken og kontakt med de som bruker rommet.

Hvem som setter ordensreglene

Her er lovene ulike. I et borettslag kan styret fastsette vanlige ordensregler for eiendommen (§ 5-11 fjerde ledd). I et sameie er det årsmøtet som kan fastsette vanlige ordensregler (eierseksjonsloven § 28). Skal regler for et fellesrom gjelde som ordensregler i sameiet, bør de derfor vedtas av årsmøtet. Selve bookingordningen kan likevel ligge hos styret som en del av forvaltningen, så lenge den holder seg innenfor rammene årsmøtet har satt.

Ordensreglene må være vanlige. De kan regulere hvordan rommet brukes, ikke hvem som har rett til å bruke det.

En bookingordning som fungerer

En enkel ordning er som regel best. Disse punktene er nyttige å få avklart:

• hvordan en bestiller rommet, og hvem som fører kalenderen
• hvor lenge i forveien man kan booke, og hvor mange ganger i måneden
• hva rommet kan brukes til, og hvor mange som kan være der
• når festen senest skal være over, slik at naboene får ro
• hvem som får nøkkel eller kode, og hvordan den leveres tilbake

Loven har ingen egen regel om pris for utlån. Skal rommet koste penger å bruke, bør det besluttes åpent, og pengene bør gå til laget eller sameiet. Det er også greit å skrive i reglene at den som låner rommet, har ansvar for å rydde og at skader skal meldes.

Rydding og ansvar for skader

Andelseieren skal fare pent med bolig og fellesarealer, og bruken må ikke på urimelig eller unødvendig vis være til skade eller ulempe for andre (§ 5-11 første ledd). Den som booker, er det naturlige kontaktpunktet etter bruken. Sett derfor en enkel rutine: leverer man rommet i orden, er saken avsluttet. Oppstår det skade eller rot, melder styret fra til den som hadde rommet. Styret kan bruke en kort sjekkliste som henger på døren.

Regningen for en skade avgjøres ut fra vanlige erstatningsregler, ikke av ordensreglene. Er det uklart hvem som forårsaket skaden, bør styret avklare det før det krever noe av noen.

Når generalforsamlingen eller årsmøtet må inn

Styret kan ikke gjøre alt. I et borettslag må generalforsamlingen med to tredjedels flertall samtykke til ombygging, påbygging eller andre endringer av bygg som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, og til tiltak som koster mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9). Å pusse opp selskapslokalet med nytt kjøkken kan falle innunder, mens vanlig vedlikehold ikke gjør det. Å gjøre om rommet til noe annet, som bod eller kontor, er i hvert fall en sak for generalforsamlingen.

I sameier krever omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter to tredjedeler av de avgitte stemmene på årsmøtet (eierseksjonsloven § 49).

Kort oppsummert

• Styret forvalter fellesrom og selskapslokale som en del av daglig drift, med booking, nøkler og rydding.
• I borettslag kan styret fastsette vanlige ordensregler. I sameier er det årsmøtet.
• Reglene må gjelde likt for alle som bor i bygget.
• Ombygging og store kostnader krever generalforsamlingens eller årsmøtets samtykke med to tredjedels flertall.
• Forvalte fellesrom godt innebærer enkle rutiner og klare regler på døren.