Kan årsmøtet holdes en annen dag enn den som stod i innkallingen?

Innkallingen bestemmer når årsmøtet holdes

Styret innkaller årsmøtet med et varsel på minst åtte og høyst tjue dager (eierseksjonsloven § 43, se loven). Innkallingen er det som gir seksjonseierne beskjed om dag, tid og sted, og om hvilke saker som skal behandles. Eierne planlegger etter den datoen.

Loven har ingen egen regel om å utsette eller flytte et møte som allerede er innkalt. Borettslagsloven har den samme fristen på åtte til tjue dager for generalforsamlingen (§ 7-6), så resonnementet under gjelder også der. Departementet har lagt til grunn at årsmøtet ikke kan flyttes til en annen dato uten at styret sender ny innkalling. Det henger sammen med at fristene og varselet er knyttet til den datoen innkallingen oppgir.

Hvorfor en ny dato gir ny innkalling

Fristen på åtte til tjue dager regnes fra innkallingen sendes til møtet holdes. Flytter dere møtet langt frem i tid, kan det havne mer enn tjue dager etter at den første innkallingen gikk ut. Flytter dere det tidligere, kan det komme for nær til at åtte dagers varsel er holdt. Begge deler bryter fristen.

Du kan heller ikke regne med at alle har lest en rettelse. Skriver styret på nettsiden at møtet er flyttet, sikrer det ikke at alle seksjonseierne har fått beskjed. Ny innkalling er derfor den sikre løsningen. Den gamle innkallingen bør samtidig trekkes tilbake skriftlig, slik at ingen møter opp på feil dag. Er det få dager igjen til det opprinnelige møtet, bør styret i tillegg ringe eller sende melding til dem som har meldt at de kommer.

Hva den nye innkallingen må oppfylle

Den nye innkallingen må sendes slik at møtet holdes innenfor åtte til tjue dager. Det ordinære årsmøtet skal holdes hvert år innen utgangen av juni (§ 41), så flyttingen kan ikke gå ut over den fristen uten at sameiet bryter loven.

Ekstraordinært årsmøte kan om nødvendig innkalles med kortere varsel, men aldri kortere enn tre dager. Det er et unntak som er ment for hastesaker.

Praktisk betyr det at styret bør bestemme dato og lokale før innkallingen sendes, og sjekke at lokalet er bestilt. Det er enklere å bestille litt for tidlig enn å måtte flytte møtet.

Sakslisten må også være riktig. Årsmøtet kan bare ta beslutning i saker som står i innkallingen, bortsett fra de faste sakene på det ordinære møtet (§§ 44 og 45). Skal styret legge til nye saker, må de stå i den nye innkallingen.

Hvis møtet allerede er holdt på en annen dag

Er årsmøtet holdt uten at det var innkalt til den dagen, kan beslutningene være ugyldige. Seksjonseiere som ikke fikk beskjed, kan ha rett til å angripe dem. Det samme gjelder om møtet ble holdt tidligere enn innkallingen sa, slik at noen bare kom for sent eller ikke fikk deltatt. Alle seksjonseierne til stede og enige i en sak som ikke stod i innkallingen, kan likevel ta beslutning i den saken (§ 45).

Har styret ikke vilje til å gjøre noe, kan minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene kreve ekstraordinært årsmøte og oppgi hvilke saker de vil ha behandlet (§ 42).

Vil styret rette opp feilen, kan det kalle inn til et nytt årsmøte på riktig måte og la saken behandles på nytt. Hvordan et vedtak kan angripes, er forklart i artikkelen om årsmøtevedtak som strider mot vedtektene.

Kort oppsummert

• Årsmøtet kan ikke flyttes til en annen dag enn innkallingen oppga, uten ny innkalling.
• Den nye innkallingen må sendes minst åtte og høyst tjue dager før det nye møtet.
• Det ordinære årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni.
• Årsmøtet kan bare ta beslutninger i saker som står i innkallingen, med noen unntak.
• Er møtet holdt feil, kan beslutninger angripes, og styret kan kalle inn på nytt.