Årshjul for styret i borettslaget: oppgavene måned for måned

Fristene som ligger fast i loven

Borettslagsloven har ikke noe eget årshjul, men noen datoer styrer hele året. Den ordinære generalforsamlingen skal holdes innen utgangen av juni. Styret skal på forhånd varsle alle andelseiere om møtedatoen og om siste frist for å melde inn saker (§ 7-4). Innkallingen skal være sendt minst åtte og høyst tjue dager før møtet (§ 7-6). Årsregnskapet, en eventuell årsmelding og revisjonsmeldingen skal senest åtte dager før møtet sendes til alle andelseiere med kjent adresse. Revisoren skal levere revisjonsmeldingen slik at styret har den senest to uker før møtet (§ 9-5).

Fristene regnes bakover fra møtedagen, og det er der årshjulet begynner. I et sameie heter møtet årsmøte, og regnskapet skal sendes ut senest en uke før (eierseksjonsloven § 44). Resten av teksten tar utgangspunkt i borettslaget.

Januar til mars: regnskap og revisjon

Regnskapsåret er kalenderåret, så de første månedene går med til å lukke regnskapet for året som gikk. Forretningsføreren setter opp regnskapet. Styret går gjennom det og skriver årsmeldingen, hvis laget har en. Deretter går alt til revisor, siden laget skal ha revisor (§ 9-1). Revisjonsmeldingen skal sendes ut sammen med regnskapet.

Vinteren er også tiden for å se bakover. Hvilke vedtak fra forrige generalforsamling er ikke fulgt opp? Hvilke saker står åpne i protokollen? En kort liste over dette gir årsmeldingen et konkret innhold og sparer styret for spørsmål i møtet.

April til juni: innkalling og generalforsamling

I april velger styret dato og sender det første varselet. Det skal inneholde møtedatoen og siste frist for å melde inn saker, og fristen bør ligge så tidlig at styret får tid til å lage en ordentlig saksliste. Etter fristen samler styret forslagene, formulerer sakene og sender innkallingen. Skal generalforsamlingen endre vedtektene, trengs to tredjedeler av stemmene som er gitt (§ 7-11), så forslaget bør stå ferdig formulert i innkallingen.

Godkjenning av årsregnskapet skal alltid tas opp og avgjøres på den ordinære generalforsamlingen (§ 7-4 andre ledd). Generalforsamlingen velger også styremedlemmene, som sitter i to år hvis generalforsamlingen ikke har bestemt noe annet. Styret avgjør hvordan møtet gjennomføres, men skal holde det som fysisk møte hvis minst to andelseiere som til sammen har en tiendedel av stemmene, krever det. Styret kan sette en frist for slike krav, og fristen bør nevnes i det første varselet. Skulle styret ikke innkalle til en generalforsamling som skal holdes etter loven eller vedtektene, kan et styremedlem, forretningsføreren, revisoren eller en andelseier kreve at tingretten kaller inn, på lagets kostnad (§ 7-6 andre ledd). Det er sjelden nødvendig, men det viser at datoen er en plikt og ikke et ønske.

Etter møtet holder det nye eller gjenvalgte styret et første møte der det fordeler oppgaver, fastsetter møtedatoer for året og skriver protokoll.

Juli til desember: vedlikehold, forsikring og felleskostnader

Sommeren og tidlig høst er vanlig tid for utvendig arbeid. En vedlikeholdsrunde i august eller september, med gjennomgang av tak, nedløp, kjellergang og fellesarealer, gir styret grunnlag for neste års budsjett. Loven har ingen frist for dette. Poenget er å finne skadene før vinteren.

Forsikringen fornyes på den datoen avtalen oppgir, og den kan ligge på et hvilket som helst tidspunkt. Styret bør legge datoen inn i årshjulet og gå gjennom forsikringssum og vilkår i god tid før. Om høsten lager styret budsjett for neste år. Styret fastsetter hvor mye hver andelseier skal betale i felleskostnader hver måned (§ 5-19 tredje ledd), og andelseierne bør få beskjed om endringer før den nye satsen gjelder. Skulle noe hende midt i året, for eksempel en uventet stor skade, kan styret kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling med kortere varsel enn vanlig, men aldri under tre dager (§ 7-6 første ledd). Slike møter bør styret ha plass til i kalenderen, selv om de forhåpentlig aldri kommer.

Desember brukes til å rydde: sjekke at alle regninger er bokført, at fakturaer for arbeid som ble utført i år kommer med i årets regnskap, og at åpne saker er notert til neste år.

Slik ser årshjulet for styret i borettslaget ut i praksis

Borettslaget Lindeveien har 48 leiligheter. Styreleder Ahmed Siddiqui legger generalforsamlingen til 12. juni og regner bakover:

• 1. april: siste frist for andelseiere som vil ha saker behandlet
• 1. mai til 4. juni: innkallingen sendes
• 1. mai: revisjonsmeldingen skal være hos styret
• 1. juni: årsregnskap, årsmelding og revisjonsmelding er sendt til alle
• 1. juni: ordinær generalforsamling

Resten av året legger han inn slik: vedlikeholdsrunde i september, forsikringen fornyes 1. november, budsjett behandles i styremøtet i november, og ny månedlig sats gjelder fra 1. januar. Ahmed skriver oversikten på ett ark og legger den ved protokollen fra det første styremøtet etter generalforsamlingen. Året etter er det bare datoene som skal flyttes, og Ahmed har dessuten notert hva som ble forsinket i år, slik at neste års styre kan legge inn mer tid der det trengs.

Kort oppsummert

• Et årshjul for styret i borettslaget bygger på tre faste frister: generalforsamling innen utgangen av juni, innkalling 8 til 20 dager før møtet og regnskap til andelseierne senest 8 dager før.
• Vinteren går til regnskap, årsmelding og revisjon, våren til innkalling og generalforsamling.
• Høsten brukes til vedlikeholdsrunde, forsikring og budsjett for neste år.
• Regn alltid bakover fra møtedagen, og legg fornyelsesdatoen for forsikringen inn i oversikten.