Arbeidsgiver for første gang: pliktene du får fra første ansatte

Skriftlig arbeidsavtale innen sju dager

Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold (arbeidsmiljøloven § 14-5). Pliktene gjelder fra den dagen noen arbeider for deg mot lønn, også ved deltid, ekstrahjelp og kortvarige jobber. Det er arbeidsgiveren som skal lage utkastet. Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. Er det kortere enn en måned, skal avtalen inngås umiddelbart.

Avtalen skal si noe om forhold av vesentlig betydning (§ 14-6). Listen er lang, men de viktigste punktene er partenes identitet, arbeidsstedet, en beskrivelse av arbeidet, når ansettelsen begynner, om den er midlertidig, lønn og når den utbetales, arbeidstid og pauser, ferie og oppsigelsesfrister.

Arbeidstid regnes som den tiden arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiveren (§ 10-1). Avtalen bør derfor si klart når arbeidstiden begynner og slutter, og hvordan overtid og vaktendringer håndteres. Prøvetid må avtales skriftlig, og kan være på inntil seks måneder (§ 15-6). Ved midlertidig ansettelse kan prøvetiden ikke være lengre enn halvparten av ansettelsesforholdet. Reglene om prøvetid gjelder bare når den ansatte skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, så skriv den inn i avtalen fra første dag.

Mangler du opplysninger, kan det slå mot deg. Har du ikke skrevet at ansettelsen er midlertidig, legges det til grunn at den er fast, hvis ikke noe annet er overveiende sannsynlig. Har du ikke skrevet stillingens omfang, legges arbeidstakerens påstand om omfanget til grunn på samme måte.

Registrer deg og meld ansettelsen

Den som er arbeidsgiver, skal registrere seg i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret etter reglene i enhetsregisterloven. Det skal skje innen fredag i uken etter at du tok en person i din tjeneste (folketrygdloven § 25-1). Samme paragraf krever melding om at en arbeidstaker er tatt inn, også innen fredag i uken etter.

I forskriften er det gjort et unntak for meldingen om arbeidsforholdet, slik at den i praksis leveres sammen med den månedlige a-meldingen. Unntaket kan fjernes for arbeidsgivere som gjentatte ganger eller alvorlig bryter opplysningsplikten.

Næringsdrivende enheter skal i Enhetsregisteret ha en eller flere underenheter, og ansatte rapporteres på riktig underenhet (enhetsregisterloven § 4-7). Har bedriften bare ett sted, er det vanligvis én underenhet. Ordne dette før den første lønnen skal rapporteres.

Rekkefølgen før første arbeidsdag

Det lønner seg å ta pliktene i en fast rekkefølge, slik at ingenting glipper når den første medarbeideren faktisk starter.

1. Bestem stillingen: oppgaver, stillingsprosent, lønn, arbeidstid og om ansettelsen er fast eller midlertidig.
2. Lag utkast til arbeidsavtale, og avtal eventuell prøvetid skriftlig.
3. Sørg for at foretaket har riktig underenhet i Enhetsregisteret, og at du er meldt inn som arbeidsgiver.
4. Tegn yrkesskadeforsikring og ordne pensjonsordning.
5. Be den ansatte om fødselsnummer og opplysninger du trenger for lønn og skattetrekk, og sjekk skattekortet.
6. Gå gjennom risikoen i arbeidet og skriv ned hvordan du følger opp helse, miljø og sikkerhet.

Skattetrekk og a-melding

Som arbeidsgiver skal du av eget tiltak trekke forskuddsskatt fra lønnen etter det skattekortet som til enhver tid gjelder for arbeidstakeren (skattebetalingsloven § 5-4). Trekket forfaller til betaling senest første virkedag etter at lønnen ble utbetalt. Den tidligere ordningen med egen skattetrekkskonto er opphevet fra 1. januar 2026, så du trenger ikke lenger sette trekket på en slik konto.

Hver måned skal du levere a-melding. Fristen er den 5. i måneden etter at lønnen ble utbetalt, og faller den på helg eller helligdag, flyttes den til første virkedag etter. A-meldingen inneholder opplysninger om lønn og andre ytelser, forskuddstrekket og grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Leverer du for sent, kan skattekontoret ilegge tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Det er derfor greit å legge inn en fast dato i kalenderen før den 5. hver måned.

Arbeidsgiveravgift

Arbeidsgiveren betaler arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse for arbeid (folketrygdloven § 23-2). Avgiften er en prosent av beløpet du rapporterer, og satsen avhenger blant annet av hvor virksomheten ligger. Du betaler for to måneder av gangen, med forfall 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november. Du kan altså ikke trekke arbeidsgiveravgift fra lønnen til den ansatte. Den kommer i tillegg til lønnskostnaden.

Yrkesskadeforsikring, pensjon og feriepenger

Arbeidsgivere plikter å tegne yrkesskadeforsikring til dekning av yrkesskade og yrkessykdom (yrkesskadeforsikringsloven § 3). Forsikringen skal gi rett til full erstatning uten hensyn til om noen har skyld. Tegn den før den første ansatte starter, slik at dekningen er på plass fra dag én.

Har du ansatte, må du som utgangspunkt også ha en pensjonsordning for dem etter reglene om obligatorisk tjenestepensjon. Spør forsikringsselskapet eller banken om hvilken ordning som passer for størrelsen på bedriften din.

Feriepenger beregnes av lønn utbetalt i opptjeningsåret, og er 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Er arbeidstakeren over 60 år og har rett til ekstraferie, øker satsen med 2,3 prosentpoeng (ferieloven § 10). Sett av pengene fortløpende, så er de på plass når ferien kommer.

Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet

Arbeidsgiveren skal sørge for at det utføres systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) på alle plan i virksomheten, i samarbeid med arbeidstakerne (arbeidsmiljøloven § 3-1). Det betyr blant annet at du skal fastsette mål, kartlegge farer og vurdere risikoen, lage planer og tiltak, ha rutiner for å avdekke og rette opp brudd, og følge opp sykefravær.

Hvor store krav som gjelder for verneombud og andre ordninger, avhenger av hvor mange du har ansatt. Se spørsmålet om HMS-krav i små virksomheter.

Kort oppsummert

• Når du blir arbeidsgiver for første gang, skal du ha skriftlig arbeidsavtale senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte.
• Registrer foretaket som arbeidsgiver innen fredag i uken etter at personen kom inn i din tjeneste, og ha riktig underenhet.
• Trekk skatt etter skattekortet, betal trekket første virkedag etter utbetaling og lever a-meldingen innen den 5. hver måned.
• Betal arbeidsgiveravgift, tegn yrkesskadeforsikring, ordne pensjon og sett av feriepenger.
• Sørg for systematisk HMS-arbeid fra første dag, og tilpass det til størrelsen på virksomheten.