Første ansettelse: pliktene som utløses ved signering

Første ansatt plikter deg til papirarbeid som starter samme dag, ikke uken etter

Den dagen Zahras nye medarbeider begynte, skulle arbeidsforholdet allerede være meldt inn. Arbeidsgivere skal registrere ansettelsesforholdet, og lønn og arbeidsforhold rapporteres løpende gjennom a-meldingen. Dette er ikke noe du gjør i en rolig stund senere i måneden, det henger sammen med at den ansatte skal opparbeide seg rettigheter i folketrygden fra første dag, og at Skatteetaten og NAV skal ha riktige tall å bygge på.

Sett av en time den første dagen til å bekrefte at alt er sendt inn riktig, i stedet for å stole på at lønnssystemet ordner det automatisk. Systemene er gode, men de er ikke bedre enn dataene du legger inn.

Zahra brukte de første minuttene av den nye medarbeiderens første dag til nettopp dette, i stedet for å skyve det til etter lunsj slik hun opprinnelig hadde tenkt. Det ga henne også en naturlig anledning til å gå gjennom rutinene for timeregistrering sammen med den ansatte, slik at begge visste hvordan arbeidstiden skulle føres fra første dag, ikke bare fra den dagen noen først spurte om det.

Arbeidsavtalen skal foreligge tidlig, og innholdet er ikke valgfritt

Arbeidsmiljøloven § 14-5 pålegger deg å sørge for skriftlig arbeidsavtale, og loven stiller krav til hva den skal inneholde: arbeidsoppgaver, lønn, arbeidstid, oppsigelsesfrister og prøvetid dersom det er avtalt. Zahra brukte en ferdig mal for arbeidsavtale i stedet for å skrive en fra bunnen, og justerte den til stillingen. Det sparte henne for en del av de vanligste feilene, som å glemme å presisere om lønnen inkluderer overtidstillegg eller ikke. Se også hva en ansatt selv bør sjekke i hva må en arbeidskontrakt inneholde, nyttig kunnskap fra begge sider av bordet.

Avtalen skal foreligge tidlig i arbeidsforholdet, og senest innen den frist loven setter. Vent du for lenge, er det ikke arbeidsavtalen som blir mangelfull, det er tilliten mellom deg og den ansatte som får en dårlig start.

Et punkt Zahra nesten glemte, var prøvetid. Skal prøvetid gjelde, må det avtales uttrykkelig i arbeidsavtalen, det følger ikke automatisk av at noen er nyansatt. Uten den setningen i avtalen gjelder de ordinære, lengre oppsigelsesreglene fra første dag, selv om begge parter i praksis tenkte på de første månedene som en prøveperiode.

Yrkesskadeforsikring og OTP: to plikter som lett glemmes i alt det andre

Fra den dagen den ansatte begynner, skal det finnes yrkesskadeforsikring på plass. Den er ikke noe du kan tegne etter at noe har skjedd, den skal ligge der fra første arbeidstime. Obligatorisk tjenestepensjon, OTP, er den andre store posten, og den slår inn når ansettelsesforholdet når visse terskler for stillingsprosent og antall ansatte. Zahra trodde i utgangspunktet at OTP bare gjaldt større bedrifter, og oppdaget at det ikke stemte da hun sjekket vilkårene nærmere.

Begge ordningene koster penger fra første måned, så ta høyde for dem i budsjettet før du signerer arbeidsavtalen, ikke etter at første lønnskjøring har gått gjennom.

HMS-arbeidet starter med én ansatt, ikke ved en bestemt bedriftsstørrelse

Mange arbeidsgivere tror systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er noe som kommer inn først når bedriften vokser seg stor. Det er feil. Plikten gjelder fra den første ansatte, selv om omfanget naturlig nok er mindre i en bedrift med to personer enn i en med to hundre. For Zahra betydde det i praksis en enkel risikovurdering av arbeidsplassen, rutiner for hva som skjer ved skade eller sykdom, og informasjon til den ansatte om hvem som er nærmeste leder å kontakte.

Det trenger ikke være omfattende dokumentasjon fra dag én, men det må finnes noe, og det må være reelt, ikke et skjema som ligger urørt i en mappe.

Zahra satte av en halvtime i uken de første månedene til å oppdatere HMS-notatene sine, i takt med at hun lærte mer om hva som faktisk var relevant for akkurat hennes virksomhet. Etter hvert som bedriften eventuelt vokser med flere ansatte, skal HMS-arbeidet også formaliseres mer, men grunnmuren, risikovurdering og klare rutiner for avvik, er den samme uansett antall ansatte.

Kostnaden ved første ansatt er mer enn lønnen som står på lønnsslippen

Zahra hadde regnet med lønnskostnaden, men ikke med alt som kommer i tillegg. Yrkesskadeforsikring og OTP er to faste poster fra første måned, og arbeidsgiveravgift er en tredje plikt arbeidsgiver har, selv om selve satsen hører til skattereglene og ikke til denne artikkelen. Legg også inn en økonomisk buffer for sykefravær, siden arbeidsgiver har en innledende periode med lønnsplikt dersom den ansatte blir syk, uavhengig av hvor lenge ansettelsesforholdet har vart.

Sett disse postene inn i budsjettet før du signerer arbeidsavtalen, ikke etter at den første lønnskjøringen har vist deg hva den faktiske kostnaden ble. Mange gründere som ansetter for første gang, undervurderer totalkostnaden med et sted mellom tjue og tretti prosent sammenlignet med bruttolønnen alene, nettopp fordi forsikring, pensjon og administrasjon lett glemmes i det første overslaget.

Zahra satte til slutt opp et enkelt regneark der hun listet alle faste kostnader ved siden av lønnen, oppdatert hver gang noe nytt kom til underveis i prosessen. Det ga henne et realistisk bilde å planlegge ut fra allerede før hun signerte, i stedet for å oppdage totalkostnaden bit for bit gjennom det første året.

Rekkefølgen som sparer deg for et brev fra Arbeidstilsynet

Sett opp rekkefølgen slik: arbeidsavtale klar til signering før første arbeidsdag, innmelding og registrering samme dag ansettelsen starter, yrkesskadeforsikring bekreftet før den ansatte gjør noe arbeid, og en vurdering av om OTP-plikten allerede gjelder eller vil gjøre det ved neste ansettelse. HMS-rutinene kan bygges gradvis de første ukene, men de skal være i gang, ikke bare planlagt.

Gjør du dette i riktig rekkefølge, har du dekket det som faktisk utløser oppfølging fra Arbeidstilsynet dersom noe går galt. Gjør du det i feil rekkefølge, eller lar noe ligge til «senere», er det som regel arbeidsavtalen og forsikringen som blir liggende lengst, og det er akkurat de to som koster mest å ha glemt.

Zahra endte med en enkel sjekkliste hun limte inn øverst i sitt eget dokument for hver nye ansettelse, med fem faste punkter i rekkefølge og en dato for når hvert punkt faktisk var utført, ikke bare planlagt. Neste gang hun ansetter, bruker hun samme liste på nytt, og slipper å finne opp rekkefølgen fra bunnen igjen.

Kort oppsummert

• Første ansatt plikter deg til innmelding og a-melding samme dag ansettelsen starter, ikke i en rolig stund senere.
• Skriftlig arbeidsavtale etter arbeidsmiljøloven § 14-5 skal foreligge tidlig, og innholdet er lovregulert, ikke valgfritt.
• Yrkesskadeforsikring skal være på plass fra første arbeidstime, uavhengig av stillingsstørrelse.
• OTP-plikten slår inn ved bestemte terskler for stillingsprosent og antall ansatte, ikke først ved en viss bedriftsstørrelse.
• HMS-arbeidet starter med den første ansatte, og skal være reelt, ikke bare et skjema i en mappe.