Kan en venn eller et familiemedlem føre regnskapet for meg?

Når du kan la et familiemedlem føre regnskapet

Regnskapsførerloven § 2-1 sier: «Regnskapsføring i næring for andre kan bare utføres av regnskapsforetak.» Et regnskapsforetak er et regnskapsselskap eller en statsautorisert regnskapsfører med godkjenning fra Finanstilsynet. Med regnskapsføring menes å oppfylle oppdragsgiverens plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven, og å lage pliktig regnskapsrapportering som årsregnskapet.

To ord i regelen avgjør om du kan la et familiemedlem føre regnskapet:

• «for andre». Fører du ditt eget regnskap, gjelder ikke loven. Finanstilsynet skriver at godkjenningsplikten gjelder oppdrag for andre enn en selv eller sin arbeidsgiver.
• «i næring». Loven gjelder bare når regnskapsføringen skjer i næring.

Den som fører regnskap for andre i strid med loven, kan straffes med bøter eller fengsel inntil ett år (regnskapsførerloven § 6-6). Straffebestemmelsen retter seg mot den som fører regnskapet. Hva det betyr for deg som bruker en slik regnskapsfører, er forklart i konsekvenser av å bruke en uautorisert regnskapsfører.

Hva «i næring» betyr i praksis

Loven definerer ikke «i næring». I norsk rett brukes næring vanligvis om aktivitet som har et visst omfang og en viss varighet, drives for egen regning og er egnet til å gi inntekt. Ut fra det kan du skille mellom to ytterpunkter:

• Søsteren din hjelper deg gratis med å sortere kvitteringer og legge dem inn i programmet. Hun gjør det fordi hun er søsteren din, ikke for å tjene penger. Det ligger langt unna næring.
• En venn fører regnskapet ditt mot fast betaling hver måned og gjør det samme for noen andre. Det har både omfang, varighet og betaling, og ligger på næringssiden.

Mellom disse ligger det gråsoner. Får vennen en symbolsk sum, eller hjelper hun to-tre bekjente? Jo mer regnskapsføringen ligner en tjeneste hun tilbyr, desto nærmere er hun grensen. Finanstilsynet kan i tvilstilfeller avgjøre om loven gjelder.

Ansett familiemedlemmet i stedet

Den ryddigste løsningen er ofte å ansette familiemedlemmet i bedriften. Da fører hun regnskapet for arbeidsgiveren sin, og godkjenningskravet gjelder ikke. Det er også slik større bedrifter har egen regnskapsavdeling uten å være regnskapsforetak.

Ansettelsen må være ekte. Det betyr arbeidsavtale, lønn gjennom a-meldingen, arbeidsgiveravgift og feriepenger, som for andre ansatte. Lønnen må stå i forhold til arbeidet. For høy lønn til et familiemedlem kan bli sett på som en skjult utdeling, se lønn til familiemedlem i AS.

Slik gjør du det ryddig når noen i familien hjelper

Også når hjelpen er gratis, lønner det seg å avtale noen ting skriftlig:

• hvilke oppgaver hun gjør, og hvilke du gjør selv
• hvem som sender MVA-melding, a-melding og skattemelding, og innen hvilke frister
• at regnskapsprogrammet og bilagene står i bedriftens navn, ikke hennes
• hva som skjer hvis hun ikke lenger kan hjelpe, og hvordan hun leverer fra seg materialet

Det siste punktet er lett å glemme. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i flere år, og det skal være bedriften som har det, ikke den som hjalp til.

Hva du gir fra deg uten godkjent regnskapsfører

En godkjent regnskapsfører har plikter som en venn ikke har:

• Taushetsplikt etter loven, slik at opplysninger om bedriften ikke går videre.
• Skriftlig oppdragsavtale som sier hvilke oppgaver som skal gjøres og for hvor lang tid.
• Krav til kompetanse, etterutdanning og kvalitetskontroll, og tilsyn fra Finanstilsynet.

En venn kan være flink, men det er ingen som kontrollerer at hun følger med på regelendringer. Gjør hun en feil, er det vanskeligere å få dekket tapet, og forholdet kan bli vanskelig å rydde opp i.

Ansvaret ligger uansett hos deg. I et AS skal styret påse at regnskapet er gjenstand for betryggende kontroll (aksjeloven § 6-12). I et enkeltpersonforetak er det du som innehaver som står ansvarlig overfor Skatteetaten. Gi derfor bare de tilgangene i Altinn og banken som trengs, og se over tallene selv før meldingene sendes. Se også styrets ansvar ved feil i årsregnskapet.

Kort oppsummert

• Regnskapsføring i næring for andre krever godkjenning fra Finanstilsynet.
• Lar du et familiemedlem føre regnskapet gratis, ligger det normalt langt fra næring. Fast, betalt regnskapsføring for flere ligger på næringssiden.
• Et ansatt familiemedlem fører regnskapet for sin arbeidsgiver og trenger ikke godkjenning, men ansettelsen må være ekte og lønnen rimelig.
• Uten godkjent regnskapsfører mister du lovfestet taushetsplikt, oppdragsavtale og tilsyn.
• Ansvaret for regnskapet er ditt uansett hvem som fører det.