Vedtektsendring i borettslaget: slik forbereder styret saken

Slik forbereder styret forslaget til vedtektsendring

Gå gjennom gjeldende vedtekter og finn paragrafen eller punktet som skal endres. Skriv så ned hva som skal stå i stedet, med ordlyden på plass. Et forslag som bare sier «vi vil ha strengere regler» er for uklart til å stemme over.

Se også om forslaget i det hele tatt kan vedtas som vedtektsendring. Noen regler i loven kan ikke fravikes i vedtektene, og noen kan bare endres på bestemte vilkår. Styret kan ikke bruke vedtektene til å sette lovens regler til side når loven ikke åpner for det.

Skriv også kort hvorfor endringen foreslås. Andelseierne skal stemme på forslaget, og en begrunnelse gjør at flere forstår hva de stemmer over.

Krav til innkallingen

Reglene står i borettslagsloven §§ 7-6 og 7-7. Styret skal kalle inn til generalforsamling. Innkallingen skal være sendt minst åtte og høyst tjue dager før møtet, og den skal være skriftlig til alle andelseiere med kjent adresse. Vedtektene kan fastsette at innkalling skal skje på annen måte i stedet eller i tillegg, men andelseiere som ikke bor i laget, skal alltid ha skriftlig innkalling.

Sakene som skal behandles, skal være klart oppgitt. Når et forslag må vedtas med to tredjedels flertall, slik en vedtektsendring må, skal hovedinnholdet tas inn i innkallingen. Loven sier altså «hovedinnholdet», men det er enklest og tryggest å ta med hele forslaget til ny tekst. Da er det vanskeligere å hevde at andelseierne ikke visste hva de stemte over.

Generalforsamlingen kan etter § 7-8 ikke gjøre vedtak i saker som ikke er nevnt i innkallingen, med mindre alle andelseierne samtykker. En vedtektsendring som dukker opp først i møtet, kan derfor ikke vedtas.

Ordinær eller ekstraordinær generalforsamling

Den ordinære generalforsamlingen skal holdes innen utgangen av juni hvert år, jf. § 7-4. Passer det å ta vedtektsendringen der, legger styret den inn i innkallingen som en egen sak. Andelseiere som vil ha en sak behandlet, kan kreve det, og saken skal da nevnes i innkallingen hvis styret har fått kravet før fristen styret har satt.

Haster saken, kan styret kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Det skal også gjøres hvis revisor eller minst to andelseiere med til sammen minst en tiendedel av stemmene krever det og sier hvilke saker de vil ha behandlet, jf. § 7-5. Innkallingsfristen er den samme, men ved behov kan en ekstraordinær generalforsamling kalles inn med kortere varsel, minst tre dager.

Bruk den korte fristen med varsomhet i en vedtektssak. Jo kortere tid andelseierne har til å lese forslaget, jo lettere er det å få innvendinger mot vedtaket.

Flertallet som kreves

Etter § 7-11 tredje ledd krever endring av vedtektene to tredjedeler av de stemmene som er gitt. Det er stemmene som faktisk avgis som teller, ikke antallet andelseiere i laget. Hver andelseier har én stemme, også om vedkommende har flere andeler, jf. § 7-10.

Vedtektene kan sette strengere flertallskrav. Sjekk derfor gjeldende vedtekter før dere regner ut om forslaget går gjennom.

For enkelte bestemmelser kan vedtektene i tillegg kreve at en tredjeperson godkjenner endringen. Det gjelder bare hvis alle andelseierne har samtykket til slik regel, og bare for bestemte typer vedtektsbestemmelser, jf. § 7-12.

Selve møtet og protokollen

Styreleder leder møtet hvis generalforsamlingen ikke velger en annen møteleder. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll over alle saker og vedtak. Protokollen skal signeres av møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger blant dem som deltar, jf. § 7-9.

Før protokollen nøye. Skriv ned forslaget slik det ble satt opp til avstemning, hvor mange stemmer som ble avgitt, og hvor mange som stemte for og imot. Mangler dette, blir det vanskelig å vise at flertallet var på plass.

Generalforsamlingen kan holdes digitalt. Styret avgjør hvordan møtet gjennomføres, men det må holdes fysisk hvis minst to andelseiere med til sammen en tiendedel av stemmene krever det, jf. § 7-4 fjerde ledd. Det er smart å fastsette en frist for slikt krav og opplyse om den i innkallingen.

Etter vedtaket

Send vedtektene ut til andelseierne, og legg den nye versjonen der de alltid kan finne den. Se også hva som kreves for å endre vedtektene i borettslag og forskjellen på vedtekter og husordensregler.

Kort oppsummert

• Hovedinnholdet i forslaget til vedtektsendring må stå i innkallingen, og det er tryggest å ta inn hele teksten.
• Innkallingen sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet.
• Vedtaket krever to tredjedeler av de stemmene som er gitt, med mindre vedtektene krever mer.
• Protokollen må vise forslaget, antall stemmer og signaturene, så styret kan forberede vedtektsendring med et dokumentert resultat.