Trenger jeg regnskapsfører når jeg får min første ansatte?

Hva som endrer seg med din første ansatte

Så lenge du er alene i bedriften, handler regnskapet om inntekter, kostnader og skatt. Med din første ansatte blir du arbeidsgiver, og det gir faste oppgaver hver måned. Har du enkeltpersonforetak uten organisasjonsnummer, må foretaket først registreres i Enhetsregisteret.

Dette må være på plass:

• En skriftlig arbeidsavtale. Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidet begynte (arbeidsmiljøloven § 14-5).
• Yrkesskadeforsikring. Arbeidsgiver har plikt til å forsikre de ansatte mot yrkesskade.
• A-melding. Den sendes minst én gang i måneden, med frist den 5. i måneden etter. Den viser lønn, trekk og arbeidsgiveravgift, og melder arbeidsforholdet inn i Aa-registeret (registeret over arbeidsforhold).
• Forskuddstrekk. Du trekker skatt av lønnen etter skattekortet. Fra 1. januar 2026 finnes det ikke lenger krav om skattetrekkskonto. Trekket betales direkte til Skatteetaten og forfaller senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (skattebetalingsloven § 10-10).
• Arbeidsgiveravgift. Den beregnes av lønnen og betales annenhver måned, den 15. januar, mars, mai, juli, september og november. Satsen avhenger av hvor virksomheten ligger; i sone 1 er den 14,1 prosent.
• Feriepenger. Den ansatte tjener opp 10,2 prosent av lønnen i feriepenger, som normalt utbetales året etter (ferieloven § 10).
• Tjenestepensjon. Har den ansatte minst 75 prosent stilling og ingen eierinteresse i bedriften, utløser det som hovedregel plikt til obligatorisk tjenestepensjon. Ordningen skal være på plass innen seks måneder, og innskuddet skal være minst 2 prosent av lønnen opp til 12 G. Se tjenestepensjon i enkeltpersonforetak.

Det lønnsprogrammet gjør, og det du må sette opp selv

Et lønnsprogram henter skattekortet, regner ut trekket, beregner arbeidsgiveravgift og feriepenger og lager a-meldingen. Det fjerner det meste av regnearbeidet.

Det programmet ikke vet, er hva du har avtalt. Du må selv legge inn riktig stillingsprosent og arbeidstid, velge riktig lønnsart for overtid og tillegg, registrere fordeler som telefon eller bil, og føre sykefravær riktig. Ved sykdom betaler du sykepenger de første 16 dagene (arbeidsgiverperioden), og etter det kan du kreve refusjon fra NAV. Feil oppsett i starten følger med i hver eneste a-melding til noen retter det.

Der feil i lønnen koster mest

Det er få områder der fristene er så faste som for lønn. Leveres ikke a-meldingen, kan skattekontoret ilegge daglig tvangsmulkt til opplysningene kommer inn, og for sen levering kan gi overtredelsesgebyr (a-opplysningsloven). Forskuddstrekket er den ansattes skatt som du holder tilbake. Brukes pengene til noe annet, er det en alvorlig sak.

Feriepenger og pensjon er de andre stedene feil hoper seg opp. Glemmer du å sette av til feriepenger, kommer hele beløpet på én gang når feriepengene skal utbetales året etter. Fristen på seks måneder for pensjonsordningen er lett å glemme når alt annet er nytt.

Selv, med program eller med regnskapsfører

Med én ansatt på fast månedslønn er lønnskjøringen lik fra måned til måned, og den er overkommelig å gjøre selv med et lønnsprogram. Regnskapsfører blir mer aktuelt når lønnen varierer mye, for eksempel ved timelønn, mye overtid, provisjon eller turnus. Det gjelder også når den ansatte reiser mye i jobben og har diett og kjøregodtgjørelse, eller når du ikke har tid til å følge med på fristene hver måned.

Er du usikker, kan du dele jobben: la en regnskapsfører sette opp lønnen og ta den første a-meldingen, og kjør resten selv. Har du allerede regnskapsfører til resten av regnskapet, slipper du å avstemme lønnen mot et annet system hvis samme person tar den. Se også plikter ved første ansettelse for de delene som ikke gjelder regnskapet.

Kort oppsummert

• Med din første ansatte blir du arbeidsgiver med faste månedlige frister.
• A-meldingen sendes innen den 5., forskuddstrekket betales senest første virkedag etter lønnsutbetaling, og arbeidsgiveravgiften betales annenhver måned.
• Feriepenger (10,2 prosent) og tjenestepensjon må regnes med fra første lønn.
• Du trenger ikke regnskapsfører for din første ansatte, men oppsettet i starten avgjør om resten går riktig.