Hva er spesielt med regnskapet i en privat barnehage?

Hva loven krever av regnskap i privat barnehage

Barnehageloven har et eget kapittel om bruken av tilskudd og foreldrebetaling. Formålet er at pengene skal komme barna i barnehagen til gode. Dette er de viktigste kravene:

• Hver private barnehage skal være et selvstendig rettssubjekt med eget organisasjonsnummer (barnehageloven § 7 a). Unntak gjelder for eiere som til sammen har ordinære barnehager med færre enn 30 barn, familiebarnehager med færre enn ti barn, eller åpne barnehager.
• Barnehagen skal ikke drive eller eie annen virksomhet i samme rettssubjekt. Tilleggsvirksomhet som er nært knyttet til barnehagen og utgjør en liten del av den, er tillatt (§ 23 a).
• Tilskudd og foreldrebetaling kan bare dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift, og omfanget må være rimelig (barnehageloven § 23).
• Barnehagen kan ikke handle med nærstående på andre vilkår enn uavhengige parter ville avtalt.
• Personalkostnaden per heltidsplass kan ikke være vesentlig lavere enn i tilsvarende kommunale barnehager.
• Penger fra tilskudd og foreldrebetaling kan ikke lånes ut. Kortsiktig utlån i en konsernkontoordning er unntatt.
• Barnehagen skal kunne dokumentere at pengene er brukt i tråd med reglene.

Er kravene oppfylt, kan barnehagen disponere et eventuelt overskudd fritt (§ 21).

Hvem som er nærstående, og hva det betyr for husleie og innkjøp

Nærstående er den som eier eller kontrollerer minst 50 prosent av barnehagen, styremedlemmer, daglig leder og andre med beslutningsmyndighet, nær familie av disse, og selskaper som de eier eller kontrollerer minst 50 prosent av (§ 22). Det typiske problemet er husleie. Eieren eier bygget gjennom et eget eiendomsselskap og leier det ut til barnehagen. Er leien høyere enn markedsleie, flyttes offentlige penger ut av barnehagen.

Det samme gjelder kjøp av tjenester fra et selskap eieren styrer, som administrasjon, renhold eller vaktmester. Prisen må tåle sammenligning med det en uavhengig leverandør ville tatt. Avtaler med nærstående bør være skriftlige, og barnehagen bør ha dokumentasjon på at prisen er markedsmessig, for eksempel en takst eller tilbud fra andre.

Regnskapet, Basil og revisjonen

Barnehager som må være et eget rettssubjekt, skal følge bokføringsloven og lage årsregnskap etter regnskapsloven. Det følger av økonomiforskriften til barnehageloven. Er barnehagen et aksjeselskap, sendes årsregnskapet til Regnskapsregisteret som for andre aksjeselskaper.

Hvert år skal barnehagen i tillegg rapportere regnskapet til Utdanningsdirektoratet i et eget skjema i Basil. Barnehager som er eget rettssubjekt, fyller også ut balansen. Det er barnehagen som har ansvaret for at rapporten er riktig, også når en regnskapsfører fyller den ut. Utdanningsdirektoratet setter en felles frist for alle.

Årsregnskapet skal revideres av en statsautorisert revisor, og revisoren skal også attestere rapporteringen i Basil. For barnehager som er unntatt fra kravet om å være eget rettssubjekt, skal resultatregnskapet revideres. Noen av disse kan i stedet la en uavhengig regnskapsfører attestere.

Merverdiavgift, lønn og andre kostnader

Barnepass er unntatt fra merverdiavgift (merverdiavgiftsloven § 3-4). Barnehagen skal ikke legge merverdiavgift på foreldrebetalingen, men den får heller ikke fradrag for merverdiavgiften på innkjøp. Merverdiavgiften er derfor en kostnad i regnskapet, på lik linje med selve varen.

Kravet om at personalkostnaden per heltidsplass ikke skal være vesentlig lavere enn i kommunale barnehager, gjør lønnsregnskapet viktig. Overskuddet skal ikke komme fra lave lønninger eller dårlig pensjon. Før lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift på egne kontoer, og hold vikarer og innleid personale atskilt, så tallene kan sammenlignes.

Inntektene fra kommunen kommer som driftstilskudd, pensjonstilskudd og eiendomstilskudd (§§ 19 a til 19 c). Det er lurt å føre dem på hver sin konto, slik at det er enkelt å vise hva de er brukt til.

Kort oppsummert

• Regnskap i privat barnehage har ekstra regler fordi inntektene i hovedsak er tilskudd og foreldrebetaling.
• Barnehagen skal som hovedregel være et eget rettssubjekt uten annen virksomhet, og følge bokføringsloven og regnskapsloven.
• Avtaler med eieren og nærstående må være på markedsvilkår og kunne dokumenteres.
• Regnskapet rapporteres i Basil og revideres og attesteres som hovedregel av statsautorisert revisor.
• Utdanningsdirektoratet fører tilsyn og kan kreve tilskudd betalt tilbake.