Hva er spesielt med regnskapet i en dagligvare- eller nærbutikk?
Regnskap for nærbutikk skiller seg fra andre butikker ved at salget har flere mva-satser, mye kontantsalg og varer som går ut på dato. Mat har 15 prosent mva, mens øl, tobakk og andre varer har 25 prosent, og kassasystemet må holde satsene fra hverandre. Hver dag skal det lages Z-rapport og dagsoppgjør, varelageret skal telles ved årsslutt, og varer eieren tar med seg hjem, skal føres som uttak. Salg av øl krever bevilling fra kommunen, og tobakk krever registrering hos Helsedirektoratet.
Regnskap for nærbutikk med flere mva-satser i kassen
Næringsmidler har redusert sats på 15 prosent, se merverdiavgiftsloven § 5-2. Loven regner ikke legemidler, tobakk, alkoholholdige drikker og vann fra vannverk som næringsmidler. Sortimentet fordeler seg slik:
- Brød, melk, frukt, brus og annen mat og drikke: 15 prosent.
- Øl, rusbrus og tobakk: 25 prosent.
- Vaskemidler, hygieneartikler, batterier og blomster: 25 prosent.
- Aviser: fritatt, altså null prosent (§ 6-1).
- Provisjon fra pengespill i butikken: unntatt (§ 3-14).
Har butikken et hjørne med bord og stoler der kundene spiser, kan mat som spises der, være servering med 25 prosent. Mat som tas med ut, har 15 prosent.
Kassasystemet må ha riktig sats på hver vare, og regnskapet må ha egne salgskonti for hver sats. Feil her gir feil mva for hele terminen, og det er ofte vanskelig å rette i ettertid.
Provisjonen fra spill er unntatt. Er den unntatte delen av omsetningen normalt ikke over fem prosent, beholder du likevel fullt fradrag for mva på felles kostnader som husleie og strøm (merverdiavgiftsloven § 8-2).
Kasse, Z-rapport og dagsoppgjør
En nærbutikk har kontantsalg i bokføringsforskriftens forstand, også når kundene betaler med kort eller Vipps ved kassen. Salget skal registreres fortløpende i et kassasystem med produkterklæring. Kravene er beskrevet i artikkelen om kassasystem ved kontantsalg.
Bokføringsforskriften setter faste rutiner for dagen:
- Vekselkassen registreres i kassasystemet når dagen starter (§ 5-3-8).
- Tar noen kontanter ut av skuffen i løpet av dagen, skal dato, klokkeslett, beløp og hvem som tok dem, dokumenteres.
- Ved dagens slutt tas det en Z-rapport fra hvert kassapunkt og en rapport fra hver betalingsterminal (§ 5-3-14).
- Kontantene telles og sammenholdes med Z-rapporten. Kortbetalingene sammenholdes med terminalrapporten. Differanser skal forklares.
Dagsoppgjøret skal dateres og vise hvem som telte. Har flere ansatte hver sin kasseskuff, skal avstemmingen gjøres for hver av dem. Kontantene som settes inn i banken, bør kunne følges fra dagsoppgjøret til innskuddet på kontoen, slik at det er lett å se om noe mangler.
Varetelling og svinn
Varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt (bokføringsforskriften § 6-1). Tellingen skal vise varens art, antall og verdi. Butikker kan regne ut anskaffelseskosten fra utsalgsprisen, men da skal varer med ulik mva-sats og ulik bruttofortjeneste vises som egne grupper. Det betyr at frukt, tobakk og kolonialvarer ofte må telles og regnes hver for seg.
Varer som stjeles eller går ut på dato, blir en del av varekostnaden. Før en enkel liste over varer som kastes. Da kan du forklare forskjellen mellom forventet og faktisk bruttofortjeneste hvis Skatteetaten spør.
Uttak av varer til eieren
Tar eieren varer fra butikken til eget bruk, er det uttak. Det skal beregnes mva av uttaket (merverdiavgiftsloven § 3-21), og verdien er skattepliktig inntekt (skatteloven § 5-2). Uttaket skal dokumenteres med varene og deres virkelige verdi (bokføringsforskriften § 5-8), senest innen femten virkedager i måneden etter (§ 5-2-2).
Drives butikken som aksjeselskap, er det enklest at eieren betaler for varene som en vanlig kunde. Gjør hun ikke det, er varene en fordel fra selskapet til aksjonæren, som må behandles som lønn eller utbytte.
Øl, tobakk og bevillinger
Salg av øl og annen drikk med høyst 4,7 volumprosent alkohol krever salgsbevilling fra kommunen, se alkoholloven. Det betales et årlig bevillingsgebyr til kommunen, beregnet ut fra mengden alkohol som selges. Kassasystemet bør derfor skille alkohol ut som egen varegruppe.
Butikker som selger tobakk, må registrere salgsstedet i Helsedirektoratets tobakkssalgsregister senest 14 dager før salget starter. Selve registreringen er gratis, men kommunen kan kreve en årlig tilsynsavgift.
nærbutikken til Huda
Huda Rahimi driver en nærbutikk som enkeltpersonforetak. Tallene er et regneeksempel. Butikken selger for 6 millioner kroner uten mva i året. Av dette er 4,8 millioner mat med 15 prosent mva og 1,2 millioner øl, tobakk og andre varer med 25 prosent. Utgående mva blir 720 000 og 300 000 kroner.
Provisjonen fra spill er 90 000 kroner. Det er rundt 1,5 prosent av omsetningen, så Huda beholder fullt fradrag for mva på husleie, strøm og utstyr.
Huda tar med seg middag fra butikken flere ganger i uka. Hun slår varene inn på en egen uttaksknapp i kassen og lager et bilag for uttaket hver måned. Butikken har tre deltidsansatte. Lønnen rapporteres i a-meldingen innen den 5. i måneden etter, og mva-meldingen leveres for hver tomånedlige termin. Ved nyttår teller hun lageret i grupper for 15 og 25 prosent, og hun skiller tobakk ut som egen gruppe fordi den har en annen bruttofortjeneste enn resten.
Kort oppsummert
- Regnskap for nærbutikk krever at kassen skiller mellom 15 prosent, 25 prosent, fritatt og unntatt salg.
- Z-rapport, terminalrapport og opptelling av kontanter skal gjøres hver dag.
- Varelageret telles ved årsslutt, med egne grupper for ulike mva-satser og ulik bruttofortjeneste.
- Varer eieren tar hjem, er uttak med mva og skatt.
- Øl krever salgsbevilling fra kommunen, og tobakk krever registrering i tobakkssalgsregisteret.
Regnskapsfører
Få tilbud fra en regnskapsfører
Skriv kort hva bedriften trenger hjelp til. Vi sender forespørselen til en regnskapsfører vi samarbeider med, som tar kontakt med deg. Det koster ingenting å sende inn, og du velger selv om du vil takke ja.
Takk, forespørselen er sendt
Kan en regnskapsfører vi samarbeider med ta oppdraget, tar de kontakt med deg på telefon eller e-post.