Slik skriver du et forslag til generalforsamlingen som blir vedtatt

Trinn 1: Finn fristen og lever i tide

Styret skal i forkant varsle eierne om dato for ordinært møte og om siste frist for å levere saker. Det står i borettslagsloven § 7-4 og i eierseksjonsloven § 41. Når styret har mottatt forslaget før fristen, skal saken nevnes i innkallingen. Da får du forslaget behandlet på generalforsamlingen (se fremme sak til generalforsamlingen).

Loven krever ikke at forslaget leveres skriftlig, men det er den eneste måten du kan dokumentere at du leverte i tide. Send en e-post, eller lever et brev og be om kvittering. Ta vare på kvitteringen.

Trinn 2: Avgjør hva forslaget faktisk skal ende i

Et forslag skal ende i et vedtak. Spør deg selv hva generalforsamlingen skal si ja til. «Parkeringen er et problem» er en observasjon. «Generalforsamlingen vedtar at gjesteplassene merkes og begrenses til 48 timer» er et vedtak.

Skriv forslaget slik at det kan stemmes over med ja eller nei. Hver sak får sitt eget forslag. Hvis du blander saker, tvinger du eierne til å stemme ja til noe de er uenige i for å få noe de vil ha.

Forslaget må høre hjemme hos generalforsamlingen. Den kan for eksempel avgjøre vedtektsendringer og valg av styre. Et forslag som går ut over det loven tillater, kan ikke vedtas, uansett flertall.

Trinn 3: Sjekk hvilket flertall som trengs

De fleste vedtak krever flertall av de avgitte stemmene. Endring av vedtektene i et borettslag krever to tredjedeler av de røystene som er gitt (borettslagsloven § 7-11).

Krever forslaget minst to tredjedels flertall etter loven eller vedtektene, må hovedinnholdet stå i innkallingen. Da holder det ikke at styret skriver «vedtektsendring». Skriv derfor den nye teksten i vedtektene i forslaget ditt, slik at styret kan kopiere det rett inn. Se også alminnelig flertall og to tredjedels flertall.

Trinn 4: Skriv en kort begrunnelse

Begrunnelsen skal hjelpe eierne å forstå hvorfor. Den kan være noen få setninger. Si hva som er problemet, hva forslaget løser, og hva det koster hvis det koster noe. Gjelder det penger, bør du oppgi beløpet og hvor det skal tas fra.

Unngå personangrep og lange historier. Eierne leser innkallingen på kvelden, ofte flere saker på en gang. Den som er kort og konkret, blir lest.

De vanligste feilene er at forslaget er uklart, at det inneholder flere saker i én, at fristen er oversett, og at kostnader ikke er nevnt. Et forslag som ikke sier noe om hvem som skal gjøre hva, gir styret mer tolkningsrom enn forslagsstilleren ønsker.

Les forslaget høyt for noen i husstanden før du sender det. Forstår de hva som skal vedtas?

Trinn 5: Møt opp og presenter forslaget

Selv et godt forslag trenger noen som forklarer det. Møt selv, eller gi en fullmakt til noen som kjenner saken. Tenk gjennom de vanlige innvendingene, som kostnad og hvem som får nytte av det. Vil du styrke forslaget, kan du snakke med noen av de andre eierne på forhånd.

Husk at forslaget som kommer opp på selve møtet, ikke kan avgjøres hvis det ikke er nevnt i innkallingen. Da må flertallet vedta å kalle inn til ny generalforsamling.

Møtet har en møteleder, vanligvis styrelederen, som får forslaget i innkallingen. Følg med på hvordan saken blir presentert, og be om ordet hvis noe er feil gjengitt. Husk at det er flertallet av de avgitte stemmene som avgjør. En kort og saklig forklaring fra deg gjør det lettere for de andre å stemme ja.

Kort oppsummert

• Lever forslaget skriftlig til styret innen fristen, slik at det skal nevnes i innkallingen.
• Skriv et konkret forslag til vedtak, som kan besvares med ja eller nei.
• Legg til en kort begrunnelse, og oppgi kostnad og finansiering hvis forslaget koster penger.
• Skal du skrive et forslag til generalforsamlingen som krever to tredjedels flertall, må hovedinnholdet stå i innkallingen. Skriv derfor ut den nye teksten.
• Ett forslag per sak, og møt opp for å forklare det.