Mangelfull bokføring – når blir rotet en straffesak?

Straff bokføring: grensen mellom rot og straffbart forhold

Straffeloven har egne bestemmelser om regnskapsovertredelse, i §§ 392 til 394, og de skiller mellom vanlig uaktsomhet og et grovere, mer bevisst brudd på bokføringsplikten. Har du glemt å bokføre i tide, mangler noen bilag eller har henslengte permer i en skuff, er dette normalt noe som rettes opp uten at det ender som straffesak. Det som endrer bildet, er om rotet har vart over tid, om det har dekket over et beløp som ikke er ubetydelig, eller om det ser ut som en bevisst måte å unndra kontroll på. Torvald sitt problem var reelt rot, ikke et forsøk på å skjule noe – to år uten skikkelig ajourhold, ikke to år med bevisst manipulerte tall. Regnskapsføreren hans kunne følge pengestrømmen fra konto til konto uten hull, selv om bilagene manglet, og det er nettopp den sporbarheten som gjør størst forskjell når noen utenfra skal vurdere hva som egentlig har skjedd.

Loven skiller heller ikke mellom store og små selskaper når den beskriver hva som er straffbart. Det som varierer i praksis, er hvor ofte tilsynsmyndighetene faktisk går inn og ser nærmere på et lite selskap, sammenlignet med et større foretak med flere ansatte og en egen økonomiavdeling. Et lite entreprenørfirma som Torvald sitt blir sjelden kontrollert med mindre noe utløser oppmerksomhet, som en varslet konkurs, en klage fra en kunde eller et avvik som dukker opp i en helt annen sammenheng, for eksempel en byggesøknad der omsetningstallene ikke stemmer med det som er oppgitt andre steder.

Hva som skiller Torvald sin sak fra en straffesak

Uaktsomhet alene, selv grov uaktsomhet, er noe annet enn forsett. Har du glemt å levere, mistet bilag i en flyttesjau eller stolt på et system som sviktet, er dette et spørsmål om å rydde opp, ikke et spørsmål om skyld i strafferettslig forstand. Det som løfter en sak over i strafferettens rekkevidde, er typisk et mønster: gjentatte år, betydelige beløp, eller bevisste valg om å ikke bokføre kontantomsetning. Torvald sin regnskapsfører kunne dokumentere at feilene var spredt og tilfeldige, ikke systematiske, og det er nettopp den forskjellen som avgjør hvor en sak havner.

Et annet moment som teller med, er om selskapet samarbeider når feilen først blir avdekket. Retter Torvald opp frivillig, leverer manglende oppgaver og svarer ærlig på spørsmål fra Skatteetaten eller en bostyrer, blir dette lagt vekt på i vurderingen av hvor alvorlig forholdet faktisk er. Motsatsen, altså å trenere, gi ufullstendige svar eller fortsette å drive uten å rette opp, er det som oftest gjør at en sak som i utgangspunktet var uaktsom, likevel ender med en strengere reaksjon enn nødvendig.

Bostyrerens rolle hvis det ender i konkurs

Går selskapet konkurs mens bokføringen er mangelfull, er det bostyrer som først går gjennom regnskapet, og bostyreren har plikt til å vurdere om det er grunnlag for å melde forholdet videre til påtalemyndigheten. Det er denne innberetningen, ikke selve rotet i seg selv, som ofte er det som faktisk setter en straffesak i gang. Vurderer bostyrer i tillegg at styret har opptrådt uaktsomt i driften for øvrig, kan styreansvar bli tema i tillegg til bokføringsspørsmålet. Har selskapet ikke gått konkurs, er det som oftest Skatteetaten som oppdager mangelfull bokføring gjennom et bokettersyn, og da er utfallet i de fleste tilfellene et pålegg om retting og eventuelt et gebyr, ikke en anmeldelse.

Slik rydder Torvald opp før noen andre gjør det for ham

Første steg er å gå gjennom hvert regnskapsår for seg og dokumentere hva som mangler, i stedet for å late som alt er i orden. Deretter bør bilagene rekonstrueres så godt det lar seg gjøre, med kontoutskrifter og kvitteringer som fortsatt finnes. En gjennomgang av bokføringsplikten fra bunnen av er ofte det som avdekker hvor rutinene sviktet først. Vurder samtidig om regnskapet bør føres av noen med riktig kompetanse fra nå av, i stedet for å fortsette som før. Torvald valgte å varsle regnskapsføreren om alt han fant, i stedet for å håpe at det ikke ble oppdaget, og fikk et forslag til opprettingsplan i retur samme uke. En slik åpenhet er ofte forskjellen mellom en sak som ender med pålegg og retting, og en sak som eskalerer fordi noen andre først oppdager rotet på egen hånd.

Hva det faktisk koster å rydde opp, og hvorfor Torvald ventet for lenge

To år med etterarbeid er ikke gratis. Torvald endte med å betale for ekstra timer hos regnskapsføreren for å rekonstruere bilag, hente ut gamle kontoutskrifter fra banken og sette sammen en fullstendig oversikt for begge årene. Kostnaden ble langt lavere enn han fryktet, men den var reell, og den kunne vært unngått med jevnlig ajourhold gjennom året i stedet for en stor innhenting i etterkant. Det som gjorde ham nølende med å ta tak i det tidligere, var nettopp frykten for at rotet skulle vise seg å være verre enn det faktisk var. I praksis er det motsatte oftest sant: jo lenger et selskap venter med å rydde opp, desto vanskeligere blir rekonstruksjonen, fordi kvitteringer forsvinner, hukommelsen svikter, og kontoutskrifter blir vanskeligere å koble til konkrete hendelser.

Kort oppsummert

• Straff bokføring handler om gjentatt eller bevisst brudd, ikke enkeltstående feil.
• Straffeloven §§ 392 til 394 skiller mellom vanlig og grov regnskapsovertredelse.
• Ved konkurs vurderer bostyrer om forholdet skal meldes til påtalemyndigheten.
• Retting og et forslag fra regnskapsfører løser de fleste sakene uten straffesak.
• Å varsle selv, før noen andre finner rotet, reduserer risikoen for at saken eskalerer.