Manglende bilag er ikke uvanlig

De færreste selskaper har et hundre prosent komplett arkiv strukket over flere år, uansett hvor ordentlig regnskapsføringen ellers er. Kvitteringer forsvinner, leverandører går konkurs eller slutter å eksistere, gamle systemer byttes ut, og enkeltbilag kan rett og slett bli borte i flyttesjau eller systembytter. Skatteetaten er godt kjent med at dette forekommer, og det å mangle enkelte bilag fører i seg selv ikke til noen automatisk negativ konsekvens — det avgjørende er hvordan situasjonen håndteres når den oppdages.

Åpenhet er nøkkelen

Det klart viktigste rådet dersom du oppdager at du mangler bilag, er å være åpen om det overfor Skatteetaten fremfor å forsøke å skjule mangelen eller unnlate å svare på henvendelsen. Det kan virke fristende å håpe at Skatteetaten ikke legger merke til hullet, eller å utsette svaret i håp om at bilaget dukker opp av seg selv — men dette er sjelden en god strategi. Manglende svar eller ufullstendige svar skaper som regel mer usikkerhet og mer oppfølging enn en ærlig og tidlig tilbakemelding om at noe mangler, og hvorfor det mangler.

Da Thomas oppdaget de manglende kvitteringene, tok han og regnskapsføreren kontakt med saksbehandleren i Skatteetaten og forklarte situasjonen direkte: leverandøren fantes ikke lenger, og den fysiske kvitteringen var forsvunnet. Denne typen åpenhet gir Skatteetaten et helt annet utgangspunkt for å vurdere saken enn om Thomas rett og slett ikke hadde svart på etterspørselen.

Forsøk på å rekonstruere grunnlaget

Selv om selve originalbilaget er borte, er det ofte mulig å rekonstruere det underliggende grunnlaget på andre måter. Kontoutskrifter kan vise at en betaling faktisk fant sted, til hvem, og når. E-postkorrespondanse med leverandøren, tilbud, ordrebekreftelser eller annen skriftlig dokumentasjon kan underbygge hva kjøpet gjaldt. I noen tilfeller kan også en skriftlig redegjørelse fra selskapets side — der man forklarer hva posten gjelder og hvorfor originaldokumentasjonen mangler — bidra til å sannsynliggjøre at kostnaden er reell, selv om den ikke er fullt ut dokumentert i tradisjonell forstand.

For Thomas sin del fant regnskapsføreren frem kontoutskriften som viste den aktuelle kontantuttaket, og de leverte inn en kort skriftlig forklaring om hva pengene var brukt til. Dette var ikke en fullverdig erstatning for den tapte kvitteringen, men det ga Skatteetaten et bedre grunnlag for å vurdere posten enn om ingenting hadde blitt levert i det hele tatt.

Hva kan konsekvensen bli i verste fall?

Dersom en post verken kan dokumenteres med originalbilag eller sannsynliggjøres gjennom annen dokumentasjon, kan Skatteetaten i ytterste konsekvens velge å fastsette den aktuelle posten ved skjønn — det vil si en begrunnet vurdering av hva som antas riktig, uten at det foreligger fullstendig dokumentasjon. En skjønnsmessig fastsettelse er ofte mindre gunstig for selskapet enn en fastsettelse basert på fullstendig dokumentasjon, siden usikkerheten som regel går i skattyters disfavør. Dette er likevat en konsekvens som normalt rammer den enkelte, udokumenterte posten — det er noe helt annet enn at manglende bilag i seg selv skulle innebære mistanke om noe straffbart.

Hvordan unngår du at dette blir et problem i fremtiden?

Den beste forsikringen mot denne typen situasjoner er gode rutiner for arkivering i det daglige — digitalisering av kvitteringer fortløpende, faste rutiner for lagring av avtaler og fakturaer, og jevnlige sikkerhetskopier av regnskapssystemet. For et lite selskap som Berg Bygg AS, der Thomas selv håndterer mye av innkjøpene ute på byggeplasser, viste denne erfaringen seg nyttig: etter bokettersynet innførte han en fast rutine der alle kvitteringer fotograferes og lastes opp digitalt samme dag som kjøpet gjøres, nettopp for å unngå å stå i samme situasjon igjen.

Spiller størrelsen på det manglende beløpet noen rolle?

Omfanget av det som mangler, har naturlig nok betydning for hvor stor sak det blir av det. Mangler du dokumentasjon for et mindre, kurant beløp — som i Thomas sitt tilfelle med noen få materialkjøp — vil dette normalt håndteres som en kurant avklaring innenfor den ordinære kontrollen. Mangler du derimot dokumentasjon for betydelige beløp, eller for en vesentlig andel av selskapets totale kostnader eller inntekter i den aktuelle perioden, vil Skatteetaten naturlig nok se nærmere på dette, og det kan øke sannsynligheten for at nettopp den posten fastsettes ved skjønn. Uansett størrelse gjelder likevel det samme grunnprinsippet: åpenhet og et reelt forsøk på rekonstruksjon er alltid det beste utgangspunktet, uavhengig av beløpets størrelse.

Hva om mangelen skyldes en tredjepart, ikke selskapet selv?

I Thomas sitt tilfelle var årsaken til at kvitteringen manglet, at leverandøren hadde lagt ned virksomheten. Dette er en påminnelse om at ikke all manglende dokumentasjon skyldes forhold selskapet selv har kontroll over. Har en leverandør sluttet å eksistere, byttet regnskapssystem, eller av andre grunner ikke lenger kan bekrefte en tidligere transaksjon, er dette noe du bør opplyse om til Skatteetaten som en del av forklaringen. Det endrer ikke i seg selv at dokumentasjonsplikten formelt ligger hos selskapet som skal underbygge egne fradrag og kostnader, men det er relevant bakgrunnsinformasjon som bidrar til at Skatteetaten får et riktigere bilde av hvorfor akkurat denne dokumentasjonen mangler.

Oppsummering av hovedpoenget

Det aller viktigste å ta med seg fra denne situasjonen, er at manglende bilag i seg selv sjelden er dramatisk — det som avgjør utfallet, er hvordan du håndterer det når mangelen oppdages. Åpenhet, tidlig varsling til Skatteetaten, og et reelt forsøk på å rekonstruere grunnlaget med annen dokumentasjon, gir et langt bedre utgangspunkt enn stillhet eller ufullstendige svar.

Kort oppsummert - Manglende bilag er vanlig og fører ikke automatisk til negative konsekvenser. - Vær åpen om mangelen overfor Skatteetaten fremfor å skjule den eller la fristen løpe ut uten svar. - Forsøk å rekonstruere grunnlaget med kontoutskrifter, korrespondanse eller en skriftlig redegjørelse. - I verste fall kan udokumenterte poster fastsettes ved skjønn, noe som ofte er mindre gunstig enn fullstendig dokumentasjon. - Gode arkiveringsrutiner i det daglige er den beste forsikringen mot å havne i denne situasjonen igjen.